En un entorno laboral cada vez más digitalizado, la colaboración en documentos y proyectos es indispensable. Google Sheets ofrece una excelente plataforma para trabajar en tiempo real con colegas. En esta guía aprenderás cómo compartir una hoja de cálculo de Google y trabajar junto con otros en un documento. Esto no solo permite una edición eficiente, sino también una comunicación fluida entre los miembros del equipo.
Principales conclusiones
- Google Sheets permite la edición simultánea de documentos por varios usuarios.
- Puedes otorgar diferentes derechos de edición a usuarios específicos.
- Existen funciones de comunicación dentro de Google Sheets a través de Google Hangouts.
Guía paso a paso
Compartir hoja de cálculo de Google
Para comenzar la colaboración, debes compartir la hoja de cálculo de Google. Haz clic en el botón "Compartir" en la esquina superior derecha.
Luego se abrirá una ventana donde puedes ingresar las direcciones de correo electrónico de tus colegas. Por ejemplo, si deseas agregar a Tobias, simplemente ingresa su dirección.
Luego debes decidir qué derechos tendrá Tobias: "Observador", "Comentarista" o "Colaborador". Para nuestros propósitos, tiene sentido otorgarle el derecho como "Colaborador".
Pulsa en "Enviar" para enviar la invitación. En un momento posterior, puedes agregar más personas o grupos.
Edición simultánea
Cuando Tobias abra el documento, verás en tu hoja de cálculo de Google que él está en el documento. Puedes ver en la pestaña superior que otro usuario está activo.
Una ventaja crucial de esta función es que puedes ver en tiempo real dónde se encuentra el otro usuario en el documento. Tu cursor te mostrará en qué celda estás trabajando actualmente.
Por ejemplo, ves tu posición en la celda azul F58, mientras Tobias trabaja en la celda B2. Si cambia de celda, esto se actualizará de inmediato en tu pantalla.
Seguir cambios en tiempo real
Además de la edición simultánea, también puedes ver los cambios que realizan los demás usuarios. Si Tobias ingresa una fórmula en la celda C1, verás de inmediato lo que está haciendo.
Puedes verificar qué función ha ingresado y al revisarla, verás que la fórmula es "Interés THM Día NZ".
Esta visualización en tiempo real de los cambios fomenta la colaboración y asegura que tú y tus colegas estén siempre actualizados.
Mensajes y comunicación
Otra característica útil es la capacidad de enviar mensajes dentro del documento. Puedes agregar un mensaje para informar a Tobias o dejar un comentario.
Para una comunicación directa, puedes utilizar Google Hangouts. De esta manera, puedes iniciar una llamada o intercambiar mensajes a través de la plataforma.
Para enviar una invitación al chat, simplemente escribe en el campo de mensajes: "Vamos a chatear en Google Hangouts, por favor". Con este paso, pasarás de Google Sheets a una plataforma de videoconferencia adecuada.
De esta manera, no solo puedes trabajar de manera eficiente basándote en documentos, sino también mantener el intercambio personal cuando sea necesario.
Resumen
En esta guía, has aprendido los pasos básicos para colaborar con colegas en Google Sheets. Ahora sabes cómo compartir un documento, seguir ediciones simultáneas y comunicarte con tus colegas a través de Google Hangouts. Estas funciones ayudan a aumentar la eficiencia y el flujo de información en tu equipo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo compartir una hoja de cálculo de Google?Haz clic en "Compartir" e introduce las direcciones de correo electrónico de las personas deseadas.
¿Qué derechos de edición puedo otorgar a un usuario?Puedes asignar a los usuarios los roles de "Observador", "Comentarista" o "Colaborador".
¿Cómo puedo ver dónde se encuentran mis colegas en el documento?Puedes ver su ubicación cuando estén trabajando en el documento con el cursor.
¿Puedo comunicarme en Google Sheets?Sí, puedes añadir mensajes en Google Sheets y utilizar Google Hangouts para chats directos o llamadas.
