Tablas dinámicas en Excel: Preparación y exportación de datos

Bienvenido a esta extensa guía en la que aprenderás todo sobre la preparación de datos, la clasificación y la exportación de tablas dinámicas en Excel. Las tablas dinámicas son una poderosa herramienta para el análisis y visualización de datos. Esta guía te llevará a través de los últimos pasos de un proyecto en el que aprendiste a crear y personalizar tablas dinámicas para extraer información valiosa de datos en bruto. Al final de esta guía, podrás procesar y presentar tus datos de manera profesional.

Principales conclusiones

• Aprenderás a preparar datos en Excel.
• Aprenderás a clasificar las tablas dinámicas según criterios específicos.
• Se explicará paso a paso la exportación de datos de las tablas dinámicas.
• Las agrupaciones ayudan a mantener la claridad de los datos.

Instrucciones paso a paso

Primero, debemos insertar los datos en bruto en nuestro documento de Excel. Puedes hacerlo fácilmente yendo a la tabla donde se guardan tus datos, luego seleccionando la función "Herramientas de tabla" y optando por "Tabla dinámica". Esto abrirá una nueva hoja de cálculo donde podrás crear tu tabla dinámica.

Luego, defines el rango donde se ubicará tu tabla dinámica. En nuestro ejemplo, los números se colocarán alrededor de la fila 5. Para analizar eficientemente los datos de ventas, arrastra los grupos logísticos al área de filas de la tabla dinámica. Es importante formatear normalmente los valores para que se muestren como números con un separador de miles.

Para que la tabla dinámica esté organizada y clara, ordena los datos desglosados. Esto se hace fácilmente en la pestaña "Datos". Allí puedes seleccionar la opción de Orden Ascendente. Esto llevará la venta más baja a la cima de tu análisis, lo que te ayudará a interpretar los datos más rápidamente.

Ahora queremos hacer una agrupación para analizar mejor los datos. Primero, verificamos la cantidad de valores que tenemos. En nuestro ejemplo, esto se puede hacer con la combinación de teclas Control + Mayús + Flecha arriba. Así verificamos que tenemos un total de 598 valores. Para agruparlos uniformemente, dividimos esta cifra por 2 y obtenemos así dos grupos de 299 valores cada uno.

Selecciona los primeros 299 valores para formar el primer grupo. Luego haz clic en "Agrupar selección". De esta manera organizas los valores en una estructura clara. Puedes crear el segundo grupo de manera similar seleccionando los valores restantes y haciendo clic en "Agrupar selección". Ahora tienes dos grupos que te facilitarán mucho el análisis de las ventas.

Ahora pasamos a la siguiente tarea: la exportación de datos. Quieres exportar los resultados a diferentes países. Esto también se hace a través de una nueva tabla dinámica, que puedes crear nuevamente con "Resumir tabla dinámica". Selecciona el rango de salida y arrastra las diferentes regiones al área de filas de la nueva tabla dinámica. Ahora podrás analizar las ventas por cada país.

Para crear informes detallados para cada uno de los países, basta con hacer doble clic en los valores de ventas en la tabla dinámica. Esto abrirá una vista detallada donde se enumeran toda la información relevante, incluyendo ventas, costos y otras dimensiones. Puedes renombrar los informes individuales para aumentar la claridad.

Repite este proceso para los otros países y renombra los informes respectivos. Este método te permite crear información personalizada para diferentes departamentos dentro de tu organización. Tus colegas pueden obtener fácilmente el informe que necesitan para sus análisis.

Si quieres extraer los datos deseados para un país específico, selecciona los números relevantes y puedes exportarlos ya sea a una nueva hoja de cálculo o a un nuevo libro de Excel. De esta manera, tendrás la posibilidad de enviar estos datos a los otros departamentos.

Para terminar, queremos resumir los informes creados. Aprovecha la oportunidad de resumir los datos que están formateados automáticamente como una tabla en una nueva tabla dinámica. De esta manera, podrás resumir rápidamente toda la información necesaria sobre los diferentes países.

Has completado con éxito todas las tareas. Repasa los pasos nuevamente para afianzar tu conocimiento y convertirte en un experto en tablas dinámicas de Excel. Ha sido un placer guiarte a través de esta lección y espero que hayas podido aprender mucho de este tutorial.

Resumen

En este tutorial has aprendido el método para preparar datos, ordenar y exportar tablas dinámicas en Excel. Con estas habilidades, puedes analizar y presentar datos de manera eficiente.