Εύρεση δεδομένων γρήγορα με τη λειτουργία VLOOKUP στο Excel

Εάν εργάζεστε με μεγάλους πίνακες στο Excel, μπορεί να είναι πολύ κουραστικό να βρείτε τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Η λειτουργία VLOOKUP (κάθετη αναφορά) είναι ένα ισχυρό εργαλείο που σας βοηθά να αναζητάτε και να εμφανίζετε δεδομένα γρήγορα και αποτελεσματικά. Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξω συγκεκριμένα βήματα για το πώς μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση VLOOKUP στο αρχείο σας στο Excel για να βρείτε πληροφορίες για προϊόντα με βάση έναν αριθμό, για παράδειγμα.

Βασικά ευρήματα

• Η συνάρτηση VLOOKUP επιτρέπει μια γρήγορη και απλή αναζήτηση σε μεγάλα σύνολα δεδομένων.
• Μπορείτε όχι μόνο να αναζητήσετε μοναδικές καταχωρήσεις με SORTS, αλλά και να εξάγετε πολλαπλές τιμές προσαρμόζοντας ανάλογα τη συνάρτηση.
• Το SVERWEIS υποστηρίζει το συνδυασμό πολλών συναρτήσεων για την επίτευξη εξατομικευμένων αποτελεσμάτων.

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Αρχικά, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας είναι διαθέσιμα σε έναν δομημένο πίνακα. Είναι σημαντικό η πρώτη στήλη να περιέχει τα κριτήρια αναζήτησης (π.χ. αριθμούς προϊόντων).

Αρχικά, θέλω να σας δείξω την πιο βασική χρήση της συνάρτησης VLOOKUP. Για να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση, απλώς πηγαίνετε στο κελί στο οποίο θέλετε να εμφανιστεί το αποτέλεσμα και πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο:

=SVERWEIS(...)

Εδώ συμπληρώνετε τα τρία βασικά ορίσματα της συνάρτησης. Στο πρώτο βήμα, εισάγετε το κριτήριο αναζήτησης. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να εισαγάγετε εδώ τον αριθμό του προϊόντος που αναζητάτε.

Στη συνέχεια, προσθέστε μια άνω τελεία στον τύπο και επιλέξτε την περιοχή που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να αναζητήσετε. Κατά κανόνα, η περιοχή αυτή περιλαμβάνει όλες τις σχετικές στήλες του πίνακα σας.

Τώρα προσθέστε άλλη μια άνω τελεία και καθορίστε τον δείκτη στήλης, ο οποίος υποδεικνύει τη στήλη από την οποία θα πρέπει να εμφανιστεί το αποτέλεσμα. Ας πούμε ότι θέλετε να μάθετε το εμπορικό σήμα του προϊόντος, οπότε προσθέτετε τον αριθμό της αντίστοιχης στήλης.

Το επόμενο όρισμα είναι το επίπεδο ακριβούς αντιστοίχισης. Από προεπιλογή, συνιστάται η χρήση της τιμής "FALSE" εδώ για να διασφαλίσετε ότι θα εξάγονται μόνο ακριβείς αντιστοιχίες. Για να οριστικοποιήσετε τον τύπο, κλείστε τον με μια παρένθεση.

Τώρα μπορείτε να λάβετε το αποτέλεσμα. Για παράδειγμα, αν εισαγάγετε τον αριθμό 2, θα δείτε το "Volkswagen", ενώ αν εισαγάγετε τον αριθμό 4, θα δείτε το "Audi".

Ωστόσο, μπορεί επίσης να θέλετε να δείτε πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το προϊόν, όπως το μοντέλο. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να αντιγράψετε τον τύπο πατώντας CTRL + C για να αντιγράψετε το περιεχόμενο του τρέχοντος κελιού και στη συνέχεια να το επικολλήσετε σε ένα άλλο κελί με CTRL + V.

Εάν θέλετε να συνδυάσετε τις δύο πληροφορίες σε ένα κελί, μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό. Για να το κάνετε αυτό, αφαιρέστε τους δύο προηγούμενους τύπους και προσθέστε μια άλλη συνάρτηση. Χρησιμοποιήστε την άνω τελεία (&) για να διαχωρίσετε τα αποτελέσματα. Προσθέστε ξανά τη συνάρτηση VLOOKUP και θυμηθείτε να εισαγάγετε τον αντίστοιχο δείκτη στήλης.

Όταν τελικά πατήσετε το πλήκτρο Enter, θα λάβετε τώρα ένα κελί που θα εμφανίζει για παράδειγμα "Audi A4" ή "Volkswagen Golf".

Αν δεν σας αρέσει η έξοδος στην επιθυμητή μορφή, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε άλλα διαχωριστικά. Αντί για κόμμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα διάστημα ή κάποιο άλλο σύμβολο.

Τώρα έχετε τις πληροφορίες με τα μοντέλα σε ένα κελί, γεγονός που διευκολύνει πολύ τη διαδικασία εργασίας σας.

Συνοπτική παρουσίαση

Σε αυτόν τον οδηγό, μάθατε πώς να χρησιμοποιείτε τη λειτουργία VLOOKUP στο Excel για τη γρήγορη εύρεση συγκεκριμένων πληροφοριών προϊόντος χρησιμοποιώντας έναν αριθμό αναζήτησης. Χρησιμοποιώντας σωστά αυτή τη λειτουργία, μπορείτε να κάνετε την εργασία σας με μεγάλες ποσότητες δεδομένων πολύ πιο αποτελεσματική.