Κατά την καθημερινή εργασία σε έργα, είναι ζωτικής σημασίας να χρησιμοποιείτε τα κατάλληλα εργαλεία για την τεκμηρίωση και την κοινοποίηση της προόδου σας. Το MS Project προσφέρει ισχυρές λειτουργίες για την αποθήκευση και την εξαγωγή των έργων σας για να σας βοηθήσει να εργαστείτε αποτελεσματικά και να μοιραστείτε τα αποτελέσματά σας με άλλους. Σε αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε πώς να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των έργων σας και να τα εξάγετε σε διάφορες μορφές.
Βασικά συμπεράσματα
- Η αποθήκευση έργων στο MS Project είναι εύκολη και μπορεί να γίνει μέσω του μενού "Αρχείο".
- Μπορείτε να εξάγετε έργα σε διάφορες μορφές, συμπεριλαμβανομένου του PDF.
- Είναι δυνατή η κοινή χρήση των πληροφοριών των έργων σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ο συγχρονισμός με το SharePoint.
Οδηγός βήμα προς βήμα
Αποθήκευση έργου
Ξεκινήστε το έργο σας και μεταβείτε στο επάνω μενού. Για να αποθηκεύσετε το έργο σας, κάντε κλικ στο "File" (Αρχείο) και επιλέξτε "Save as" (Αποθήκευση ως). Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπου μπορείτε να επιλέξετε τη θέση αποθήκευσης. Μπορείτε να επιλέξετε έναν συγκεκριμένο φάκελο στον υπολογιστή σας όπου θέλετε να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας. Εάν είστε συνδεδεμένοι σε υπηρεσίες cloud, όπως το OneDrive, έχετε επίσης τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε εκεί. Αυτό σας δίνει την ευελιξία να έχετε πρόσβαση στο έργο σας από διαφορετικές συσκευές.
Επιλογή της θέσης αποθήκευσης
Στο παράθυρο επιλογής, μπορείτε να επιλέξετε έναν συγκεκριμένο φάκελο από τον υπολογιστή σας κάνοντας διπλό κλικ πάνω του. Αυτή η λειτουργία σας επιτρέπει να διατηρείτε τα έργα σας οργανωμένα, ώστε να τα βρίσκετε γρήγορα όταν τα χρειάζεστε. Θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι ο επιλεγμένος φάκελος είναι εύκολα προσβάσιμος, ειδικά αν θέλετε να έχετε συχνά πρόσβαση σε αυτό το έργο.
Εξαγωγή έργου
Αφού αποθηκεύσετε το έργο σας, έχετε τη δυνατότητα να το εξάγετε. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην καρτέλα "Κοινή χρήση". Εδώ εμφανίζονται διάφορες επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Μία από τις πιο συνηθισμένες επιλογές εξαγωγής είναι η δημιουργία ενός αρχείου PDF. Επιλέξτε αυτή την επιλογή για να δημιουργήσετε μια επισκόπηση του έργου σας. Αυτό το PDF σας δίνει τη δυνατότητα να μοιραστείτε το έργο σας σε μια ευανάγνωστη μορφή.
Επιλογή του χρονικού πλαισίου για την εξαγωγή
Εάν έχετε ενεργοποιήσει τη δημιουργία PDF, μπορείτε τώρα να επιλέξετε το χρονικό πλαίσιο που θέλετε να εμφανίζεται στο PDF σας. Έχετε την ελευθερία να καθορίσετε ακριβώς ποια δεδομένα θα πρέπει να επιστραφούν. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν θέλετε να επισημάνετε μόνο ορισμένες χρονικές περιόδους ή ορόσημα αντί να εμφανίσετε ολόκληρο το έργο.
Έλεγχος και αποθήκευση εγγράφου
Αφού κάνετε την επιλογή σας, μπορείτε να ελέγξετε το έγγραφο. Η εξαγωγή μπορεί να διαρκέσει λίγα λεπτά, αλλά θα διασφαλίσει ότι όλες οι πληροφορίες που έχετε επιλέξει εμφανίζονται σωστά και σύμφωνα με τις επιθυμίες σας. Το PDF είναι στη συνέχεια ένας εύχρηστος τρόπος για να τεκμηριώνετε την πρόοδο και τις πληροφορίες του έργου σας.
Χρήση της λειτουργίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ένα άλλο πλεονέκτημα του MS Project είναι η δυνατότητα κοινοποίησης του έργου σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να το κάνετε αυτό, επιστρέψτε στην καρτέλα "Κοινή χρήση" και επιλέξτε την επιλογή για να στείλετε το έργο ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα ανοίξει αυτόματα και μπορείτε να προσθέσετε μια επαφή στην οποία θέλετε να στείλετε το έργο. Αυτό καθιστά την ανταλλαγή πληροφοριών πολύ απλή.
Αποστολή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βεβαιωθείτε ότι έχετε εισάγει τη σωστή διεύθυνση παραλήπτη και προσθέστε ένα μήνυμα, αν θέλετε. Αφού προσθέσετε τις σχετικές πληροφορίες, μπορείτε απλά να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποστολή". Με αυτόν τον τρόπο, το άλλο άτομο θα λάβει το τρέχον έργο και μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι είναι ενημερωμένοι.
Περίληψη
Η αποθήκευση και η εξαγωγή έργων στο MS Project αποτελεί βασικό μέρος της διαχείρισης έργων. Ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι πληροφορίες σας είναι σωστά καταγεγραμμένες και εύκολα προσβάσιμες, τόσο για εσάς όσο και για την ομάδα σας.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να αποθηκεύσω ένα έργο στο MS Project;Μεταβείτε στο "Αρχείο", επιλέξτε "Αποθήκευση ως" και επιλέξτε την επιθυμητή θέση.
Μπορώ να εξάγω το έργο μου ως PDF;Ναι, μεταβείτε στην καρτέλα "Κοινή χρήση" και επιλέξτε την επιλογή εξαγωγής PDF.
Πώς μπορώ να μοιραστώ το έργο μου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;Επιλέξτε τη λειτουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην καρτέλα "Κοινή χρήση", εισαγάγετε τη διεύθυνση του παραλήπτη και στείλτε το έγγραφο.
