Marcadores gráficos
Además de las herramientas de anotación, Acrobat también ofrece herramientas para realizar marcas gráficas. Las encontrarás en la categoría Marcadores gráficos después de desplegar la barra de anotaciones.
Los iconos de estas herramientas en la barra de anotación ya indican qué formas se pueden dibujar con ellas. También se muestra una breve descripción de la herramienta de marcado al pasar el ratón por encima.
En la fila superior, encontrará herramientas que pueden utilizarse para crear formas cerradas como rectángulos, líneas, flechas y elipses.
Puede utilizar las herramientas de la fila inferior para crear sus propias formas.
Puedes utilizar el lápiz para esbozar formas libres (aunque esto es un poco incómodo con el ratón, funciona mucho mejor con una tableta gráfica) y utilizar la goma de borrar de la derecha para hacer correcciones.
También puedes utilizar la herramienta de selección para marcar posteriormente las marcas gráficas. A continuación, obtendrá un marco de posición que se puede mover y escalar.
Haga doble clic sobre él para abrir una ventana de nota en la que puede escribir un comentario.
Tras minimizar la nota, ésta se añade a la forma como un minisímbolo de nota. El comentario se muestra al pasar el ratón por encima.
Ordenar y filtrar la lista de comentarios
Todos los comentarios y marcadores gráficos se almacenan en la lista de comentarios, además de en la página. Para una perfecta visión de conjunto, se muestran la herramienta utilizada (por ejemplo, lápiz o sustitución de texto), el nombre del autor (muy útil si hay varios colaboradores), la página del respectivo comentario en el documento y la marca de tiempo.
En la parte superior de la lista de comentarios hay un campo para introducir un término que puede utilizarse para buscar en los comentarios. Haciendo clic en el pequeño símbolo de ordenación, puede ajustar la lógica del orden en que se muestran los comentarios en la lista.
Haciendo clic en el pequeño icono de la derecha, también puede filtrar los comentarios según criterios como el tipo (esto se refiere a las diferentes herramientas de comentario y marcado), el revisor y el estado para obtener una visión general más rápida.
Exportar comentarios
Hay un pequeño botón de opciones en la parte superior derecha de la lista de comentarios. Al hacer clic en él, se abre un menú con más comandos. Con la opción Exportar todo a archivo de datos puede crear un archivo FDF que contenga sólo los comentarios y marcadores del documento actual. Puede utilizar este archivo para intercambiar comentarios con otros usuarios si el envío del documento completo fuera demasiado engorroso, por ejemplo, debido al tamaño del archivo.
El destinatario importa este archivo en su documento sin comentar de la misma manera, con lo que todos los comentarios están a su disposición.
Si el documento de origen en el que se basa el PDF es un archivo Word, la función Exportar a Word de Acrobat ofrece una función considerablemente mejorada para la colaboración entre los dos programas, inspirada en el modo Revisar de Word.
Esto significa que las correcciones realizadas con determinadas herramientas de comentario de texto en el PDF pueden importarse y aplicarse directamente al archivo Word sin tener que hacerlas manualmente.
Para ello, haga clic en Exportar a Word en el menú de opciones de la lista de comentarios.
Se abrirá una ventana con instrucciones sobre cómo importar comentarios de un archivo PDF a un archivo Word.
Tras hacer clic en OK, se abre un cuadro de diálogo de importación de Word. En primer lugar, seleccione el archivo Word de origen con el botón Examinar. (Si está en la misma carpeta que el archivo PDF, ya está introducido en el campo Archivo Word para importación de comentarios).
En el área Seleccionar tipos de comentarios para la importación, puede establecer un filtro para los comentarios a importar si es necesario. A continuación, haga clic en Continuar.
Se abre el fichero Word y se importan los comentarios. Se presentan de nuevo en una barra separada en el lado derecho y se refieren a los lugares relevantes del texto con líneas discontinuas. La importación correcta se confirma en una ventana superpuesta y se muestra un resumen.
Para aplicar las correcciones realizadas en Acrobat, haga clic en Integrar cambios de texto.
El programa salta ahora a la primera corrección y puede aplicar los cambios en una nueva ventana haciendo clic en Aplicar.
Si desea comprobar las correcciones individualmente, haga clic en Siguiente y, a continuación, en Aplicar o Descartar. Si marca la casilla Continuar automáticamente, Word saltará automáticamente al siguiente comentario.
Si está seguro de que deben aplicarse todas las sugerencias de corrección, haga clic en Aplicar resto. Tras confirmar un aviso de confirmación, todas las correcciones se aplicarán a la vez.
Las marcas y comentarios del archivo PDF que no inicien correcciones de texto no pueden transferirse directamente al archivo Word. Permanecerán visibles en la barra de revisión de Word para su reelaboración manual.
Crear un resumen de comentarios
Para crear un resumen de comentarios en los lugares correspondientes del documento, haga clic en la entrada Crear resumen de comentarios del menú de opciones de la lista de comentarios.
En la ventana que se abre ahora, puede realizar varios ajustes para la salida del resumen, como la salida conjunta o separada del documento y los comentarios, el formato, el tamaño de fuente y el color.
Tras hacer clic en Crear resumen de comentarios ...
... se abre en la forma previamente definida como un nuevo documento PDF y puede imprimirse si lo desea.
