Google Docs: trucos y consejos prácticos

Google Docs: 12 trucos y consejos prácticos

Dr. Jens Hammerschmidt
publicado:

Navegador abierto y Google Docs en marcha: la aplicación web nos hace pulsar las teclas con fuerza cada día. Hemos resumido aquí los atajos y las funciones más útiles que hemos encontrado hasta ahora... ¡los mejores trucos y consejos sobre el terreno!


Durante el uso de Google Docs, nuestro equipo ha acumulado una gran experiencia que nos gustaría compartir contigo. 11 y más consejos y trucos probados de nuestro equipo para tu consulta ... ¡Vamos allá!


1 | Estructura para todos los documentos: crea tus propios estilos estándar

Utilizamos Google Docs, entre otras cosas, para describir con más detalle a nuestros desarrolladores qué cambios deben realizarse en TutKit.com o qué nuevas funciones deben desarrollarse para la plataforma. Esto puede suponer rápidamente 10, 30, 50 o más páginas y numerosos documentos.

Nuestra recomendación, especialmente para proyectos tan extensos, es utilizar los estilos estándar de Google Docs o crear los propios. Actualmente se pueden utilizar o definir estilos para el texto normal del cuerpo, el título del documento, los subtítulos y los tres niveles de encabezado.

La ventaja de los estilos estándar (como ocurre con otros programas de tratamiento de textos): Puede utilizarlos posteriormente para crear un índice automático con un solo clic. También puedes crear fácilmente enlaces a los títulos de tu texto.

Aplicar estilos estándar: Seleccione el área de texto a la que desea aplicar el estilo o sitúe el cursor en un pasaje de texto de la sección a la que desea dar formato. Abra el menú de estilos estándar y seleccione el estilo deseado.

Google Docs consejos: Aplicar estilos predeterminados
Para aplicar un estilo estándar a una sección de texto: Haga clic en "Aplicar estilo estándar" en el estilo estándar deseado.

Cree sus propios estilos estándar: Dé formato a una sección de texto del documento tal y como desea que aparezca un estilo específico. Abra el menú de estilos estándar. Seleccione la función Actualizar estilo correspondiente para el estilo deseado.

Google Docs consejos: Actualizar los estilos predeterminados
Para definir sus propios estilos estándar: formatee una sección de texto tal y como desea que aparezca y, a continuación, haga clic en la función "Actualizar en consecuencia" del estilo estándar que desee.

Establece estilos predeterminados personalizados para recuperarlos en todos los documentos de Google Docs: Utiliza Actualizar estilo en consecuencia para aplicar la configuración que desees a todos los estilos estándar. Abre el menú de estilos predeterminados y selecciona la función Guardar como estilos predeterminados personales en Opciones. A partir de ese momento, podrás recuperar tus estilos personales en todos los documentos de Google Docs (en las opciones de estilo, en Utilizar mis estilos predeterminados).

Google Docs consejos: Guardar estilos predeterminados personales
¿Quieres utilizar tus estilos predeterminados personales en varios documentos de Google Docs? Entonces, primero define todos los estilos y, a continuación, selecciona la función "Guardar como estilos predeterminados personales" en las opciones de estilos predeterminados. A partir de ese momento, podrás llamarlos en cualquier otro documento de Google Docs a través de "Usar mis estilos predeterminados".

2 | Esquema simplificado: estructura del documento, índice automático

Si recuerdas el punto 1, el 2 es un juego de niños. Al utilizar los estilos predeterminados para tus encabezados, Google Docs sabe cómo está organizado tu documento. Puedes acceder a la estructura del documento en cualquier momento a través del pequeño icono de lista situado en el margen izquierdo y saltar de un encabezado a otro.

Google Docs consejos: Mostrar la estructura del documento
Si asignas cuidadosamente los estilos estándar adecuados a tus encabezados, aparecerán en Google Docs como estaciones de clic en la estructura del documento.

Hablando de saltar: memoriza estos tres atajos:

  • Abrir la estructura del documento: Ctrl + Alt + A + H o Ctrl + Cmd + A + H
  • Saltar al siguiente título: Ctrl + Alt + N + H o Ctrl + Cmd + N + H
  • Saltar al título anterior: Ctrl + Alt + P + H o Ctrl + Cmd + P + H

Utiliza la pestaña Insertar en Índice para crear automáticamente el índice de tu documento con un solo clic. Una vez creado, puedes actualizarlo en cualquier momento con el icono de la flecha situado en la esquina superior izquierda del directorio y saltar directamente al lugar correspondiente del documento haciendo clic en una entrada del directorio.

Google Docs: tabla de contenido automática
¿Ha personalizado sus títulos con estilos estándar? En ese caso, el índice automático puede crearse fácilmente a través de "Insertar" y "Índice". La actualización es posible a través del icono situado en la parte superior izquierda del índice.

3 | Siempre a mano: Establecer marcadores

"Querido Stefan, ¿puedes venir volando rápidamente?" ... A menudo, los compañeros de equipo no necesitan leer todo el folleto de 100 páginas. En lugar de eso, quieres llamar su atención sobre una sección específica a intervalos regulares. La función de marcadores es ideal para ello : basta con hacer clic en Marcador en Insertar, copiar el enlace y enviarlo.

Esta es probablemente una de nuestras funciones favoritas en Google Docs, ya que se utiliza en muchos casos: para enlaces de documentos internos (véase el punto 4), para enlaces en el sistema de tickets de nuestros programadores y también para enlaces en la tabla de nuestro plan editorial de medios sociales.

Google Docs consejos: Insertar marcador y copiar enlace
Utiliza marcadores en Google Docs para recuperar enlaces a áreas de texto específicas y compartirlos con los demás.

4 | Haz clic y ya está: Inserta enlaces a encabezados y marcadores

¿Escribes y escribes y, de repente, quieres consultar rápidamente otra parte del documento? En Google Docs esto funciona de maravilla a través de la ventana de enlaces. Así es como se abre

  • Haz clic en el símbolo de cadena de la barra de menús.
  • O haz clic con el botón derecho y selecciona Enlazar en el menú contextual.
  • Mejor aún: pulsa Ctrl + K o Ctrl + K en el teclado.

En la parte inferior de la ventana de enlaceencontrarás la verdadera área mágica de esta función: los encabezados y marcadores. Todos tus encabezados y marcadores están disponibles allí en una bonita lista para enlazarlos directamente. ¡Enormemente práctico!

Google Docs consejos: Función de enlace
Enlaces en Google Docs - Paso 1: Abre la ventana "Enlaces" y ve al área "Encabezados y marcadores".
Consejos para Google Docs: Función de enlace en el área de encabezados y marcadores
Enlaces en Google Docs - Paso 2: Selecciona el enlace deseado de la lista de tus encabezados y marcadores.
Google Docs: establecer enlaces internos
Enlaces en Google Docs - Paso 3: ¡Listo! Google Docs inserta automáticamente el nombre del enlace, en este caso un encabezado. Por supuesto, también puedes seleccionar texto y enlazarlo.

5 | Mejor en red: Enlaces a celdas específicas en Google Sheets

Con los marcadores descritos anteriormente, puedes crear enlaces a una sección específica de un documento de Google Docs y colocarlos en una tabla de Google Sheets, por ejemplo.

Pero, ¿funciona a la inversa? ¿Es posible recuperar enlaces a una celda específica de una hoja de cálculo de Google ? Necesitábamos urgentemente una solución para esto, y he aquí que hay otra forma, pero que funciona:

Al hacer clic con el botón derecho en la celda correspondiente, se abre el menú contextual Llamar a más acciones para celdas. Aquí es exactamente donde encontramos lo que necesitamos: la función Obtener enlace a esta cel da. Una vez hecho clic, se encuentra en el portapapeles ...

Google Sheets - Recuperar el enlace a una celda específica
Para enlazar con una celda específica de una tabla en Google Sheets: Haz clic con el botón derecho del ratón en la celda y haz clic en "Obtener enlace a esta celda" en "Obtener más acciones para la celda".

... y, a continuación, se puede seguir utilizando e insertar en un documento de Google Docs, por ejemplo ... Marcadores en Google Docs y enlaces a celdas específicas en Google Sheets: utilizamos habitualmente estas dos funciones para saltar de una hoja de cálculo a otra y de un documento a otro.

Documento de Google Docs con un enlace a Google Sheets
Saltar entre Google Sheets y Google Docs: puedes pegar el enlace de la celda copiada de la hoja de cálculo en tu documento.

6 | Vigila el recuento: Mostrar el número de palabras

A menudo -realmente muy a menudo- el número de palabras o caracteres importa a la hora de escribir textos. ¿Cuánto mide el documento en el que estás trabajando? Puedes averiguarlo en Google Docs, en Herramientas y Recuento de palabras o mediante el atajo de teclado Ctrl + Mayús + C.

En la ventana, también puedes activar la opción de mostrar el número de palabras a medida que escribes . A continuación, aparece un menú en la parte inferior de tu documento, que puedes utilizar para mostrar el número de páginas, palabras, caracteres con y sin espacios en cualquier momento. La función de recuento también funciona si selecciona secciones individuales de texto.

Contar palabras y caracteres en Google Docs
Encontrarás la función para contar páginas, palabras y caracteres en Google Docs, en "Herramientas". Activa "Mostrar recuento de palabras mientras escribes" para mostrar el parámetro deseado en cualquier momento.

7 | Mantén los dedos en el teclado: Utiliza los atajos de teclado

Ctrl+ C para copiar, Ctrl + V para pegar, Ctrl + Z para deshacer la última acción y Ctrl + A para seleccionar todo el texto... Estos y muchos otros atajos acortan el camino hasta el resultado deseado, y no sólo en Google Docs. Por supuesto, también utilizamos los atajos nombrados allí con regularidad, así como estos, nuestros 10 mejores atajos personales para Google Docs :

ColocarDescripción del atajoAtajo de teclado
1Insertar texto sin formatoCtrl + Alt + V
2Insertar salto de páginaCtrl + Intro
3Resaltar texto en negritaCtrl + B
4Poner texto en cursivaCtrl + I
5Abrir ventana de enlaceCtrl + K
6Buscar y reemplazarCtrl + F
7Saltar al marcador siguiente/anteriorCtrl + Alt + N/P + B
8Subrayar textoCtrl + U
9Aplicar estilos estándar (texto normal y títulos 1 a 6)Ctrl + Alt + [0-6]
10Contar palabrasCtrl + Mayús + C

Por cierto: la combinación Ctrl + Alt + N probablemente signifique "siguiente", es decir, llamar al elemento siguiente, la combinación Ctrl + Alt + P probablemente signifique "anterior", es decir, llamar al elemento anterior. Una vez memorizado esto y añadiendo otra de las letras siguientes a las combinaciones, podrá saltar fácilmente por el documento: unos pequeños recursos mnemotécnicos que le ayudarán:

DescripciónAtajo de teclado
Al título siguiente/anterior (H para "titular")Ctrl + Alt + N/P + H
Al marcador siguiente/anterior (B de "marcador")Ctrl + Alt + N/P + B
Ir al comentario siguiente/anterior (C de "comentario")Ctrl + Alt + N/P + C
Ir al enlace siguiente/anterior (L de "enlace")Ctrl + Alt + N/P + L
Al elemento de imagen siguiente/anterior (¿G de "gráfico"?)Ctrl + Alt + N/P + G
A la lista siguiente/anterior (¡¿O quizás para "lista ordenada"?!)Ctrl + Alt + N/P + O

8 | Celdas, filas, columnas y el desbordamiento de filas: Formato de tablas

¿Reconoce esto? La tabla empieza en una página, se extiende a la siguiente - y una fila está de alguna manera atascada entre las páginas. Puede que pienses que está bien. Pero no tiene por qué gustarte.

Desbordamiento de líneas de tablas en Google Docs
Si la tabla abarca varias páginas, puede definir en las "Propiedades de la tabla", en "Fila", si se permite un desbordamiento de fila (como en este ejemplo).

Si insiste en que esta fila que abarca varias páginas empiece bien en la parte superior de la página siguiente, entonces: Haga clic con el botón derecho del ratón en la tabla para abrir el menú contextual y abra las propiedades de la tabla. En el menú correspondiente, abra la sección Celda y desactive la casilla Permitir desbordamiento de filas en la página siguiente. Zack - la fila salta a la página siguiente.

Desbordamiento de líneas de tablas en Google Docs
Si no permite el desbordamiento de filas, la fila salta a la página siguiente.

También encontrará más opciones de configuración y formato en las propiedades de la tabla. Las más importantes se encuentran en Alineación, donde puede ajustar la alineación vertical de las celdas, entre otras cosas, y en Color, donde puede ajustar el borde de su tabla. Si desea desactivarlo, seleccione 0 pt para el ancho de línea.

Propiedades de las tablas de Google Docs: alineación, color y borde
En las "Propiedades de la tabla" puede definir, entre otras cosas, la "Alineación", el "Color" y el "Borde de la tabla".

9 | Se puede marcar: el problema de la lista de comprobación (ACTUALIZACIÓN)

Vaya. Google Docs ha reconocido y solucionado el problema de las listas de comprobación. Antes, podías añadir listas de verificación al documento con un solo clic, pero cuando marcabas una casilla de verificación, el texto que había detrás aparecía en gris y tachado. Para evitarlo, antes había que crear una tabla en la que las casillas de verificación y los textos se colocaban en dos columnas separadas.

Como ya he dicho, el problema de las listas de control ya no existe: bajo el icono de las listas de control, ahora puede seleccionar qué tipo de lista de control desea utilizar: con un tipo, todo sigue como antes (el texto aparece en gris y tachado cuando se marca). Con el otro tipo, basta con marcar la casilla. Un añadido pequeño y sencillo, pero maravillosamente práctico.

Listas de control en Google Docs
El problema de la lista de verificación ya no existe: ahora puede elegir si el texto debe tacharse o no cuando se marca una casilla de verificación.

10 | Trabajar en un documento al mismo tiempo: ¿Qué tal funciona?

Como se mencionó al principio, utilizamos Google Docs principalmente cuando los documentos deben ser editados o revisados por otras personas. Esto ya responde a la pregunta del encabezado de esta sección: Google Docs realmente parece predestinado para el trabajo colaborativo en un documento.

Basta con invitar a los demás editores (mediante Archivo > Compartir o el gran botón azul de la parte superior derecha) y concederles los derechos deseados. Los espectadores sólo pueden leer el documento. Los comentaristas pueden añadir comentarios. Y los colaboradores tienen todos los permisos de lectura y escritura.

Compartir un documento en Google Docs
Invite a colaboradores y asígneles los derechos adecuados.

Para comentar , seleccione el área correspondiente y añada el comentario mediante Insertar > Comentario. Si utiliza el signo @, puede incluso dirigirse directamente a personas concretas. Esto también funciona en el propio documento.

Añadir comentarios en Google Docs
Puedes dirigirte a personas concretas en los comentarios y en el propio documento.

Por supuesto, los compañeros de trabajo pueden editar el documento como deseen. El problema es que puedes saber quién ha cambiado qué a través del historial de versiones (accesible desde Archivo o mediante el atajo de teclado Ctrl + Alt + Mayús + H). Sin embargo, la colaboración suele ser más eficaz cuando se utiliza el modo de sugerencia.

Todos los colaboradores pueden activarlo a través del icono de edición. Si ahora realizan cambios en el documento, éstos se guardan inicialmente como una sugerencia. Las nuevas secciones de texto se resaltan en color, las secciones eliminadas se tachan.

Una vez que las sugerencias de los colaboradores están en el documento, pueden aceptarse, rechazarse o comentarse utilizando los campos de comentario añadidos automáticamente. Como ya he dicho, la funciónde sugerencia puede ser muy útil a la hora de colaborar en un documento.

La función de sugerencia de Google Docs facilita la colaboración en un documento.
El modo Sugerir es recomendable cuando se trabaja conjuntamente en un documento.

11 | Descarga imágenes incrustadas con la mejor calidad

¿Tienes delante el documento de Google Docs de otra persona, que incluye numerosas imágenes? ¿Y quieres copiarlas con la misma calidad con la que se insertaron en el documento? Desgraciadamente, no llegarás muy lejos con el típico copiar y pegar, ya que sólo obtendrás la calidad con la que se muestra en Google Docs.

El procedimiento es el siguiente: En Archivo y Descargar, haz clic en Sitio web (.html, .zip). A continuación, la aplicación comprimirá todo el documento por ti. El archivo ZIP que descargues contendrá también todas las imágenes con la mejor calidad posible.

Descargar imágenes con la máxima calidad desde un documento de Google Docs
Utilice la función de descarga "Website (.html, .zip)" para descargar las imágenes con la máxima calidad.

12 | Anotado brevemente: Más consejos para Google Docs

¿Ya está? No. Aquí tienes más trucos y consejos para Google Docs que sólo hemos probado brevemente:

Cambiar el color de fondo y configurar la página en formato horizontal

¿No te gusta el negro sobre blanco? ¿O necesitas el formato horizontal? Puedes definir el color de fondo de tu documento, así como el formato de papel y la orientación de la página en Archivo, en la configuración de página.

La configuración de página de Google Docs
El diseño de página en Google Docs

Inserción de notas a pie de página

Puedes definir el tamaño de los encabezados y pies de página en el elemento correspondiente de Formato. También puedes especificar que la primera página sea diferente del resto del documento y que los encabezados y pies de página se muestren de forma diferente en las páginas pares e impares. La forma más sencilla de insertar notas a pie de página es utilizar el atajo de teclado Ctrl + Alt + F.

Encabezado y pie de página de Google Docs
Encabezados y pies de página en Google Docs

La función Explorar para una búsqueda rápida

Explorar es básicamente una búsqueda web interna de Google Docs. Puedes encontrar esta función en Herramientas. También puedes activarla en la parte inferior derecha mediante el símbolo con el globo de diálogo y la estrella o con el método abreviado Ctrl + Alt + Mayús + I. Introduzca el término de búsqueda en el campo de búsqueda de la ventana Explorar: se mostrarán los resultados adecuados en las categorías Web, Imágenes y Unidad.

La función Explorar de Google Docs para la investigación
La función Explorar está pensada para la investigación.

Ortografía y gramática

Si deseas utilizar la función interna de revisión ortográfica y gramatical de Google Docs, la encontrarás en Herramientas. Una vez activada, puedes utilizarla para saltar de un (supuesto) error al siguiente y aceptar o ignorar el cambio sugerido.

Corrección ortográfica y gramatical en Google Docs
Si lo deseas, puedes activar el corrector ortográfico y gramatical.

Traducir un documento con Google Docs

La función de traducción de Google Docs también se encuentra en Herramientas. Si la utilizas, tienes que introducir el idioma de destino y el nombre del nuevo documento en la ventana correspondiente. A continuación, la aplicación traducirá todo el texto. Parece ofrecer resultados al menos aceptables, que sin duda deberán editarse manualmente después.

La función de traducción de Google Docs
La aplicación te ofrece una función de traducción.

Insertar marca de agua

La función para marcas de agua es todavía relativamente nueva y se encuentra en la pestaña Insertar. Aquí puede elegir si desea crear una marca de agua basada en texto o en una imagen. En el caso del texto, puede especificar el contenido del mismo, así como su fuente, formato, transparencia y alineación. El resultado es el siguiente:

La marca de agua en Google Docs
También puedes insertar marcas de agua en Google Docs.

Guardar como DOCX para Word

Si prefieres seguir trabajando en tu documento en Word o guardarlo localmente en tu ordenador, puedes guardarlo como DOCX en Archivo y Descargar. Se adoptarán tus estilos estándar, como el formato de los encabezados.

En general, merece la pena echar un vistazo a la zona de descargas. Actualmente puedes descargar documentos en formato DOCX, ODT, RTF, PDF, TEXTO, HTML y EPUB.

Guardar documentos de Google Docs como DOCX para Word
Puedes descargar tu documento de Google Docs en varios formatos.

Vea nuestro vídeo de formación sobre Google Docs

¿Quieres saber más sobre Google Docs? Echa un vistazo a nuestro vídeo de formación sobre la aplicación. En él, Tobias Becker te muestra cómo dar formato a tus documentos, trabajar con tablas, imágenes y gráficos, insertar dibujos y utilizar campos de texto.

Google Docs
Empieza ahora nuestro tutorial de Google Docs y aprende todos los aspectos básicos importantes del uso de la aplicación web.

Esperamos que hayas aprendido algunos consejos valiosos y que te diviertas y disfrutes trabajando con Google Docs o incluso que lo pruebes por primera vez.

Publicado el de Dr. Jens Hammerschmidt
Publicado el: En Dr. Jens Hammerschmidt
Diario sobre las llaves de TutKit.com.
Volver a la vista general