Trabajo efectivo con Kanban

El tablero Kanban se ha establecido como una herramienta poderosa en la gestión de proyectos. Después de haber configurado tu tablero, ahora el enfoque está en el manejo efectivo de las tareas. Aquí aprenderás cómo visualizar y gestionar tus tareas de forma similar a las tarjetas para aumentar la eficiencia de tu equipo. Cada elemento de tarjeta debe estar claramente definido para evitar confusiones. Vamos a repasar los pasos necesarios para aprovechar al máximo tu sistema Kanban.

Conclusiones clave

• Utiliza colores y divisiones para organizar tareas por equipos o áreas.
• Integra nombres para claras responsabilidades.
• Realiza revisiones periódicas para maximizar el progreso y la eficiencia.

Paso 1: Crear tareas con tarjetas

Después de haber configurado con éxito tu tablero Kanban, el siguiente paso es la creación de tarjetas para cada tarea individual. Podrías, como ya se indicó en el último video, usar Post-Its. Estas tarjetas deberían estar etiquetadas con verbos de acción o títulos específicos de tareas, como "Plan de marketing" o "Publicidad de producto".

Paso 2: Establecer asignaciones de colores

Para hacer el tablero más claro, recomiendo usar diferentes colores para áreas o equipos distintos. Por ejemplo, el amarillo podría representar el marketing y el rojo la producción. Alternativamente, podrías dividir las tarjetas por equipos. Cuando tu equipo crezca y tal vez estés manejando varias tareas simultáneamente, esta diferenciación visual ayuda a mantener el control.

Paso 3: Especificar y categorizar tareas

Este es el momento de especificar aún más las tarjetas. Es importante definir claramente las tareas o proyectos exactos. Por ejemplo, una tarjeta para el equipo de marketing podría incluir: "Publicidad de producto", "Diseño de embalaje para Producto X" o "Recopilación de feedback de clientes". Cuanto más precisas estén formuladas las tareas, más fácil será mantener el control.

Paso 4: Mover tareas al estado de procesamiento

Ahora que has creado y categorizado tus tarjetas, es hora de trabajar activamente con el tablero Kanban. Supongamos que estás trabajando ahora en la publicidad. Mueves la tarjeta a la columna "En progreso". De esta manera muestras que esa tarea se está realizando activamente. Lo mismo ocurre si un colega está trabajando en el plan de marketing; también se mueve esa tarjeta correspondientemente.

Paso 5: Establecer responsabilidades

Para mantener el control, también es importante especificar quién es responsable de cada tarea. En herramientas en línea, esto suele ser fácil de integrar. En tableros físicos, puede ser útil introducir una placa de identificación adicional para cada tarjeta para que todos sepan quién está trabajando en qué tarea. Esto fomenta la comunicación y el trabajo en equipo.

Paso 6: Realizar revisiones periódicas

Es importante realizar revisiones periódicas para evaluar el progreso de las tareas. Por ejemplo, el gerente de proyecto debería siempre echar un vistazo a las tarjetas que actualmente están en proceso y a aquellas que quizás aún no se han iniciado. De esta manera se puede hacer un seguimiento específico en caso de que haya tareas retrasadas o que necesiten aclaraciones.

Step 7: Collecting Completion and Feedback

At the end of a project cycle, ideally all cards should have landed in the "Done" column. Here, it is evaluated whether all tasks were completed on time and to satisfaction. Feedback from the team is essential to optimize the process for future projects.

Summary

En esta guía has aprendido cómo trabajar efectivamente con un tablero Kanban para administrar tus tareas. Los pasos individuales te ayudan a obtener claridad sobre las responsabilidades y a revisar periódicamente el progreso. Con un tablero Kanban bien estructurado, la eficiencia y la comunicación dentro de tu equipo aumentarán significativamente.