Comparar valores en Excel

Comparar valores en Excel te ofrece una manera efectiva de garantizar consistencia y precisión en tus datos. Es especialmente importante en áreas como el control y la ventas saber si ciertos valores se encuentran en una tabla de referencia. En esta guía aprenderás paso a paso cómo realizar estas comparaciones en Excel. Verás cómo aplicar las fórmulas correspondientes y cómo resaltar visualmente las diferencias.

Aspectos clave

• Puedes utilizar la fórmula de comparación en Excel para verificar si un valor existe en una tabla de referencia.
• La formato condicional te ayuda a mostrar coincidencias y discrepancias en color.
• La comparación no solo es útil para números de artículo o nombres, sino que se puede aplicar a diferentes campos de datos.

Guía paso a paso

Para comparar los valores en una tabla de referencia, primero necesitas una lista de artículos y una tabla de referencia. A continuación, te explicaré todo el proceso de verificación de valores en Excel.

Paso 1: Crear y preparar tablas

Primero crea tu lista de artículos y tabla de referencia en un documento de Excel. La lista de artículos debe contener toda la información relevante de los artículos, como nombres y cantidades de tus productos. La tabla de referencia es una larga lista de todos los artículos que deseas comparar con tu lista de artículos.

Paso 2: Insertar la fórmula de comparación

Ahora es momento de crear la fórmula de comparación. Inserta en la celda donde deseas ver el resultado de la comparación la fórmula =VERGLEICH(Criterio_buscado;Matriz_de_búsqueda;Tipo_de_comparación). El criterio de búsqueda es el artículo que estás buscando. En nuestro caso, podría ser un papel específico como "Papel 200 g".

Paso 3: Definir la matriz de búsqueda

La matriz de búsqueda es tu tabla de referencia que contiene los valores con los que deseas comparar. Para trabajar con precisión, selecciona toda la columna de nombres de artículos de tu tabla de referencia. Asegúrate de que la tabla de referencia esté preparada correctamente para garantizar comparaciones precisas.

Paso 4: Establecer el tipo de comparación

En el siguiente paso, especifica el tipo de comparación. Aquí utiliza el valor 0 (cero) para una coincidencia exacta. Esta configuración asegura que solo se reconozcan como coincidentes los valores idénticos, lo cual es importante para tu proyecto.

Paso 5: Verificar los resultados

Después de aplicar la fórmula, verifica los resultados en la celda. Si el valor está presente, Excel mostrará la posición en la tabla de referencia. Si el valor no se encuentra, Excel mostrará un error, como "NV".

Paso 6: Utilizar la formato condicional

Para hacer declaraciones visuales sobre los valores encontrados, puedes utilizar la formato condicional. Selecciona la columna donde aparecen los resultados de la comparación y haz clic en "Formato condicional". Allí puedes crear nuevas reglas, como señalar en rojo los valores no encontrados.

Paso 7: Visualizar los resultados de la comparación

Una vez configurada la formato condicional, podrás verificar fácilmente los resultados. Si un valor no está presente en la tabla de referencia, se mostrará adecuadamente. También puedes hacer ajustes adicionales, como resaltar la fuente en negrita o elegir diferentes colores para mejorar la visibilidad.

Paso 8: Probar diferentes valores

Ahora tienes la oportunidad de probar diferentes artículos. Simplemente introduce nuevos valores en el campo de búsqueda para ver si están presentes en la tabla de referencia. Esta funcionalidad te ayuda a detectar cambios o errores en tus datos de manera inmediata.

Paso 9: Documentación y retroalimentación

Es importante documentar el trabajo y aclarar cualquier pregunta. Utiliza el campo de comentarios en Excel para dejar anotaciones o para comunicarte con colegas sobre las discrepancias encontradas. Esto hará que el proceso sea aún más fluido.

Resumen

Comparar valores en una tabla de referencia te ayuda a identificar errores y asegurar la precisión de tus datos. Al aplicar fórmulas de comparación y formato condicional en Excel, puedes vigilar de manera eficiente si los artículos buscados están presentes.