Excel es una herramienta versátil para la edición de datos. Es especialmente útil la posibilidad de vincular información entre diferentes archivos de Excel. En este tutorial aprenderás cómo crear referencias desde archivos de Excel externos y trabajar eficientemente con varias fuentes de archivos.
Principales conclusiones
- Las referencias a archivos de Excel externos permiten almacenar datos de forma centralizada y acceder a ellos en diferentes archivos.
- Los cambios en una fuente afectan automáticamente a todos los archivos vinculados cuando estos están abiertos.
- Excel puede actualizar las conexiones automáticamente, lo que te ahorra tiempo y esfuerzo.
Guía paso a paso
Paso 1: Crear un nuevo archivo de Excel
Primero debes crear un nuevo archivo de Excel para importar los valores. Abre tu programa de Excel y haz clic en "Nuevo" y luego en "Libro en blanco".
Paso 2: Preparar los datos
Ahora copia los datos de interés de tu archivo original. Selecciona las celdas que contienen los valores necesarios y presiona Ctrl + C para copiarlos. Luego ve al nuevo libro de trabajo y pega los datos con Ctrl + V.
Paso 3: Definir nombres de archivos y ubicación de almacenamiento
Da un nombre al nuevo archivo llamándolo "Intereses 2016" y guárdalo en un lugar de fácil acceso, como tu escritorio. Asegúrate de guardar el archivo en formato Excel.
Paso 4: Preparar la hoja original
Vuelve al archivo original y elimina la hoja con la que estabas trabajando. Esto asegurará que solo estés trabajando con los valores necesarios actualmente y no tengas vinculaciones o residuos de datos innecesarios.
Paso 5: Establecer la vinculación con el nuevo archivo
Para utilizar los intereses del archivo recién guardado, ve al enlace de celdas en tu archivo actual. Comienza haciendo clic con el botón derecho en la celda donde deseas insertar la referencia. Selecciona "Pegar fórmula" y navega hasta tu archivo "Intereses 2016" que acabas de crear.
Paso 6: Insertar la referencia de celda
Al abrir la hoja "Intereses 2016", puedes seleccionar la celda específica (por ejemplo, A2) que contiene el valor deseado. Después de seleccionar la celda, haz clic en "Aceptar" o presiona "Enter" para crear la vinculación.
Paso 7: Ajustar las referencias de celdas
Una vez insertada la referencia de celda, notarás que Excel la establece como un valor absoluto. Puedes cambiar esto modificando la fórmula para que sea un valor relativo, lo que facilitará su manejo en otras celdas.
Paso 8: Relleno automático
Utiliza la función de auto rellenado de Excel para copiar las fórmulas en otras celdas. Arrastra el pequeño cuadrado en la esquina de la celda seleccionada hacia abajo para repetir los patrones básicos.
Paso 9: Establecer referencias a otras tablas
Si deseas agregar una segunda tabla para 2015, crea una nueva hoja y repite los pasos anteriores para agregar los nuevos valores del archivo "Intereses 2015". Esto te permite comparar diferentes datos de intereses entre sí.
Paso 10: Actualizar las vinculaciones
Recuerda guardar todos los documentos. Si realizas cambios en los archivos "Intereses 2016" o "Intereses 2015", asegúrate de abrir el archivo principal que contiene todas las vinculaciones para obtener los datos más recientes.
Resumen
En este tutorial has aprendido varios pasos para establecer vínculos entre múltiples archivos de Excel. Ahora puedes centralizar datos y acceder eficientemente a ellos, lo que facilitará considerablemente tu trabajo. Recuerda actualizar los archivos regularmente para mantenerlos al día con los cambios más recientes.
Preguntas frecuentes
¿Cómo creo un vínculo con un archivo de Excel externo?Copia las celdas deseadas, abre el archivo de destino, haz clic en la celda para el vínculo y luego inserta la fórmula con el vínculo al archivo externo.
¿Qué sucede si modifico las celdas en el archivo externo?Si el archivo de destino está abierto, los cambios se actualizarán automáticamente en el archivo principal una vez que lo abras.
¿Puedo vincular múltiples archivos externos?Sí, puedes vincular tantos archivos externos como desees, siempre y cuando establezcas correctamente los vínculos de las celdas correspondientes.
¿Funciona el vínculo si el archivo externo está cerrado?Sí, los valores se actualizarán al abrir el archivo que contiene los vínculos, pero puede haber un retraso en la obtención de los datos más recientes.
