Η δημιουργία αναφορών στο Google Data Studio είναι ένα ισχυρό εργαλείο για την οπτικοποίηση δεδομένων. Όμως η πραγματική αξία αυτών των αναφορών γίνεται εμφανής μόνο όταν μπορείτε να τις μοιραστείτε με άλλους ή να τις εξάγετε σε διάφορες μορφές. Σε αυτό το σεμινάριο, θα μάθετε βήμα προς βήμα πώς να μοιράζεστε αποτελεσματικά την έκθεσή σας, να την στέλνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να την κατεβάζετε ως PDF.
Βασικά συμπεράσματα
- Μπορείτε να μοιραστείτε τις αναφορές απευθείας ή να τις καταστήσετε προσβάσιμες μέσω ενός συνδέσμου.
- Υπάρχουν διάφορες επιλογές για να περιορίσετε ή να επεκτείνετε την πρόσβαση των χρηστών.
- Η δυνατότητα εξαγωγής αναφορών σε διαφορετικές μορφές προσφέρει ευελιξία και προσαρμογή.
Οδηγός βήμα προς βήμα
Για να μοιραστείτε την έκθεσή σας, ξεκινήστε κάνοντας κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση" που βρίσκεται στο επάνω μέρος δίπλα στην προβολή δεδομένων. Εκεί έχετε την επιλογή να προσκαλέσετε τους χρήστες συγκεκριμένα ή να δημιουργήσετε απλώς έναν σύνδεσμο. Για να λάβετε τον σύνδεσμο, κάντε απλώς κλικ στο αντίστοιχο κουμπί και αντιγράψτε τον σύνδεσμο για να τον στείλετε στα άτομα που επιθυμείτε.
Μια άλλη χρήσιμη λειτουργία είναι η δυνατότητα ενσωμάτωσης της έκθεσης σε έναν ιστότοπο. Έχετε τη δυνατότητα να ενσωματώσετε την έκθεση ως στοιχείο HTML ή να την κατεβάσετε απευθείας ως PDF. Κατά τη λήψη, έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε είτε όλες τις σελίδες της έκθεσης είτε μόνο συγκεκριμένες σελίδες, όπως αυτές από τις διαφημίσεις της Google. Η επιλογή γίνεται με τη χρήση απλών μενού επιλογής.
Υπάρχει επίσης η δυνατότητα να προσθέσετε προστασία με κωδικό πρόσβασης στην έκθεσή σας. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για την προστασία της ευαισθησίας των δεδομένων. Αφού πραγματοποιήσετε όλες τις απαραίτητες ρυθμίσεις, μπορείτε να κατεβάσετε την έκθεση και στη συνέχεια θα γίνει η επεξεργασία της. Σημειώστε ότι αυτή η διαδικασία μπορεί μερικές φορές να διαρκέσει κάποιο χρονικό διάστημα.
Για να προσθέσετε χρήστες, επιστρέψτε στις επιλογές κοινής χρήσης. Εκεί μπορείτε να προσκαλέσετε άτομα προσθέτοντας τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Έχετε τη δυνατότητα να καθορίσετε αν τα προσκεκλημένα άτομα μπορούν να βλέπουν μόνο την έκθεση ή και να την επεξεργάζονται. Μπορείτε επίσης να ορίσετε αν θα πρέπει να λαμβάνουν ειδοποίηση μέσω email σχετικά με την πρόσβασή τους.
Μια άλλη χρήσιμη πτυχή είναι η παράδοση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εδώ μπορείτε επίσης να καθορίσετε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα στο οποίο η έκθεση θα πρέπει να αποστέλλεται αυτόματα. Αυτό μπορεί να είναι ημερήσιο, εβδομαδιαίο ή μηνιαίο, ανάλογα με τις απαιτήσεις σας. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν θέλετε να ενημερώνεστε τακτικά για την τρέχουσα κατάσταση χωρίς να χρειάζεται να ελέγχετε χειροκίνητα.
Για την καλύτερη διαχείριση της πρόσβασης στην έκθεσή σας, μπορείτε να κάνετε ρυθμίσεις που περιορίζουν ή επεκτείνουν την πρόσβαση σε συγκεκριμένα άτομα. Μπορείτε να επιλέξετε αν ο σύνδεσμος θα είναι ορατός σε όλους στο Διαδίκτυο ή αν μόνο όσοι έχουν το σύνδεσμο θα έχουν πρόσβαση στην έκθεση.
Ο σύνδεσμος κοινής χρήσης είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος κοινής χρήσης της έκθεσης. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε αν τα άτομα που έχουν πρόσβαση μπορούν να κάνουν αλλαγές στην έκθεση ή να τη μεταφορτώσουν. Αυτή η επιλογή σας δίνει περισσότερο έλεγχο στον τρόπο με τον οποίο οι άλλοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν την έκθεση.
Αφού πραγματοποιήσετε όλες τις απαραίτητες ρυθμίσεις, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας και να αντιγράψετε το σύνδεσμο για να την κοινοποιήσετε.
Μόλις κοινοποιήσετε ή κατεβάσετε την έκθεσή σας, μπορείτε να προβάλετε το έγγραφο PDF. Και εδώ μπορείτε να επιλέξετε αν θέλετε να αποκρύψετε το φόντο της έκθεσης ή όχι. Μερικές φορές το φόντο μπορεί να επηρεάσει έντονα την πρώτη εντύπωση της έκθεσής σας.
Τα τελευταία βήματα περιλαμβάνουν τον έλεγχο της κατεβασμένης έκθεσης. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι όλα τα δεδομένα εμφανίζονται σωστά και ότι η έκθεση περιλαμβάνει τις επιθυμητές πληροφορίες. Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε μια νέα προσπάθεια λήψης, εάν έχετε κάνει αλλαγές.
Με αυτά τα βήματα, έχετε μάθει τους βασικούς τρόπους κοινής χρήσης και εξαγωγής αναφορών στο Google Data Studio. Τώρα ήρθε η ώρα να δοκιμάσετε αυτές τις λειτουργίες μόνοι σας και να βελτιστοποιήσετε τις δικές σας αναφορές.
Περίληψη
Σε αυτόν τον οδηγό, μάθατε πώς να μοιράζεστε και να εξάγετε αναφορές στο Google Data Studio. Εξετάσαμε τις διάφορες επιλογές για τη διαχείριση των χρηστών, την παράδοση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις επιλογές εξαγωγής ως PDF. Χρησιμοποιήστε αυτές τις γνώσεις για να παρουσιάσετε και να μοιραστείτε τα δεδομένα σας πιο αποτελεσματικά.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να κάνω κοινή χρήση μιας έκθεσης στο Google Data Studio;Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση" και να προσκαλέσετε τους χρήστες μέσω email ή να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο για την κοινή χρήση της έκθεσης.
Μπορώ να κατεβάσω την έκθεση σε μορφή PDF;Ναι, μπορείτε να εξάγετε την έκθεση σε διάφορες μορφές, συμπεριλαμβανομένου του PDF.
Πώς μπορώ να ορίσω τα δικαιώματα για άλλους χρήστες;Κατά την προσθήκη χρηστών, μπορείτε να καθορίσετε αν μπορούν να βλέπουν μόνο την έκθεση ή και να την επεξεργάζονται.
Μπορώ να ορίσω προστασία με κωδικό πρόσβασης για την έκθεσή μου;Ναι, είναι δυνατή η προστασία της έκθεσής σας με κωδικό πρόσβασης για τη ρύθμιση της πρόσβασης.
Πώς λειτουργεί η αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;Μπορείτε να καθορίσετε σε ποιον και σε ποια χρονικά διαστήματα θα αποστέλλεται αυτόματα η έκθεση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
