Zoom ofrece una forma sencilla y efectiva de planificar reuniones e invitar a los participantes de forma selectiva. En esta guía aprenderás cómo planificar una reunión de Zoom y enviar el enlace correspondiente por correo electrónico.
Principales conclusiones
- La planificación adecuada es crucial para el éxito de una reunión.
- Puedes establecer detalles de la reunión como la fecha, hora y participantes.
- La capacidad de enviar enlaces por correo electrónico ayuda a informar rápida y eficientemente a tus participantes.
Guía paso a paso
Para planificar una reunión de Zoom, sigue estos pasos:
1. Planificar la reunión de Zoom
Abre la aplicación de Zoom y elige la opción "Planificar". Serás redirigido a una nueva ventana donde podrás establecer los detalles de la reunión.
2. Establecer el título de la reunión
El primer campo que debes completar es el título de la reunión. Este debe incluir un tema claro y preciso para que todos los participantes invitados sepan de qué se trata. Por ejemplo, podrías escribir "Reunión de proyecto de julio" o "Planificación de proyecto XY".
3. Seleccionar fecha y hora
Selecciona la fecha y hora de tu reunión. Puedes programar una fecha futura, por ejemplo, el 31 de octubre de 2023 a las 10:00. Asegúrate también de estimar la duración aproximada de la reunión, en este caso podrías reservar una hora.
4. Configurar reuniones recurrentes
Si deseas programar una reunión regular, tienes la opción de configurarla como una reunión recurrente. Por ejemplo, puedes establecer que esta reunión se realice todos los sábados a las 10:00. Sin embargo, en la mayoría de los casos esto es opcional y depende de tus necesidades.
5. Establecer la zona horaria
Asegúrate de seleccionar la zona horaria correcta. En este ejemplo, seleccionas la zona horaria "París", que es relevante para la mayoría de los europeos.
6. Configurar ID de reunión y código de seguridad
La ID de reunión se crea automáticamente. También puedes agregar un código de seguridad para garantizar un nivel adicional de seguridad. Este código se necesitará si los participantes desean unirse por teléfono o sistemas de conferencia.
7. Configurar la sala de espera
La sala de espera es una función interesante que te permite controlar a los participantes antes de que entren a la reunión. Puedes activar o desactivar la sala de espera. Si está activada, deberás aceptar a cada participante antes de que puedan entrar.
8. Establecer configuraciones de vídeo
Decide si tanto el anfitrión como los participantes deben activar el video cuando comience la reunión. Esto puede ser especialmente útil si una persona planea la reunión pero no participará en ella.
9. Seleccionar opciones de calendario
Elige qué calendario deseas utilizar para recordatorios. Puedes elegir entre Outlook, Google Calendar y otras opciones. En este caso, has elegido Outlook.
10. Personalizar ajustes avanzados
En los ajustes avanzados, puedes establecer más condiciones, como permitir que los participantes ingresen a la reunión antes que el anfitrión. Aquí también debes activar la opción de silenciar automáticamente a los nuevos participantes al unirse.
11. Guardar la reunión
Una vez que hayas realizado todos los ajustes, haz clic en "Guardar". La reunión se creará y tendrás la opción de mostrar el enlace para la reunión.
12. Enviar enlace por correo electrónico
Para enviar el enlace, puedes copiarlo y enviar un correo electrónico a los participantes invitados. También puedes utilizar la función dentro de Zoom para invitar directamente a personas, sin embargo, a veces esto puede tener errores. Es recomendable copiar y enviar manualmente el enlace en tu propio correo electrónico para asegurarte de que todos los participantes lo reciban a tiempo.
13. Confirmar envío por correo electrónico
Ve a tu programa de correo electrónico y confirma que la invitación se ha enviado con éxito. Puedes enviar el enlace directamente a las personas que has invitado, escribiendo un correo electrónico personalizado.
14. Participar en la reunión
Ahora todo está listo y las personas invitadas pueden unirse a la reunión. A través del enlace que has enviado, cada persona llegará directamente a la reunión.
Resumen
Con estos pasos, podrás planificar eficazmente una reunión en Zoom y asegurarte de que todos los participantes sean informados a tiempo. Las diferentes opciones y ajustes te ayudarán a organizar la reunión de manera eficiente y organizada.
Preguntas frecuentes
Cómo puedo planificar una reunión en Zoom?Puedes planificar una reunión abriendo la aplicación de Zoom, seleccionando la opción "Planificar" e ingresando los detalles necesarios.
Puedo crear una reunión recurrente?Sí, durante la planificación tienes la opción de configurar una reunión como recurrente.
Cómo envío el enlace de la reunión por correo electrónico?Puedes copiar el enlace y pegarlo manualmente en un correo electrónico o enviar la invitación directamente a través de Zoom. Se recomienda enviar el enlace manualmente para asegurarse de que llegue.
Qué es la sala de espera?La sala de espera es una función que te permite controlar cuándo los participantes pueden unirse a la reunión. Debes aceptar a estos participantes antes de que entren.
Cómo puedo silenciar a los participantes?Puedes configurar en la configuración avanzada que los nuevos participantes se silencien automáticamente al unirse.
