Crear un diagrama de Gantt en Excel

La creación de diagramas de Gantt en Excel es una habilidad valiosa en la gestión de proyectos. Estos diagramas proporcionan una representación visual de los cronogramas del proyecto y te ayudan a mantener el control de las diferentes actividades y su secuencia temporal. Ya sea en la fase de planificación o para monitorear el progreso, un diagrama de Gantt bien diseñado puede marcar la diferencia.

Principales conclusiones

• Los diagramas de Gantt ofrecen una representación visual simple de los procesos del proyecto.
• Indican la duración de las actividades a través de la longitud de las barras.
• Existen dos métodos comunes para crear diagramas de Gantt en Excel: mediante un gráfico de barras apiladas o mediante formato condicional.

Instrucciones paso a paso

Paso 1: Preparar los datos brutos

Antes de comenzar a crear nuestro diagrama de Gantt, es importante preparar los datos brutos adecuadamente. Debes ingresar la información de tiempo de tu proyecto en Excel. El proyecto ambiental incluye una fase de inicio, una fase de implementación y una fase de finalización. Las fechas podrían ser, por ejemplo, desde agosto hasta septiembre de 2020.

Paso 2: Seleccionar el tipo de gráfico

Ahora debes seleccionar el tipo de gráfico adecuado para tu diagrama de Gantt. Abre las opciones de gráficos en Excel y elige el gráfico de barras en 2D. Este será la base de tu diagrama de Gantt.

Paso 3: Agregar la serie de datos

Luego, agregamos las series de datos necesarias para el diagrama de Gantt. Selecciona los datos correspondientes a las fases de inicio y agrega una segunda fila para la duración de las actividades. Asegúrate de seleccionar correctamente el eje vertical para las etiquetas.

Paso 4: Formatear el eje

Para personalizar aún más el diagrama, intercambia el orden de los ejes. Ve a la formateo de ejes y elige la opción de mostrar el eje vertical en orden inverso. Esta visualización mejora la claridad de tu diagrama de Gantt.

Paso 5: Ajustes en los ejes

Cambia el eje horizontal aumentando la cercanía a Alto. Además, puedes cambiar la separación entre las barras al 0% para mejorar la legibilidad del diagrama y lograr un diseño más espacioso.

Paso 6: Ajustar los colores de las barras

Otro ajuste consiste en eliminar el relleno de la primera fila de datos, de modo que solo se muestre gráficamente la duración de las actividades. Permanece la representación de las barras verdes que indican activamente las fases del proyecto.

Paso 7: Agregar un título al diagrama

Ahora es momento de darle un título al diagrama. Agrega un título como "Diagrama de Gantt 1" para facilitar su identificación.

Paso 8: Utilizar formato condicional

Para el segundo método de creación de un diagrama de Gantt en Excel, utilizaremos formato condicional. Comenzamos con los datos brutos que van desde el 1 de enero hasta el 20 de febrero de 2020. Formatea las columnas de manera uniforme y asegúrate de que el texto sea legible.

Paso 9: Crear una nueva regla para el formato condicional

Para crear el diagrama de Gantt usando el formato condicional, ve a las opciones de formato condicional y agrega una nueva regla. Aquí definirás una fórmula para determinar las celdas que deseas formatear.

Paso 10: Introducir y confirmar la fórmula

Ahora introduce la fórmula que formateará las celdas según las fechas de inicio y fin. Es importante asegurarse de tener referencias fijas para que la formatación se aplique correctamente. Escoge un color llamativo para mostrar la duración de las actividades.

Paso 11: Verificar los resultados

Después de establecer las reglas de formato, verifica tu diagrama de Gantt. Asegúrate de que los plazos sean claramente visibles y de que la presentación se mantenga clara.

Resumen

En esta guía has aprendido cómo crear un diagrama de Gantt en Excel. Ya sea a través de un gráfico de barras apiladas o mediante formato condicional, ambas metodologías te ofrecen la posibilidad de visualizar de forma efectiva los cronogramas de proyecto.