Αποτελεσματική διαχείριση πόρων στο MS Project

Η διαχείριση των πόρων αποτελεί κρίσιμο μέρος του σχεδιασμού έργων στο MS Project. Σε αυτό το σεμινάριο, θα μάθετε πώς να διαχειρίζεστε βέλτιστα τους διάφορους πόρους και τη χρήση τους. Θα ρίξουμε φως στον τρόπο ανάλυσης της χρήσης των πόρων και στον τρόπο με τον οποίο θα διασφαλίσουμε ότι δεν υπάρχουν στενώσεις προσωπικού. Αυτός ο οδηγός βήμα προς βήμα σας δείχνει πώς να το κάνετε αυτό αποτελεσματικά.

Βασικά συμπεράσματα

• Η χρήση των πόρων τεκμηριώνεται σε ώρες.
• Μπορείτε να ελέγξετε πόσο υψηλή είναι η χρήση ενός συγκεκριμένου πόρου.
• Είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα πόρων για να προσαρμόσετε τα δεδομένα.
• Το ημερολόγιο πόρων μπορεί να διαμορφωθεί με διάφορους τρόπους.

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Για να κατακτήσετε τη διαχείριση πόρων στο MS Project, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Καλέστε τη διαχείριση πόρων

Εκκινήστε το MS Project και ανοίξτε το έργο για το οποίο θέλετε να διαχειριστείτε τους πόρους. Μεταβείτε στην επισκόπηση των πόρων που έχετε δημιουργήσει για το έργο σας. Εδώ μπορείτε να δείτε όλους τους πόρους και να αναλύσετε τη χρήση τους.

2. Αναλύστε τη χρήση των πόρων

Ρίξτε τώρα μια πιο προσεκτική ματιά στη χρήση των πόρων. Στην καρτέλα "Πόροι", μπορείτε να δείτε πόση εργασία απαιτείται από κάθε πόρο σε ποια χρονική στιγμή. Για παράδειγμα, το εργαλείο σας δείχνει ότι ένα συγκεκριμένο άτομο έχει προγραμματιστεί να κάνει brainstorming για 3 ώρες.

3. Ελέγξτε τη χρήση των πόρων

Είναι σημαντικό να παρακολουθείτε την αξιοποίηση των πόρων. Αυτό σας επιτρέπει να αναγνωρίσετε αν ένα άτομο είναι υπερφορτωμένο ή υποφορτωμένο. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε τον πόρο "Μυλωνάς" και να δείτε ότι έχει υπερφόρτωση εάν εκκρεμούν ταυτόχρονα πολλές εργασίες.

4. Εναλλαγή πόρων

Στο MS Project, μπορείτε να εναλλάσσεστε μεταξύ των επιμέρους πόρων για να ελέγχετε τη χρησιμοποίησή τους σε διάφορες φάσεις του έργου. Με ολίσθηση στο παράθυρο, μπορείτε επίσης να μεταβείτε γρήγορα μεταξύ διαφορετικών πόρων, όπως ο "Heinz", ο "Schulz" και άλλοι.

5. Προσαρμογή δεδομένων πόρων

Ο πίνακας πόρων σας προσφέρει πολλές δυνατότητες προσαρμογής. Μπορείτε να αλλάξετε τα ονόματα, να προσαρμόσετε την κατανομή των πόρων και να περιγράψετε τον τύπο των πόρων. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μονάδες, όπως ο χρόνος σε ποσοστά (π.χ. 100% ή 50%).

6. Ορίστε το κόστος των πόρων

Έχετε τη δυνατότητα να εισάγετε ποσοστά κόστους για τους πόρους σας. Μπορείτε να καθορίσετε πόσο κοστίζουν οι πόροι σας ανά ώρα. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε ότι κάθε χρήση του "μετάλλου" κοστίζει 50 ευρώ.

7. Προσαρμόστε ημερολόγια για τους πόρους

Είναι επίσης χρήσιμο να διαμορφώσετε τα ημερολόγια για μεμονωμένους πόρους. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε για τον "Schulz" ότι εργάζεται σύμφωνα με ημερολόγιο νυχτερινής βάρδιας. Αυτό μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας για τον σωστό προγραμματισμό.

8. Ρίξτε μια πιο προσεκτική ματιά στον πόρο

Αφού πραγματοποιήσετε ρυθμίσεις σε διάφορους πόρους, μπορείτε να δείτε κάθε πόρο ξεχωριστά. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τον πόρο και επιστρέψτε στην οθόνη. Εδώ μπορείτε στη συνέχεια να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τον επιλεγμένο πόρο.

9. Έλεγχος των αλλαγών που έχετε κάνει

Πριν συνεχίσετε το έργο σας, θα πρέπει να ελέγξετε όλες τις αλλαγές που έχετε κάνει. Βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν εισαχθεί σωστά για τους πόρους και ότι δεν υπάρχουν υπερφορτώσεις.

Σύνοψη

Σε αυτόν τον οδηγό, μάθατε τα βασικά βήματα για τη διαχείριση πόρων στο MS Project. Γνωρίζετε τώρα πώς να αναλύετε τη χρήση των πόρων, να ελέγχετε τη χρησιμοποίηση της δυναμικότητας, να ορίζετε το κόστος και να προσαρμόζετε το ημερολόγιο. Με αυτές τις γνώσεις, είστε καλά εξοπλισμένοι για να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά το έργο σας.