Το MS Project προσφέρει μια ποικιλία εργαλείων για τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση έργων, συμπεριλαμβανομένης της λειτουργίας επισκόπησης κόστους. Αυτό το σεμινάριο θα σας δείξει πώς να παρακολουθείτε αποτελεσματικά το κόστος του έργου σας. Η κατανόηση των οικονομικών πτυχών των έργων σας είναι ζωτικής σημασίας για να διασφαλίσετε ότι θα παραμείνετε εντός προϋπολογισμού και θα εντοπίσετε έγκαιρα πιθανά προβλήματα. Ας μπούμε λοιπόν κατευθείαν στο θέμα και ας εξερευνήσουμε τις δυνατότητες που προσφέρει η επισκόπηση κόστους στο MS Project.
Βασικά ευρήματα
- Η επισκόπηση κόστους παρέχει μια σαφή επισκόπηση του συνολικού κόστους και του υπολειπόμενου κόστους του έργου σας.
- Είναι δυνατή η προσαρμογή των αναφορών και η προσθήκη πρόσθετων πληροφοριών.
- Το MS Project σας επιτρέπει να φιλτράρετε τα δεδομένα για να λαμβάνετε γρήγορα συγκεκριμένες πληροφορίες.
- Οι εκθέσεις μπορούν να σας βοηθήσουν να λάβετε τεκμηριωμένες αποφάσεις και να αναγνωρίσετε εγκαίρως πιθανά προβλήματα.
Οδηγός βήμα προς βήμα για την επισκόπηση του κόστους
Για να χρησιμοποιήσετε την επισκόπηση κόστους στο MS Project, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
Προβολή έκθεσης
Πρώτα πρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση στη γραμμή αναφορών. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην επιλογή "Report" (Έκθεση) στο μενού στο επάνω μέρος. Εδώ θα βρείτε διάφορες επιλογές έκθεσης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναλύσετε λεπτομερέστερα το κόστος του έργου σας.
Επιλογή της επισκόπησης του κόστους
Στην έκθεση, έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε διάφορες αναφορές. Επιλέξτε την "Επισκόπηση κόστους". Αυτή η προβολή σας δίνει πρόσβαση σε έναν οπτικό πίνακα που εμφανίζει το συνολικό κόστος και άλλες σημαντικές πληροφορίες κόστους του έργου σας.
Συνολικό κόστος και υπόλοιπο κόστος
Στην επισκόπηση κόστους, μπορείτε να δείτε το συνολικό κόστος που έχει πραγματοποιηθεί για το έργο σας μέχρι στιγμής. Εδώ, για παράδειγμα, είναι 4190 ευρώ. Θα δείτε επίσης τα εναπομείναντα κόστη που απομένουν να πραγματοποιηθούν, στην προκειμένη περίπτωση 3380 ευρώ. Αυτές οι πληροφορίες είναι ζωτικής σημασίας για την κατανόηση της οικονομικής κατάστασης του έργου με μια ματιά.
Σωρευτικό κόστος και ποσοστά
Οι σωρευτικές δαπάνες και τα ποσοστά σας δίνουν μια ιδέα για το πόσο μεγάλο μέρος του έργου έχει ήδη ολοκληρωθεί. Αυτό είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για την παρακολούθηση της προόδου και τη διασφάλιση της τήρησης του προϋπολογισμού. Η επισκόπηση σας δείχνει ότι το 10% του κόστους έχει ήδη ολοκληρωθεί.
Επεξεργασία της διάταξης
Μπορείτε να προσαρμόσετε τη διάταξη της επισκόπησης κόστους για να οργανώσετε τα δεδομένα σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Κάντε κλικ στις επιλογές διάταξης για να αλλάξετε την εμφάνιση του πίνακα και να προσθέσετε περισσότερες σχετικές πληροφορίες.
Επισκόπηση των πόρων
Συνεχίστε με την επισκόπηση των πόρων. Εδώ μπορείτε να ελέγξετε πόση εργασία έχει ήδη πραγματοποιηθεί από τους διάφορους πόρους. Αυτό σας βοηθά να αναγνωρίσετε πόσο αποτελεσματικά εργάζεται η ομάδα και πού μπορεί να υπάρχουν σημεία συμφόρησης.
Λεπτομερής εικόνα των πόρων και του κόστους
Όταν εξετάζετε το κόστος των πόρων, δεν αποκτάτε μόνο μια εικόνα του πραγματικού κόστους, αλλά και του υπολειπόμενου κόστους και της κατάστασης του κόστους. Για παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίσετε το πραγματικό κόστος ανά πόρο. Αυτό σας επιτρέπει να έχετε μια λεπτομερή επισκόπηση των εργασιών που εκτελούνται και του σχετικού κόστους.
Προσαρμογή των πεδίων της έκθεσης
Εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες στην προβολή, μπορείτε να προσαρμόσετε τα πεδία της έκθεσης. Αυτό περιλαμβάνει την προσθήκη πραγματικού κόστους ή την αφαίρεση λιγότερο σχετικών πληροφοριών. Μια καθαρή και συγκεκριμένη προβολή κάνει τα δεδομένα πιο εύκολα κατανοητά.
Φιλτράρισμα των δεδομένων
Μπορείτε να ενεργοποιήσετε φίλτρα για να λάβετε συγκεκριμένες πληροφορίες. Για παράδειγμα, αν θέλετε να εμφανίσετε μόνο τα πραγματικά κόστη, μπορείτε να ρυθμίσετε το φίλτρο έτσι ώστε να μην εμφανίζονται άλλοι τύποι κόστους. Αυτό σας βοηθά να διατηρείτε μια οικονομική επισκόπηση του έργου σας.
Εξαγωγή δεδομένων στο Excel
Ενώ οι αναφορές στο MS Project είναι ισχυρές, μερικές φορές το Excel είναι η προτιμώμενη επιλογή για μια βαθύτερη ανάλυση. Μπορείτε να συνδέσετε τα δεδομένα από κάθε έκθεση στο Excel για να τα αναλύσετε εκεί. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μεγαλύτερα έργα όπου απαιτείται λεπτομερής εικόνα του κόστους και των πόρων.
Σύνοψη
Η επισκόπηση κόστους στο MS Project είναι ένα απαραίτητο εργαλείο για τη διαχείριση των οικονομικών του έργου σας. Μάθατε πώς να δημιουργείτε αναφορές, να προσαρμόζετε τη διάταξη και να λαμβάνετε συγκεκριμένες πληροφορίες. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, μπορείτε να παρακολουθείτε πιο αυστηρά τα έργα σας και να αναγνωρίζετε πιθανά προβλήματα σε πρώιμο στάδιο.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να ανοίξω την επισκόπηση κόστους στο MS Project;Μεταβείτε στη γραμμή αναφορών και επιλέξτε "Έκθεση" και στη συνέχεια "Επισκόπηση κόστους".
Μπορώ να προσαρμόσω τη διάταξη των εκθέσεων;Ναι, μπορείτε να προσαρμόσετε τη διάταξη της επισκόπησης κόστους σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
Πώς μπορώ να φιλτράρω τις πληροφορίες;Ορίστε φίλτρα στις ρυθμίσεις της έκθεσης για να εμφανίσετε μόνο τις πληροφορίες που θέλετε.
Μπορώ να εξάγω τα δεδομένα;Ναι, μπορείτε να συνδέσετε τις εκθέσεις με το Excel και να εξάγετε τα δεδομένα.
Τι είναι το πραγματικό κόστος; Τοπραγματικό κόστος είναι το πραγματικό κόστος που προκύπτει για τους πόρους που χρησιμοποιούνται σε ένα έργο.
