Λήψη και αντιγραφή εγγράφων στα Έγγραφα Google

Θέλετε να αντιγράψετε ή να κατεβάσετε ένα έγγραφο στα Έγγραφα Google, αλλά δεν ξέρετε πώς να το κάνετε; Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας καθοδηγήσω βήμα προς βήμα στη διαδικασία. Είτε θέλετε να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο για έναν συνάδελφο είτε για προσωπική χρήση - εδώ θα μάθετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε.

Βασικά συμπεράσματα

• Μπορείτε εύκολα να αντιγράψετε και να μετονομάσετε έγγραφα.
• Τα έγγραφα μπορούν να μεταφορτωθούν σε διάφορες μορφές, συμπεριλαμβανομένων των Microsoft Word και PDF.
• Τα έγγραφα μπορούν να κοινοποιηθούν και να γίνουν προσβάσιμα σε συγκεκριμένους χρήστες.

Αντιγραφή εγγράφου

Για να αντιγράψετε ένα έγγραφο, μεταβείτε στη γραμμή μενού και κάντε κλικ στο "Αρχείο". Εκεί θα βρείτε την επιλογή "Δημιουργία αντιγράφου", την οποία θα πρέπει να επιλέξετε. Αυτό το βήμα θα αντιγράψει άμεσα το τρέχον έγγραφο. Μόλις το κάνετε αυτό, θα λάβετε ένα νέο έγγραφο που θα ονομάζεται εξ ορισμού "Αντίγραφο του [όνομα εγγράφου]". Μπορείτε να αλλάξετε αυτό το όνομα αμέσως, ώστε να έχετε σαφή ονόματα για τα αντίγραφά σας.

Για παράδειγμα: Μην το ονομάσετε "Αντίγραφο του 1", αλλά ονομάστε το με βάση τον σκοπό ή τον παραλήπτη, όπως "Αντίγραφο για τον Fabio". Αυτό θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τα αρχεία σας.

Έχετε ακόμη τη δυνατότητα να κάνετε το αντίγραφο προσβάσιμο σε έναν συγκεκριμένο χρήστη. Αν έχετε πολλούς χρήστες, μπορείτε να δώσετε στον καθένα ξεχωριστή πρόσβαση. Αυτό διευκολύνει τη διαχείριση πολλαπλών εκδόσεων του ίδιου εγγράφου, ενώ ταυτόχρονα ο καθένας μπορεί να επεξεργαστεί το δικό του αγαπημένο μέρος.

Στο επόμενο βήμα, θα σας ζητηθεί σε ποιον φάκελο θέλετε να αποθηκεύσετε το νέο έγγραφο. Μπορείτε να επιλέξετε έναν υπάρχοντα φάκελο ή να ονομάσετε έναν νέο φάκελο, τον οποίο θα μπορούσατε να ονομάσετε, για παράδειγμα, "Αντίγραφα". Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για την τακτική οργάνωση των εγγράφων.

Αυτή είναι μια εξαιρετική επιλογή εάν εργάζεστε σε έργα με διαφορετικά άτομα, καθώς μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι ο καθένας έχει πρόσβαση μόνο στα αρχεία που προορίζονται γι' αυτόν.

Λήψη εγγράφου

Τώρα έρχεται το σημείο όπου μπορείτε να κατεβάσετε το έγγραφό σας. Για να το κάνετε αυτό, επιστρέψτε στο μενού "Αρχείο". Εκεί θα βρείτε μια επιλογή επιλογών. Επιλέξτε την επιλογή "Λήψη", η οποία σας παρέχει διάφορες μορφές.

Μία από τις πιο συνηθισμένες επιλογές είναι η λήψη ως έγγραφο του Microsoft Word. Εάν ο στόχος σας είναι να επεξεργαστείτε το έγγραφο εκτός των Εγγράφων Google, αυτή είναι μια εξαιρετική επιλογή. Το σύστημα θα αποθηκεύσει το έγγραφο με το όνομα που έχει - με τον ίδιο τρόπο που το ονομάσατε στα Έγγραφα Google.

Εάν δεν έχετε διαθέσιμο το Microsoft Word, μπορείτε να επεξεργαστείτε το έγγραφο στα Έγγραφα Google ή απλώς να το αποθηκεύσετε online. Για πολλούς χρήστες, μπορεί να είναι πλεονέκτημα να έχουν ένα τοπικό αντίγραφο που μπορεί να μοιραστεί ευκολότερα ή να επεξεργαστεί χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο.

Εκτός από το Microsoft Word, μπορείτε επίσης να κατεβάσετε το έγγραφο σε διάφορες άλλες μορφές, όπως PDF, Open Document Format ή ακόμη και HTML. Αυτή η ποικιλία εξασφαλίζει ότι μπορείτε να επιλέξετε τη σωστή μορφή για κάθε απαίτηση.

Για παράδειγμα, αν γράφετε ένα ηλεκτρονικό βιβλίο, είναι λογικό να κατεβάσετε το έγγραφό σας ως HTML. Κατά κανόνα, χρησιμοποιώ συχνά το PDF για την αποστολή σε τρίτους, καθώς είναι η μορφή που επιτρέπει τις λιγότερες αλλαγές.

Αποστολή εγγράφου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η επόμενη επιλογή που έχετε στη διάθεσή σας είναι να στείλετε το έγγραφό σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό μέσω του μενού "Αρχείο". Όταν επιλέγετε τη λειτουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανοίγει ένα νέο παράθυρο στο οποίο μπορείτε να προσθέσετε τον παραλήπτη, όπως "Fabio" στο παράδειγμά μας.

Εδώ έχετε τη δυνατότητα να εισαγάγετε το έγγραφο απευθείας στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να το στείλετε ως συνημμένο. Εάν στείλετε ολόκληρο το έγγραφο ως συνημμένο, συνιστώ να χρησιμοποιήσετε τη μορφή PDF. Με αυτόν τον τρόπο, ο παραλήπτης λαμβάνει ένα αντίγραφο που δεν μπορεί να επεξεργαστεί.

Ωστόσο, εάν ο παραλήπτης σας χρειάζεται το έγγραφο σε επεξεργάσιμη μορφή, στείλτε το ως έγγραφο Word. Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να είστε ευέλικτοι με αυτές τις επιλογές.

Περίληψη

Σε αυτόν τον οδηγό, μάθατε πώς να αντιγράφετε, να κατεβάζετε και να στέλνετε με email έγγραφα χρησιμοποιώντας τα Έγγραφα Google. Η διαδικασία είναι απλή και χάρη στις διάφορες διαθέσιμες μορφές, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι το αρχείο σας ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις, είτε πρόκειται για συνεργασία είτε για προσωπική χρήση.