Όταν επεξεργάζεστε πολύπλοκους πίνακες στο Excel, συχνά παρατηρείτε ότι τα δεδομένα φαίνονται λίγο γεμάτα. Υπάρχει ένα απλό τέχνασμα για να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα: εισάγετε μια κενή γραμμή σε κάθε δεύτερη γραμμή. Αυτός ο οδηγός σας δείχνει πώς να το κάνετε αυτό γρήγορα και αποτελεσματικά για να κάνετε το φύλλο εργασίας σας πιο δομημένο και ελκυστικό.
Βασικά ευρήματα
Η εισαγωγή μιας κενής γραμμής σε κάθε δεύτερη γραμμή μπορεί όχι μόνο να κάνει τον πίνακά σας να φαίνεται πιο ευάερος, αλλά και να βελτιώσει την αναγνωσιμότητα. Χρησιμοποιώντας μια βοηθητική στήλη και ταξινομώντας τα δεδομένα, μπορείτε να ολοκληρώσετε αυτή την εργασία με λίγα μόνο κλικ. Είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να βελτιστοποιήσετε το έγγραφό σας στο Excel χωρίς να ξοδέψετε πολύ χρόνο γι' αυτό.
Εισαγωγή βοηθητικής στήλης
Για να ξεκινήσετε τη μέθοδο εισαγωγής μιας κενής γραμμής, ξεκινήστε δημιουργώντας μια βοηθητική στήλη. Θα τη χρησιμοποιήσετε αργότερα για να καθορίσετε τη σειρά των δεδομένων.
Τοποθετήστε τον εαυτό σας στο πρώτο κελί της βοηθητικής σας στήλης και πληκτρολογήστε την τιμή "1". Αυτό θα διευκολύνει τον αυτοματισμό αργότερα. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε το κελί και να πιάσετε την κάτω δεξιά γωνία και να τη σύρετε προς τα κάτω για να γεμίσετε αυτόματα τα κελιά με διαδοχικούς αριθμούς. Μπορείτε να σύρετε μέχρι το τέλος των εγγραφών δεδομένων σας, π.χ. μέχρι τη γραμμή 140.
Το επόμενο βήμα είναι να αντιγράψετε τη λίστα με τους διαδοχικούς αριθμούς που μόλις δημιουργήσατε. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl + C". Στη συνέχεια, επιλέξτε το κελί κάτω από το οποίο θέλετε να εισάγετε το αντίγραφο και πατήστε "Ctrl + V" για να μεταφέρετε τις τιμές στην επόμενη γραμμή. Τώρα θα έχετε μια διπλή λίστα αριθμών στη στήλη "Βοήθεια".
Ταξινόμηση δεδομένων
Τώρα ήρθε η ώρα να ταξινομήσετε τα σύνολα δεδομένων σας με βάση τη στήλη βοήθειας. Επιλέξτε ολόκληρο το εύρος δεδομένων - συμπεριλαμβανομένης της στήλης βοήθειας - και στη συνέχεια μεταβείτε στις επιλογές ταξινόμησης στο Excel. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε την ταξινόμηση με βάση τη στήλη βοήθειας. Αυτή η ταξινόμηση θα δημιουργήσει μια κενή γραμμή σε κάθε δεύτερη γραμμή, γεγονός που θα χαλαρώσει σημαντικά τη διάταξη του πίνακα σας.
Απόκρυψη κενών γραμμών
Αν κοιτάξετε τώρα τον πίνακα, θα παρατηρήσετε ότι έχουν δημιουργηθεί κενές γραμμές.
Δεν χρειαζόμαστε πλέον τη στήλη help. Επιλέξτε την κενή στήλη, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Απόκρυψη". Αυτό θα σας δώσει μια πολύ πιο δομημένη προβολή των δεδομένων σας.
Εναλλακτική προσέγγιση
Υπάρχει επίσης μια εναλλακτική μέθοδος όπου μπορείτε να επιλέξετε ολόκληρο τον πίνακα για να βελτιώσετε τη διάταξη χωρίς να περάσετε από σημαντικά δυσκίνητα βήματα. Αφού επιλέξετε τα δεδομένα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές ευθυγράμμισης για να κεντράρετε τα δεδομένα. Αυτό εξασφαλίζει μια καλή, ξεκάθαρη διάταξη χωρίς απαραίτητα να εισάγετε κενές γραμμές. Ωστόσο, θα πρέπει να έχετε υπόψη σας ότι με αυτόν τον τρόπο δεν θα παραμείνει στην πραγματικότητα κάθε δεύτερη γραμμή κενή.
Οριστικοποίηση των ρυθμίσεων
Αφού πραγματοποιήσετε τις επιθυμητές αλλαγές, μπορείτε να κάνετε τις τελικές προσαρμογές. Ελέγξτε ότι όλα φαίνονται όπως τα θέλετε και ότι οι πληροφορίες είναι σαφείς και κατανοητές. Χάρη στη νέα διάταξη, θα πρέπει πλέον να έχετε σημαντική βοήθεια σε αυτό.
Συνοπτική παρουσίαση
Συνοψίζοντας, η εισαγωγή μιας κενής γραμμής σε κάθε άλλη γραμμή στο Excel είναι ένας απλός αλλά αποτελεσματικός τρόπος για να δομήσετε τους πίνακές σας. Χρησιμοποιώντας μια βοηθητική στήλη και ταξινομώντας τα δεδομένα, μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο. Αυτή η τεχνική όχι μόνο βελτιώνει την οπτική εμφάνιση των δεδομένων σας, αλλά και τα καθιστά ευκολότερα αναγνώσιμα και κατανοητά.
