En este tutorial aprenderás paso a paso cómo crear y ajustar una tabla dinámica en Excel. La lección se basa en un ejercicio práctico y explica cómo preparar los datos, crear una tabla dinámica y ajustarla para optimizar tu análisis. Este proceso es fundamental para evaluar los datos de manera efectiva y obtener información relevante. ¡Comencemos!
Principales conclusiones
- Una tabla dinámica exitosa requiere una base de datos consistente y bien estructurada.
- Celdas o columnas vacías pueden interferir en el análisis y deben ser eliminadas.
- Las tablas dinámicas permiten consolidar datos de manera efectiva y presentarlos en diferentes formatos.
- El diseño de la tabla dinámica puede ser ajustado fácilmente para lograr una mejor representación visual.
Instrucciones paso a paso
Ajuste de la base de datos
En el primer paso, se trata de optimizar la base de datos. Aquí tenemos un conjunto de datos sin procesar de una empresa de hardware que se centra en las ventas de las diferentes áreas comerciales. Verás que hay columnas y celdas vacías que pueden interferir en el análisis.
Para empezar, elimina las columnas vacías. Para ello, presiona Ctrl + - o haz clic derecho y selecciona "Eliminar celdas". Asegúrate también de eliminar las celdas vacías que puedan afectar la estructura de los datos.
Para estructurar uniformemente los datos, selecciona toda la base de datos con Ctrl + Shift + Flecha abajo. Luego, arrastra las celdas seleccionadas al borde de la base de datos para optimizar la estructura.
Formatear los datos como tabla
Ahora que la estructura de datos está optimizada, debes formatear los datos como tabla. Selecciona toda la base de datos nuevamente presionando Ctrl + A. Luego presiona Ctrl + T o ve a "Dar formato como tabla".
Elige un formato apropiado, como el azul claro. Asegúrate de incluir los encabezados. Una vez que lo hagas, el formato será visible en las herramientas de tabla.
Creación de la tabla dinámica
Ahora es el momento de crear la tabla dinámica. Haz clic en cualquier parte de la tabla para hacer visibles las herramientas de tabla y la opción "Tabla dinámica". Alternativamente, también puedes ir a la pestaña "Insertar" y seleccionar "Tabla dinámica". Se seleccionará automáticamente toda la tabla y podrás crear la tabla dinámica en una nueva hoja de trabajo.
Ahora ya tienes la tabla dinámica vacía lista. Para hacerla más clara, cambia el nombre de la hoja de trabajo haciendo clic derecho en la pestaña y seleccionando "Renombrar". Llama a la hoja "Análisis pivote" y destácala con un color para resaltar la pestaña.
Analizar ventas por categorías
Ahora deseas crear una visión general de las ventas por categorías. Haz clic en la tabla dinámica. En el lado derecho deberías ver los campos de la tabla dinámica. Arrastra las ventas de portátiles, smartphones y tablets al área de valores.
Puedes agregar una fila adicional para ver las ventas totales consolidadas. Formatea los resultados agregando el separador de miles y eliminando los decimales. Ahora deberías ver claramente las cifras de ventas.
Crear otra visión general
En el siguiente paso, crearemos otra visión general de las ventas desglosadas por ciudades de venta. Haz clic de nuevo en la tabla dinámica. Para crear la segunda visión general, puedes crear una nueva tabla dinámica o copiar la existente (Ctrl + C) y pegarla en otra área (Ctrl + V).
Luego, arrastra las regiones de venta a los campos de fila de la tabla dinámica para obtener el desglose deseado.
Calcular los ingresos promedio
Ahora se trata de calcular los ingresos promedio. Puedes seguir utilizando la segunda tabla dinámica. Cópiala de nuevo. Haz clic en los valores y selecciona "Configuración de campo de valor" para cambiar el resumen a "Promedio". Ahora verás los ingresos promedio desglosados por áreas empresariales y regiones de venta.
Ajustar el diseño de las tablas dinámicas
En el último paso, querrás diseñar visualmente el diseño de tus tablas dinámicas. Cambia a una tabla dinámica y ve a las herramientas de tabla dinámica. Selecciona el diseño y ajusta los colores para que aparezcan en verde oscuro. Esto garantizará una representación visual consistente y atractiva de tus datos.
Mover la tabla dinámica a una nueva pestaña de trabajo
Para optimizar el espacio de la última tabla dinámica, debes moverla a una nueva pestaña de trabajo. Selecciona toda la tabla dinámica, ve a "Tabla dinámica" y elige "Mover". Dales a la nueva pestaña de trabajo el nombre correspondiente.
Duplicar y vaciar el contenido de la tabla dinámica
Finalmente, después de haber realizado todos los ajustes, querrás copiar la tabla dinámica y vaciar su contenido. Selecciona toda la tabla, cópiala y pégala en el lugar deseado. Luego borra todo el contenido para que quede una tabla dinámica vacía.
Resumen
Has completado con éxito las 10 tareas. Si sigues los pasos presentados, podrás crear y ajustar tus propias tablas dinámicas de manera efectiva. Tómate el tiempo para experimentar con las diferentes funciones que ofrece Excel. Ahora pasa a la siguiente sección, que trata sobre las diversas opciones de visualización de las tablas dinámicas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo elimino filas vacías en Excel?Puedes eliminar filas vacías marcándolas y luego presionando las teclas Ctrl + - o haciendo clic derecho en la celda marcada y seleccionando "Eliminar celdas".
¿Cómo formateo datos como tabla en Excel?Marca los datos y presiona Ctrl + T. Luego elige el formato de tabla deseado y asegúrate de que las cabeceras estén seleccionadas.
¿Puedo duplicar una tabla dinámica?Sí, puedes copiar una tabla dinámica seleccionándola y presionando Ctrl + C, luego pégala en el lugar deseado.
¿Cómo puedo cambiar los colores de una tabla dinámica?Ve a las herramientas de tabla dinámica, elige el diseño y ajusta los colores según tus preferencias.
¿Qué hago si mi tabla dinámica no se actualiza?Asegúrate de actualizar la fuente de la tabla dinámica. Haz clic derecho en la tabla dinámica y selecciona "Actualizar".
