La documentación efectiva de las reuniones es esencial. Especialmente en reuniones internacionales o en inglés puede ser un desafío capturar la información más importante. La herramienta Otter.ai ofrece una solución práctica al grabar automáticamente las conversaciones y convertirlas en texto. En esta guía te mostraré cómo puedes aprovechar al máximo Otter.ai para documentar eficientemente tus reuniones en línea.
Conclusiones clave
Otter.ai es una herramienta potente que no solo documenta las conversaciones durante las reuniones, sino que también identifica quién habla y lo que se dice. Funciona con plataformas como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams, y permite buscar palabras clave en las grabaciones. De esta manera, siempre tienes una visión general y puedes acceder a la información en cualquier momento.
Instrucciones paso a paso
Paso 1: Registro en Otter.ai
Para utilizar la herramienta, primero debes registrarte en Otter.ai. Ve al sitio web de Otter.ai y haz clic en "Registrarse". A continuación, verás cómo luce la página de registro.
Una vez registrado, tendrás acceso a tu panel de control, que proporciona todas las funciones necesarias. Aquí puedes gestionar tus conversaciones y planificar nuevas reuniones.
Paso 2: Conectar con tu herramienta de reuniones
Otter.ai se integra perfectamente con herramientas de reuniones comunes. Después de registrarte, tendrás la opción de, por ejemplo, conectar Zoom con Otter.ai. Busca en la configuración la opción "Integraciones" y selecciona "Zoom". La siguiente captura de pantalla muestra este proceso de integración.
Sigue las instrucciones mostradas para establecer la conexión. Esto permite que Otter.ai participe automáticamente en tus reuniones de Zoom y las grabe una vez que comiencen.
Paso 3: Preparar la reunión
Antes de grabar una reunión, es útil tener a mano la URL de la reunión. Simplemente ve a tu reunión de Zoom y copia el enlace de la invitación. Pega este enlace en Otter.ai para planificar la reunión. La captura de pantalla que sigue muestra cómo es este campo de entrada.
Aquí puedes agregar detalles específicos a la reunión, como fecha y hora, para asegurarte de que la grabación comience a tiempo.
Paso 4: Grabar la reunión
Ahora estás listo para grabar tu reunión. Asegúrate de activar la grabación en Otter.ai antes de comenzar la reunión. Un simple clic en "Grabar" es suficiente para iniciar la grabación. La captura de pantalla muestra este botón en la interfaz de usuario.
Una vez que comience la reunión, Otter.ai iniciará automáticamente la transcripción y registrará quién habla y qué se dice. Esto es especialmente útil para rastrear quién contribuyó con qué información.
Paso 5: Después de la reunión
Después de la reunión, puedes revisar la grabación en Otter.ai. Puedes buscar toda la conversación, buscar palabras clave específicas y editar el contenido. Esto te ayuda a encontrar rápidamente la información relevante. La siguiente captura de pantalla muestra cómo es el diseño de las conversaciones guardadas.
Gracias a la función de búsqueda, puedes buscar temas específicos tratados durante la reunión, como "adquisición de clientes". Esto es una ventaja incalculable si deseas repasar reuniones anteriores.
Paso 6: Compartir las grabaciones
Otter.ai también te permite compartir las grabaciones si deseas intercambiar notas con colegas o miembros del equipo. Simplemente puedes copiar el enlace de tu grabación y enviarlo. Un ejemplo del botón de compartir se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Compartir la información es una excelente manera de asegurar que todos los miembros del equipo tengan acceso a los temas discutidos y que nada importante se pierda.
Resumen
Otter.ai es una herramienta innovadora que te permite grabar y documentar de manera eficiente las reuniones en línea. Con su ayuda, puedes ahorrarte la tarea de tomar notas durante las reuniones y enfocarte en el contenido. Al integrarse fácilmente en plataformas de reuniones como Zoom, puedes acceder a la información importante en cualquier momento.
Preguntas frecuentes
¿Qué es Otter.ai?Otter.ai es una herramienta que graba las reuniones en línea y las convierte en texto.
¿Cómo funciona Otter.ai?Graba conversaciones, reconoce hablantes y transcribe automáticamente el contenido.
¿Puedo utilizar Otter.ai con Zoom?Sí, Otter.ai se integra sin problema con Zoom y otras plataformas de reuniones.
¿Cómo puedo acceder a las grabaciones?Después de la reunión, puedes ver todas las grabaciones en tu panel de Otter.ai.
¿Otter.ai tiene algún costo?Otter.ai ofrece una versión gratuita con limitaciones, así como planes de pago con funciones avanzadas.
