Guía rápida y ejemplo de edición de una plantilla de factura

Aquí puede descubrir cómo editar campos en Word y actualizar todo en un documento de Word . Explicado brevemente y luego con más detalle utilizando nuestras plantillas de factura Word como ejemplo.

Navegación rápida

• Guía rápida: Editar campos en Word y actualizarlo todo
• Actualizar campos en Word: cómo funcionan nuestras plantillas de facturas en general
• Añadir y editar nuevos campos: personalización de las plantillas de factura
• Editar todos los campos y actualizarlo todo: consejos para un flujo de trabajo rápido

Guía rápida: Editar campos en Word y actualizarlo todo

Cómo Blender todas las funciones de campo para editar campos en Word:

• Seleccione todo el documento con la combinación de teclas Ctrl + A.
• Haga clic con el botón derecho del ratón para abrir el menú contextual.
• Haga clic en Funciones de campo activadas/desactivadas.

Esto te permite actualizar todo en un documento Word, como los campos o la tabla de contenidos:

• Selecciona todo el documento con el atajo de teclado Ctrl + A.
• A continuación, pulse la tecla F9.

Actualización de campos en Word: cómo funcionan las plantillas de factura en general

Nuestras plantillas de factura para Word contienen campos para el cálculo automático de valores. En este ejemplo, explicamos cómo editar campos individuales y todos los campos de un documento Word:

Después de descargarlo, abra la versión de la plantilla de factura de Word que tiene una función de cálculo. Si hace clic en un número de la columna del fondo, en la que se calculan los precios totales, aparecerá sobre un fondo gris. El motivo es que se trata de campos con fórmulas . En el ejemplo mostrado, el campo de la columna Total multiplica la cantidad especificada en la fila por el precio unitario correspondiente.

Si se modifican los valores que un campo utiliza para el cálculo, el resultado del campo no se modifica inicialmente.

Para que el campo realice un nuevo cálculo, debe actualizarlo . Hay tres formas de hacerlo:

• Actualizar el campo individual a través del menú contextual: Haga clic con el botón derecho en el campo y seleccione Actualizar campos.
• Actualizar campo individual a través del acceso directo: Seleccione el campo haciendo clic sobre él con el botón izquierdo del ratón y pulse F9 en el teclado.
• Actualizar todos los campos del documento Word : Seleccione el contenido de todo el documento utilizando Ctrl + A. A continuación, pulse F9 .

Añadir y editar nuevos campos: personalizar la plantilla de factura

Por supuesto, sus facturas rara vez tendrán el mismo número de conceptos. Si desea añadir más elementos, proceda del siguiente modo:

Haga clic con el botón derecho del ratón en la línea del último elemento actual. En el menú contextual, seleccione la opción Insertar líneas debajo en Insertar.

Rellene la nueva línea con los valores deseados. Para la columna del fondo para el cálculo automático de los precios totales, utilice simplemente un campo existente: seleccione un campo en una de las filas superiores, cópielo y péguelo en la nueva fila.

Si ahora actualiza el campo, observará que los valores son incorrectos. Esto se debe a que la fórmula hace referencia a las celdas especificadas en el campo que ha copiado. Por lo tanto, ahora debe ajustar las referencias en la fórmula.

Puede visualizar la fórmula de un campo haciendo clic con el botón derecho del ratón en el campo y seleccionando Funciones de campo activadas/desactivadas.

Ahora puede cambiar las referencias. La numeración de las celdas funciona exactamente igual que en Excel: En la parte superior izquierda de la tabla, el conteo comienza con la celda A1.

Para el ejemplo mostrado: En la columna Total, el campo de la nueva posición se copió previamente de la fila 5 de la tabla. Sin embargo, para garantizar que se calcula el valor correcto para la fila 6, hemos establecido las referencias a D6 y E6.

Importante: El precio neto, el importe del IVA y el importe total de la factura también se calculan automáticamente. En cuanto añada nuevas líneas a su tabla, deberá modificar también las referencias allí almacenadas. Lo mismo ocurre si elimina líneas existentes.

Para el ejemplo mostrado: Para que la nueva línea 6 se incluya en los totales de abajo, las referencias allí también deben cambiarse de F5 a F6.

Una vez que haya ajustado todas las fórmulas correctamente, vuelva a Blender las funciones de campo (botón derecho del ratón > Funciones de campo activadas/desactivadas) y actualice los campos.

Editar todos los campos y actualizarlo todo: consejos para un flujo de trabajo rápido

Para adaptar rápidamente las plantillas de factura a sus partidas de factura, le recomendamos el siguiente flujo de trabajo:

Abra la plantilla de Word e inserte las líneas de todos los nuevos artículos de su factura, así como los detalles correspondientes a todos los artículos. O elimine demasiadas líneas existentes.

Ahora copie uno de los campos de la columna de los precios totales y péguelo en todas las líneas nuevas.

Seleccione todo el documento utilizando el atajo de teclado Ctrl + A. Haga clic en el botón derecho del ratón y Blender todas las funciones de campo a través del menú contextual.

Ahora ajuste las referencias para todos los campos recién añadidos, así como para el importe neto, el IVA y el importe total.

Seleccione de nuevo todo el documento, oculte las funciones de campo mediante el menú contextual y pulse F9 para actualizar todos los campos.