Η αποτελεσματική κοινή χρήση σχεδίων και εγγράφων στο MS Visio είναι ζωτικής σημασίας για την ομαδική συνεργασία. Εάν έχετε δημιουργήσει ένα σχέδιο Visio, μπορεί να θέλετε να το μοιραστείτε με τους συναδέλφους σας για να λάβετε ανατροφοδότηση ή να το επεξεργαστείτε μαζί. Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξω πώς να μοιράζεστε αποτελεσματικά αρχεία στο MS Visio, ώστε η συνεργασία να κυλάει ομαλά.
Βασικές γνώσεις
- Υπάρχουν διάφοροι τρόποι κοινής χρήσης αρχείων Visio, μεταξύ άλλων μέσω του OneDrive, του SharePoint και του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Μπορείτε να ελέγξετε την πρόσβαση επιλέγοντας αν οι άλλοι μπορούν να επεξεργαστούν ή απλώς να δουν το αρχείο.
- Η χρήση συνδέσμων κοινής χρήσης μπορεί να επιταχύνει τη διαδικασία κοινής χρήσης αρχείων.
Οδηγός βήμα προς βήμα
Για να κάνετε κοινή χρήση των σχεδίων σας στο Visio, ακολουθήστε τα παρακάτω απλά βήματα:
Βήμα 1: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία κοινής χρήσης
Πρώτον, θα πρέπει να έχετε ανοιχτό στο πρόγραμμα το έγγραφο Visio που θέλετε να μοιραστείτε. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης και πληκτρολογήστε τον όρο "Κοινή χρήση". Θα παρατηρήσετε ότι προτείνεται η καλύτερη ενέργεια για την κοινή χρήση του σχεδίου σας.
Βήμα 2: Καλέστε το μενού κοινής χρήσης
Για να μεταβείτε απευθείας στο μενού κοινής χρήσης, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Share" (Κοινή χρήση) που βρίσκεται στο άκρο δεξιά του προγράμματος. Εκεί θα εμφανιστεί η δεξιά γραμμή μενού με τις επιλογές κοινής χρήσης. Ο κύριος στόχος είναι να συνεργαστείτε με άλλους αποθηκεύοντας ένα αντίγραφο του αρχείου σας σε μια διαδικτυακή τοποθεσία αποθήκευσης.
Βήμα 3: Επιλογή θέσης αποθήκευσης
Έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε τη θέση στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο. Υπάρχουν επιλογές όπως Αποθήκευση στον υπολογιστή, SharePoint ή OneDrive. Μπορείτε επίσης να συνδεθείτε απευθείας στο OneDrive για να αποθηκεύσετε το αρχείο σας εκεί.
Βήμα 4: Αποθηκεύστε το αρχείο και προσκαλέστε άτομα
Μόλις επιλέξετε τη θέση αποθήκευσης, μπορείτε να αποθηκεύσετε το σχέδιο. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, έχετε τη δυνατότητα να προσκαλέσετε διαφορετικά άτομα για να έχουν πρόσβαση στο αρχείο Visio σας. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να προσθέσετε ένα μήνυμα και να καθορίσετε αν τα άτομα επιτρέπεται να επεξεργαστούν το αρχείο ή μόνο να το δουν.
Βήμα 5: Έλεγχος των αλλαγών
Υπάρχουν επιλογές για τον έλεγχο του τρόπου χειρισμού των αλλαγών στο έγγραφο. Μπορείτε να καθορίσετε αν οι αλλαγές θα πρέπει να κοινοποιούνται αυτόματα ή αν θα πρέπει να ρωτάτε πάντα εσάς ως συντάκτη.
Βήμα 6: Δημιουργία συνδέσμου κοινής χρήσης
Μια πολύ πρακτική λειτουργία είναι η δημιουργία ενός συνδέσμου κοινής χρήσης. Κάντε κλικ στην περιοχή για το σύνδεσμο κοινής χρήσης για να τον αντιγράψετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να επικολλήσετε αυτόν τον σύνδεσμο σε άλλα έγγραφα ή να τον στείλετε απευθείας στους συναδέλφους σας.
Βήμα 7: Επεξεργασία σε απευθείας σύνδεση
Τώρα μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε το σχέδιο στο Visio Online. Ο σύνδεσμος που δημιουργήσατε θα μεταφέρει τους συναδέλφους σας στην online περιοχή όπου μπορούν να επεξεργαστούν τα έγγραφα και να προσθέσουν σχόλια.
Βήμα 8: Αποστολή αρχείων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αν προτιμάτε, μπορείτε επίσης να στείλετε τα αρχεία Visio απευθείας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο "File" (Αρχείο) και επιλέξτε "Share" (Κοινή χρήση). Εδώ έχετε τη δυνατότητα να στείλετε το αρχείο ως συνημμένο ή ως σύνδεσμο.
Βήμα 9: Αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Στο διάλογο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να προσθέσετε τη διεύθυνση του παραλήπτη και να προσαρμόσετε το θέμα και το μήνυμα. Αφού ρυθμίσετε τα πάντα, κάντε κλικ στο "Αποστολή" και το αρχείο σας θα αποσταλεί.
Περίληψη
Σε αυτόν τον οδηγό, μάθατε πώς να μοιράζεστε εύκολα και αποτελεσματικά τα σχέδιά σας στο Visio. Είτε μέσω OneDrive, SharePoint ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι επιλογές είναι ποικίλες και επιτρέπουν την καλή συνεργασία με την ομάδα σας. Επιλέγοντας τις σωστές επιλογές κοινής χρήσης, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι συνάδελφοί σας έχουν την επιθυμητή πρόσβαση στα αρχεία σας και μπορούν να εργαστούν αποτελεσματικά σε έργα.
Συχνές ερωτήσεις
Πού μπορώ να επιλέξω να μοιράζομαι τα αρχεία Visio;Μπορείτε να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας στον τοπικό σας υπολογιστή, στο SharePoint ή στο OneDrive.
Μπορώ να καθορίσω αν οι άλλοι μπορούν να επεξεργαστούν το αρχείο ή μόνο να το δουν;Ναι, μπορείτε να ελέγξετε την πρόσβαση ώστε οι άλλοι να μπορούν να επεξεργαστούν το αρχείο ή μόνο να το δουν.
Πώς μπορώ να δημιουργήσω έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης για το αρχείο μου;Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης στο μενού κοινής χρήσης και να τον αντιγράψετε στο πρόχειρο.
Μπορώ να στείλω τα αρχεία μου Visio απευθείας μέσω e-mail;Ναι, μπορείτε να στείλετε τα αρχεία σας απευθείας ως συνημμένο e-mail ή ως σύνδεσμο χρησιμοποιώντας τη λειτουργία κοινής χρήσης.
Θα ενημερώνομαι αυτόματα για τις αλλαγές που γίνονται στο αρχείο μου;Μπορείτε να ορίσετε αν θέλετε να ενημερώνεστε ή όχι στις επιλογές κοινής χρήσης.
