Πώς να μοιράζεστε λίστες στο Microsoft To Do

Η κοινή χρήση λιστών στο Microsoft To Do είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διευκολύνετε τη συνεργασία σε έργα. Είτε εργάζεστε σε ένα ομαδικό έργο είτε θέλετε να μοιραστείτε προσωπικές εργασίες με φίλους, η λήψη των σωστών μέτρων μπορεί να σας βοηθήσει να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά. Αυτός ο οδηγός θα σας δείξει πώς να μοιράζεστε λίστες στο Microsoft To Do γρήγορα και εύκολα.

Βασικά συμπεράσματα

• Μπορείτε να προσκαλέσετε άτομα στις λίστες σας δημιουργώντας έναν σύνδεσμο πρόσκλησης.
• Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να μοιραστείτε το σύνδεσμο, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και οι εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων.
• Μπορείτε να διαχειριστείτε την πρόσβαση στη λίστα ή να διακόψετε την κοινή χρήση ανά πάσα στιγμή.

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Αρχικά, ανοίξτε το Microsoft To Do και επιλέξτε τη λίστα που θέλετε να μοιραστείτε. Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε μια λίστα διαχείρισης έργων. Αυτή η λίστα αποτελεί τη βάση για τη συνεργασία με άλλους.

Για να ξεκινήσετε τη διαδικασία κοινής χρήσης, κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση" στην επάνω δεξιά γωνία. Εδώ μπορείτε να δείτε ότι υπάρχει η δυνατότητα να προσκαλέσετε άτομα.

Θα σας προσφερθεί ένας σύνδεσμος πρόσκλησης. Με αυτόν τον σύνδεσμο, διαφορετικά μέλη του οργανισμού σας μπορούν να έχουν πρόσβαση στη λίστα και ακόμη και να την επεξεργαστούν. Αυτό είναι ένα κρίσιμο βήμα για να διασφαλίσετε ότι η λίστα είναι προσβάσιμη σε άλλους.

Τώρα έχετε την επιλογή να στείλετε την πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να αντιγράψετε τον σύνδεσμο πρόσκλησης. Σε αυτό το παράδειγμα, θα στείλουμε την πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα δείτε ένα προσχεδιασμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο μπορείτε να επεξεργαστείτε για να το στείλετε στο άτομο που θέλετε.

Στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο παραλήπτης θα κληθεί να ενταχθεί στη λίστα διαχείρισης έργων στο Microsoft To Do. Εδώ μπορείτε να δείτε το σύνδεσμο που μοιραστήκατε με την πρόσκληση.

Αφού κάνετε όλες τις απαραίτητες προσαρμογές, προσθέστε τον παραλήπτη -στην προκειμένη περίπτωση τον Fabio- και πατήστε "Αποστολή". Με αυτόν τον τρόπο αποστέλλεται η πρόσκληση στον Fabio και μπορεί να ενταχθεί στη λίστα.

Η διαδικασία είναι απλή και σας βοηθά να συνεργαστείτε αποτελεσματικά με τους άλλους στη λίστα. Επιπλέον, αυτός ο διαμοιρασμός λειτουργεί επίσης στο Microsoft Planner και σε παρόμοιες εφαρμογές.

Υπάρχουν πολλές επιλογές για την κοινή χρήση του συνδέσμου. Μπορείτε απλώς να τον αντιγράψετε και να τον στείλετε μέσω WhatsApp ή άλλων υπηρεσιών ανταλλαγής μηνυμάτων. Αυτή η ευελιξία κάνει τη διαδικασία ακόμη πιο εύκολη και φιλική προς το χρήστη.

Εάν είστε ήδη συνδεδεμένοι με το Outlook, η πρόσκληση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ιδιαίτερα βολική, καθώς όλα είναι απρόσκοπτα ενσωματωμένα.

Αφού ο Fabio ενταχθεί στη λίστα, μπορείτε να δείτε την επισκόπηση των κοινόχρηστων λιστών. Εδώ μπορείτε επίσης να δείτε με ποιον μοιράζεστε τη λίστα. Σε αυτή την περίπτωση, πρόκειται για τον Fabio.

Αν κάνετε κλικ στο "Διαχείριση πρόσβασης", θα σας δοθεί η δυνατότητα να ελέγξετε τον σύνδεσμο πρόσκλησης και να διαχειριστείτε την πρόσβαση.

Μπορείτε επίσης να καθορίσετε αν ο σύνδεσμος εξακολουθεί να ισχύει ή αν η πρόσβαση πρέπει να περιοριστεί. Εάν σταματήσετε την κοινή χρήση, ο Fabio δεν θα έχει πλέον πρόσβαση στη λίστα, κάτι που αποτελεί ένα χρήσιμο χαρακτηριστικό ασφαλείας.

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα σας προστατεύονται και είναι διαθέσιμα μόνο σε όσους τα χρειάζονται.

Αυτός ήταν ο σύντομος οδηγός για την κοινή χρήση λιστών στο Microsoft To Do. Μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια της όλης διαδικασίας. Εάν δεν είστε σίγουροι, καλό είναι να ζητήσετε υποστήριξη.

Συνοψίζοντας

Η κοινή χρήση λιστών είναι μια απλή διαδικασία στο Microsoft To Do που σας επιτρέπει να εργάζεστε από κοινού σε έργα. Μπορείτε να προσκαλέσετε άτομα δημιουργώντας έναν σύνδεσμο και να διαχειριστείτε την πρόσβαση ανά πάσα στιγμή. Αυτός ο οδηγός σας έδειξε πώς να το κάνετε αυτό αποτελεσματικά.