Crear una tabla de referencia de búsqueda efectiva en Access con PLZ y Ort

La gestión de datos en Access puede llevar a problemas inesperados, especialmente cuando se trata del cumplimiento de las formas normales. A menudo nos encontramos en la situación de almacenar datos de manera redundante o representarlos incorrectamente. En este tutorial, te mostraré cómo crear una tabla de referencia de búsqueda para la efectiva gestión de códigos postales (PLZ) y localidades. Esto no solo mejorará la integridad de los datos de tus bases de datos, sino que también reducirá significativamente la probabilidad de errores y duplicados.

Principales conclusiones

• La creación de una tabla de referencia para códigos postales y localidades mejora la calidad de los datos.
• Utilizando tipos de datos correctos se previenen errores en la entrada.
• Los campos redundantes se pueden eliminar mediante enlaces, simplificando la base de datos.

Guía paso a paso

Primero, es posible que ya hayas creado tus tablas, pero has violado algunas formas normales. Esto afecta tanto a la base de datos de clientes como a la de conductores. Por ejemplo, si ingresas el código postal y la localidad correspondiente en la base de datos de clientes, esto puede llevar a duplicados. Para evitar tales errores, debemos crear una tabla de referencia.

Identificación de áreas problemáticas

Ve a la vista de diseño de la base de datos de clientes. Aquí notarás que el código postal del cliente y la localidad están juntos en un registro. Esto significa que deberías definir el campo para el código postal no solo como un simple número, sino como un campo de texto, para poder capturar correctamente códigos postales extranjeros.

Definir correctamente los tipos de datos

Deberías cambiar el campo para el código postal a "texto corto". De esta manera, te aseguras de que también se puedan almacenar correctamente códigos postales de países como Holanda o Inglaterra. El campo correspondiente para la localidad también debería ser definido con el tipo de dato "texto corto". Mientras que en Alemania la mayoría de los códigos postales constan de cinco dígitos, algunos internacionalmente pueden ser más largos.

Requisitos para la tabla de referencia

Para optimizar la base de datos, es importante que los tipos de datos de los campos de referencia coincidan. En la tabla de referencia, el campo código postal también debe configurarse como "texto corto". Establece el tamaño del campo de acuerdo con los requisitos; en Alemania, los códigos postales normalmente no son más largos que diez caracteres.

Creación de la tabla de referencia

Crea una nueva tabla llamada "Código Postal" y define los campos necesarios. Añade un campo para el código postal y otro para la localidad. No olvides marcar el código postal como clave primaria para evitar duplicados. Así estableces una base clara para tu base de datos.

Vinculación de la tabla de referencia

Después de haber creado la tabla de referencia, podemos insertar las localidades y los códigos postales de la tabla de referencia en la base de datos de conductores y en la base de datos de clientes. Esto se logra estableciendo una relación entre las tablas, para que puedas acceder directamente al código postal.

Resumen – Crear códigos postales y localidades efectivamente en Access como tabla de referencia

En este tutorial, has aprendido cuán importante es una base de datos estructurada y cómo, mediante la implementación de una tabla de referencia para códigos postales y localidades, puedes asegurar la integridad de los datos. También has aprendido cómo elegir los tipos de datos correctos y qué pasos son necesarios para crear la tabla de referencia. Con esta metodología, no solo puedes mejorar tu base de datos, sino también hacerla a prueba de futuro, evitando la redundancia de datos propensa a errores.