Εάν θέλετε να διατηρήσετε την επαφή με τους πελάτες σας, θα πρέπει να εξετάσετε προσεκτικά τον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες μεταδίδονται γρήγορα και αποτελεσματικά. Μια προεπιλεγμένη απάντηση μπορεί να διαδραματίσει καθοριστικό ρόλο σε αυτό. Χρησιμοποιώντας αυτοματοποιημένες απαντήσεις, εξασφαλίζετε ότι οι πελάτες σας λαμβάνουν άμεση ανατροφοδότηση, γεγονός που με τη σειρά του αυξάνει την εμπιστοσύνη στην επικοινωνία σας. Παρακάτω, θα εξηγήσω βήμα προς βήμα πώς να δημιουργήσετε μια τέτοια προεπιλεγμένη απάντηση και πώς να αξιοποιήσετε τις δυνατότητες για την αύξηση της τηλεφωνικής ανατροφοδότησης.
Βασικές γνώσεις
- Μια προεπιλεγμένη απάντηση σας επιτρέπει να στέλνετε αυτοματοποιημένες απαντήσεις σε μηνύματα.
- Μπορείτε εύκολα να ενσωματώσετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας για τηλεφωνικές κλήσεις στην προεπιλεγμένη απάντηση.
- Με την εξατομίκευση των απαντήσεων, αυξάνετε τη δέσμευση των πελατών σας.
Οδηγός βήμα προς βήμα για τη δημιουργία μιας προεπιλεγμένης απάντησης
Ξεκινήστε κάνοντας τις απαραίτητες ρυθμίσεις για τη δημιουργία μιας προεπιλεγμένης απάντησης. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην αντίστοιχη καρτέλα στο εργαλείο αυτοματοποίησης.
Τώρα κάντε κλικ στην επιλογή "Αυτοματοποίηση" και επιλέξτε "Προεπιλεγμένη απάντηση". Έτσι θέτετε τα θεμέλια για την αυτοματοποιημένη επικοινωνία σας.
Τι ακριβώς είναι μια προεπιλεγμένη απάντηση; Είναι ένα αυτόματο μήνυμα που αποστέλλεται όταν ένα άτομο σας στέλνει ένα μήνυμα. Το πλεονέκτημά του είναι ότι μπορείτε να αντιδράσετε άμεσα στα εισερχόμενα μηνύματα.
Για να δημιουργήσετε μια νέα προεπιλεγμένη απάντηση, κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία ροής". Εδώ θα βρείτε το "Βήμα εκκίνησης", το οποίο ορίζει την αρχή του αυτοματισμού σας. Σε αυτό το βήμα, ορίζετε ότι αποστέλλεται ένα μήνυμα και ότι ως αποτέλεσμα αποστέλλεται μια απάντηση.
Η βασική δομή της προεπιλεγμένης απάντησής σας είναι τώρα έτοιμη. Προσθέστε ένα μήνυμα που θα θέλατε να στείλετε πίσω στο άτομο. Ένα παράδειγμα καλής απάντησης θα μπορούσε να είναι: "Γεια σας [όνομα], σας ευχαριστώ για το μήνυμά σας!"
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε καταλόγους τοποθέτησης για να εξατομικεύσετε το όνομα του ατόμου που σας έγραψε. Αυτό κάνει τον πελάτη σας να αισθάνεται ότι σας απευθύνεται άμεσα. Για παράδειγμα: "Γεια σου Leon, σε ευχαριστώ για το μήνυμά σου!"
Στη συνέχεια, θα πρέπει να καθορίσετε μια κατά προσέγγιση περίοδο απάντησης στην οποία θα απαντήσετε στον πελάτη. Θα μπορούσατε να πείτε: "Συνήθως σας απαντάμε εντός δύο ημερών".
Μια άλλη προσθήκη θα μπορούσε να είναι ένα κουμπί που δίνει στους πελάτες την ευκαιρία να μιλήσουν με έναν πραγματικό άνθρωπο. Θα μπορούσατε να πείτε: "Αν θέλετε να μιλήσετε με έναν πραγματικό άνθρωπο, κάντε κλικ στο παρακάτω κουμπί".
Μπορείτε τώρα να προσθέσετε εδώ ένα κουμπί με την ένδειξη "Μάθετε περισσότερα", για παράδειγμα. Αυτό το κουμπί θα πρέπει στη συνέχεια να εμφανίζει πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό τηλεφώνου σας.
Προσθέστε τον αριθμό τηλεφώνου που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι πελάτες σας για να επικοινωνήσουν απευθείας μαζί σας. Ένα παράδειγμα της καταχώρησης θα μπορούσε να μοιάζει ως εξής: "+49 111 11111111". Χρησιμοποιήστε την κατάλληλη μορφή για να διευκολύνετε τους χρήστες να επικοινωνήσουν μαζί σας.
Τέλος, κάντε κλικ στο "Αποθήκευση" για να εφαρμόσετε τις αλλαγές σας. Η εγκατάστασή σας έχει πλέον ολοκληρωθεί.
Η προεπιλεγμένη απάντηση έχει πλέον ρυθμιστεί και είναι έτοιμη να τεθεί σε λειτουργία. Βελτιστοποιήστε την όπως εσείς κρίνετε σκόπιμο!
Περίληψη
Η δημιουργία μιας προεπιλεγμένης απάντησης είναι ένα βασικό εργαλείο για την αποτελεσματική επικοινωνία με τους πελάτες σας. Με εξατομικευμένες απαντήσεις και τη δυνατότητα άμεσης επικοινωνίας μαζί τους, όχι μόνο αυξάνετε την ικανοποίηση των χρηστών, αλλά και την πιθανότητα άμεσων τηλεφωνικών κλήσεων. Χρησιμοποιήστε τα βήματα που περιγράφηκαν για να βελτιστοποιήσετε την επικοινωνία σας με τους πελάτες σας.
