Espacio de cotrabajo, oficina en casa, despacho: las luces, las sombras

Espacio de cotrabajo, oficina en casa, despacho: las luces, las sombras

Stefan Riedl
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Stefan Riedl lleva años viajando de un mundo de trabajo a otro. Encuentra luces aquí y allá, y también sombras. Y se pregunta: ¿Sigue siendo necesaria la oficina en casa? Un informe de campo ...


Responder a correos electrónicos, comentar hojas de trabajo, preparar presentaciones y mantener reuniones con colegas... Ninguna de estas cosas son razones por las que realmente sea necesario estar en la oficina. ¿O quizá sí? Desde que la pandemia de coronavirus de 2020/21 sacudió el mundo y todos los procesos familiares arraigados en él, ha quedado claro que no hay forma de evitar la digitalización, el progreso asociado y un nuevo tipo de modelo de trabajo. Llevo practicando personalmente este modelo desde 2013 y me gustaría compartir mis experiencias con ustedes.

Trabajo híbrido y co-working

El trabajo híbrido significa que pasas una parte de tu horario laboral habitual en la oficina, agencia o empresa y otra parte en casa o -si el techo te cae en la cabeza o los ladrillos de Lego puntiagudos y deformes te atormentan los pies- en los llamados espacios de co-working. Se trata de grandes oficinas especializadas en personas que necesitan un lugar temporal para trabajar.

Puede encontrar este tipo de oferta en la mayoría de las grandes ciudades, y "temporal" en este sentido no se refiere a trabajar poco tiempo, sino al periodo concreto en el que se realiza el trabajo. Por ejemplo, un "pase diario" te da acceso durante un día, de 9 de la mañana a 5 de la tarde, donde puedes utilizar Wi-Fi, una impresora y una máquina de café y completar tu jornada de trabajo sin ser molestado. O puedes reservar tu plaza en el espacio de cotrabajo durante unas semanas para un proyecto relacionado con un pedido, hasta la última alternativa: puedes quedarte allí prácticamente para siempre.

En cualquier caso, una cosa está clara: este tipo de modelo de trabajo no sólo requiere que la gente disfrute trabajando de forma autónoma . No, también hay que definir nuevas reglas de interacción social para poder aprovechar al máximo el tiempo que se pasa fuera de la oficina, al fin y al cabo, alberga retos y oportunidades a partes iguales.

Espacio de co-working, construcción desde el exterior
Los espacios de cotrabajo son cada vez más comunes, sobre todo en las grandes ciudades, y ofrecen una forma moderna de trabajar.

Ventajas de los espacios de cotrabajo

La primera vez que se trabaja en un espacio de cotrabajo comienza una jornada apasionante, similar a la de una nueva empresa: se conoce a un gran número de "colegas", cada uno hace cosas diferentes y, por tanto, el espacio ofrece también un ecosistema diversificado de numerosas industrias y áreas especializadas. ¿Solo durante la pausa para comer? Sólo si tú mismo insistes en ello. ¿Espacios de trabajo modernos en un estilo loft industrial? ¡Adelante! En los llamados "think tanks" se puede hacer una lluvia de ideas juntos en paz y tranquilidad, y las nuevas ideas pueden madurar mientras se inicia una acogedora charla en la impresora. En definitiva, todo en los espacios de trabajo está orientado al silencio y la tranquilidad. Según las normas de la casa, las llamadas telefónicas se realizan en las cabinas designadas para ello. Así pues, un concepto bien pensado crea un ambiente agradable.

En un espacio de cotrabajo se combinan muchos aspectos positivos: los horarios de visita flexibles facilitan la conciliación de la vida familiar y laboral. Incluso si las cosas se ponen un poco circenses en casa, una escapada a un espacio de cotrabajo puede hacer maravillas. El tiempo también es limitado y puedes trabajar con tu lista de tareas pendientes de forma muy eficiente. ¿Necesitas imprimir algo en la impresora compartida por la tarde? No hay problema. ¿Guardar el almuerzo que has traído en la nevera? Funciona como en cualquier otra cocina de personal (aunque sólo sirva para poco tiempo).

Los talentos pueden contratarse allí donde viven, y los empleados son libres de elegir su lugar de residencia, como demuestra mi ejemplo personal: Mientras que nuestra agencia tiene su sede en Waren (Müritz), yo personalmente me encuentro en el sur de Alemania, más concretamente en la tercera ciudad más grande de Baviera: Augsburgo. Esto significa que mis jefes y yo estamos separados por la friolera de 750 kilómetros. Malas perspectivas para patriarcas sensibles con afición a vigilar a los empleados.

Sin embargo, para las personas con una sana confianza y una visión de las cosas basada en el rendimiento (como mis jefes), el trabajo híbrido es una opción lógica y un enfoque eficiente. También porque, por supuesto, los empresarios se benefician de estos modelos de trabajo, ya que hay que alquilar menos espacio de oficina y se ahorran directamente los costes accesorios asociados.

No cabe duda de que esta flexibilidad aumenta en general la satisfacción de los implicados y el equilibrio vida personal-trabajo-sueño. Y sabemos por la ciencia que todo se reproduce según su especie: Los jefes satisfechos generan empleados satisfechos, que a su vez generan clientes satisfechos, y así sucesivamente. Así que todos ganamos.

Locales en un espacio de cotrabajo
Las start-ups tienen su propia dirección postal y los equipos pueden alquilar oficinas enteras reservadas sólo para ellos. Así se ahorran tener que pagar su propio alquiler.

Desventajas de los espacios de cotrabajo

Como dice el refrán... Donde hay mucha luz, también hay mucha sombra. Como siempre, esto depende totalmente de tu propia perspectiva, pero en algunos casos es simplemente la dosis la que hace el veneno. Así que hay un puñado de desventajas que sin duda hay que tener en cuenta para evitar un ataque frontal permanente a tu buen humor. Aunque probablemente ocurra con menos frecuencia, el espacio de cotrabajo no siempre es el proverbial edén profesional del silencio. Compañeros desconsiderados, un entorno ruidoso, cocinas sucias o despachos mal equipados... La lista de posibles faltas puede ser larga. La lista de adversidades es aún más larga.

Luego están los aspectos colaborativos: Los que no están físicamente presentes en la oficina de forma permanente a veces son olvidados por el equipo habitual in situ . No por mala intención, sino simplemente porque cuesta más esfuerzo enviar un correo electrónico o descolgar el teléfono que limitarse a gritar las últimas noticias a los empleados a través de la puerta abierta de la oficina. Esto también da lugar al miedo de perderse algo para el trabajador o compañero de la oficina en casa , independientemente de si se trata de una noticia muy explosiva o de una nimiedad trivial.

A la inversa, los colegas in situ suelen carecer de información detallada sobre en qué está trabajando el empleado remoto. Al fin y al cabo, nunca estás allí y nunca os encontráis delante de la puerta de la nevera o en la trituradora de documentos. Puede ocurrir que simplemente te ignoren. Gestionar un equipo organizado centralmente desde una posición descentralizada se convierte en un acto de equilibrio. Ni siquiera tenemos que hablar de la creación de equipos, la integración en la estructura o la incorporación de nuevos empleados cuando se trabaja a distancia...

Trabajar desde casa también tiene muchas desventajas. En tus propias cuatro paredes, simplemente estás perdido sin la tecnología adecuada, sin fibra óptica no puedes conectarte y sin una buena cámara HD, te sientes como mínimo "desenfocado" en cada reunión. Según los datos recogidos, también se ha producido un notable aumento de las operaciones de estética debido a las numerosas videollamadas durante el coronavirus, tal y como informa la ZDF.

Cocina en un espacio de cotrabajo
El bienestar físico repercute directamente en el estado de ánimo. Por eso, una cocina con una cafetera que funcione es imprescindible para todos.

Lo mejor de dos mundos

Corona nos ha enseñado mucho, pero hay tres cosas en particular que creo que merece la pena mencionar en este contexto:

  • La tecnología, el hardware y el software deben estar actualizados. Esto no sólo favorece a la empresa, sino también a sus empleados.
  • La verdad es que muchos de nosotros no tenemos que ir todos los días a la oficina, a una agencia o a una empresa para hacer lo que tenemos que hacer.
  • Por otra parte, trabajar solo desde casa hace que la gente se sienta latentemente sola, se aísle de los demás (y a veces pone a prueba su cartera con operaciones de belleza).

Como empresario, hace falta algo más que simplemente trasladar la plantilla a sus propias cuatro paredes y esperar que el negocio siga funcionando como antes. Y se necesita una cantidad respetable de iniciativa y autoorganización por parte del empleado para poder marcar las listas de comprobación al final del día a satisfacción de todos los implicados. Así nació el modelo híbrido de la media de oro: Parte del tiempo se pasa en la oficina y parte en casa o en un espacio de co-working.

Locales en un espacio de cotrabajo
Un escritorio fijo o simplemente un puesto de trabajo que cambia constantemente y que está libre en cualquier momento: el co-working puede organizarse de forma flexible.

El modelo de trabajo a tiempo completo de las últimas décadas, en el que la gente simplemente mataba el tiempo, no es sostenible para el futuro. Pero dejar a la gente en casa a su suerte también entraña peligros. No sólo para la persona afectada, sino también para el poder de la empresa: al fin y al cabo, los encuentros directos cara a cara son una parte esencial de nuestro bienestar humano. Constituyen una importante base social para la comunicación y la interacción. Fuera de la empresa, hay muchas oportunidades desde las 7.30 de la mañana para contagiar un buen estado de ánimo de forma no verbal agitando los brazos, o al reunirse más tarde en la cafetería, de pie en el pasillo o charlando dos minutos con un colega del departamento de contabilidad.

Sólo a través de este tipo de interacciones se crean oportunidades de amistad, incluso fuera del trabajo: la gente habla del fin de semana, de sus aficiones, de los retoños de la familia o del deporte. Y si nadie hace deporte, al menos hay mucho de qué hablar sobre acontecimientos deportivos. Cada una de estas interacciones refuerza la conexión con estas personas. Y son precisamente estas conexiones las que constituyen el requisito esencial de los equipos realmente fuertes, con la voluntad de implicarse, hacer un esfuerzo adicional u organizar un evento voluntariamente. Equipos que se caracterizan por una cooperación tolerante y una fuerte cohesión como comunidad y que sólo gracias a ello son capaces de alcanzar un enorme rendimiento máximo.

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En Stefan Riedl
Stefan Riedl, en su día banquero de formación, estudió más tarde diseño gráfico y es formador en todos los temas relacionados con la autoedición, con más de 250 tutoriales a sus espaldas. Durante cinco años fue redactor jefe de "Commag", la revista en línea sobre edición de imágenes y diseño web de PSD-Tutorials.de. Como diseñador visual, desempeñó un papel clave en el desarrollo del portal TutKit.com y creó la identidad visual como director de arte. Stefan está especializado en planificación estratégica, diseño gráfico y desarrollo de complejos diseños de experiencia de usuario.
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