Compartir en Google Sheets hecho fácil

En este tutorial aprenderás cómo compartir tu hoja de cálculo de Google finalizada con tus colegas. La capacidad de compartir la tabla para su uso conjunto permite una colaboración eficiente y una mejor gestión de la información. Ya sea para análisis de datos o intercambio de información, con unos pocos clics puedes dar acceso a otros a tu trabajo. ¡Vamos a empezar!

Aspectos clave

• Puedes compartir hojas de cálculo de Google con diferentes permisos: Visor, Comentarista y Colaborador.
• Tienes la opción de agregar personas por su dirección de correo electrónico, ya sea una dirección de Gmail o no.
• A través de la opción de archivo, también puedes enviar tu hoja por correo electrónico o exportarla en diferentes formatos.

Guía paso a paso

Paso 1: Activar la opción de compartir

Para compartir tu hoja de cálculo de Google con los colegas, primero ve arriba a la derecha y haz clic en el botón "Compartir". Aquí podrás abrir el cuadro de diálogo de compartir y ver que el archivo solo es visible para ti hasta ahora.

Paso 2: Agregar personas

Haz clic en el botón verde "Compartir". Ahora tendrás la opción de agregar direcciones de correo electrónico de personas. Por ejemplo, puedes ingresar una dirección de correo alternativa tuya o la de un colega. Es importante tener en cuenta que no necesariamente tiene que ser una dirección de Gmail.

Paso 3: Activar notificaciones

Aquí también podrás decidir si quieres que el colega reciba una notificación. Tienes la opción de agregar un mensaje corto para dar información o explicar por qué estás compartiendo el archivo.

Paso 4: Definir permisos

Al compartir, tendrás tres opciones de permisos: Visor, Comentarista y Colaborador. Un Visor solo puede ver los datos sin hacer cambios. Un Comentarista también solo puede ver los datos, pero tiene la opción de agregar comentarios. Un Colaborador puede editar el archivo en su totalidad. Piensa bien en qué tipo de acceso quieres otorgar a tu colega.

Paso 5: Confirmar la compartición

Una vez que hayas establecido las personas y sus permisos, haz clic en "Enviar". El colega recibirá un correo electrónico con el enlace al archivo, y podrás ver en cualquier momento en la vista general quién tiene acceso a tu tabla de Google.

Paso 6: Gestionar personas

Si es necesario, puedes agregar cualquier cantidad de personas o cambiar el acceso existente. Simplemente haz clic de nuevo en "Compartir" para ver la lista de personas compartidas, y podrás eliminar a cualquier usuario o cambiar su rol.

Paso 7: Enviar archivo por correo electrónico

Otra forma de compartir el archivo es enviarlo por correo electrónico. Haz clic en "Archivo" y luego en "Correo electrónico". Aquí también puedes agregar un mensaje y seleccionar en qué formato deseas enviar el archivo, como PDF o Excel.

Paso 8: Crear un enlace

Además de las opciones de compartir, puedes crear un enlace para la tabla de Google. Haz clic con el botón derecho para agregar el archivo a tu barra de favoritos o utiliza la opción "Crear enlace" en la barra de herramientas. Luego puedes guardar este enlace en tu escritorio para acceder rápidamente a tu hoja de cálculo de Google.

Resumen

En este tutorial has aprendido cómo compartir tus hojas de cálculo de Google con tus colegas, asignándoles diferentes permisos. Ya sea que solo quieras proporcionar el archivo para ver o permitir la edición, los pasos son rápidos y fáciles de seguir. Utiliza la función de compartir para colaborar de manera más efectiva.