Hay varias formas de crear un formulario PDF. Si ya existe un archivo PDF a partir del cual desea crear un formulario, ábralo y utilice las herramientas de formulario para su posterior edición.
También puede hacer clic en la tarea Crear formulario de la pantalla de inicio.
Aparecerá una ventana en la que deberá elegir si desea crear el formulario desde cero, a partir de una plantilla o a partir de un archivo existente: puede ser un archivo PDF, un archivo de Office como Word o Excel o incluso un formulario en papel escaneado.
Yo empiezo con la opción A partir de un documento existente.
En este caso, haga clic en Examinar en la siguiente ventana y seleccione el archivo correspondiente en el disco duro. Puede ser un PDF o un archivo de Office.
A continuación, haz clic en Siguiente.
Ahora se abre el documento y Acrobat ya ha reconocido los campos de formulario, es decir, los lugares en los que evidentemente hay que introducir datos se equipan inmediatamente con campos de formulario.
Cierre el mensaje de estado mostrado haciendo clic en Aceptar.
Acrobat permite ahora el acceso al documento. Todas las zonas reconocidas como campos de formulario se marcan con marcos. Ahora hay una barra para la edición de formularios en el lado derecho y una selección de herramientas rápidas para añadir campos de texto y de opción, casillas de verificación, botones, etc. en la parte superior. Los campos reconocidos se enumeran individualmente en la barra de edición de formularios.
Al hacer zoom, puede ver que Acrobat ya ha nombrado correctamente los campos del formulario con el texto precedente. Para que el documento sea gráficamente atractivo y claro, los campos pueden alinearse uniformemente.
Para ello, selecciónelos todos juntos con la herramienta de selección y seleccione la entrada correspondiente del menú contextual del botón derecho del ratón en Alinear, distribuir o centrar, en este caso Alinear a la izquierda.
En el menú contextual bajo Propiedades>Posición, también puede asignar valores estandarizados para la alineación y el tamaño para todos los campos de formulario seleccionados.
Para editar los botones de opción, seleccione la herramienta correspondiente en la barra de herramientas rápidas y dibuje un marco en la posición correspondiente. Escriba un nombre para la opción específica en el campo de selección de botones de opción y un nombre para el grupo situado debajo.
Como siempre debe haber al menos dos campos de opción para poder hacer una selección entre ellos, haga clic en Añadir otro botón y arrastre el siguiente campo de opción utilizando la cruz reticular del ratón.
Para comprobar el resultado, haga clic en Vista previa en la parte superior. La vista de edición se oculta y se muestra la vista de formulario. Al pasar el ratón por encima, se muestra el nombre del grupo de los campos de opción que acaba de crear y puede comprobar su funcionalidad.
Para ajustar el tamaño, seleccione los campos y elija la entrada Mismo tamaño para todos los campos>Ambos en el menú contextual.
Puede determinar cómo se muestran los campos del formulario a través del menú contextual Propiedades>Opciones. Aquí puede seleccionar la entrada deseada para los campos seleccionados en el menú desplegable Estilo de casilla de verificación.
Para insertar un nuevo campo de formulario, por ejemplo en lugares que no se han reconocido correctamente, seleccione Añadir nuevo campo en las herramientas rápidas o en la barra de edición de formularios y marque el área destinada a ello.
Los elementos de una lista desplegable se introducen individualmente en las propiedades del campo de formulario en Opciones y se confirman pulsando Añadir. El orden de las entradas seleccionadas puede modificarse posteriormente mediante los botones Mover hacia arriba o Mover hacia abajo. Si activa la casilla Ordenar elementos, se crea una secuencia alfabética.
Se puede insertar una firma digital existente utilizando un campo de firma especial. Sin embargo, el campo de firma identificado durante el reconocimiento de campos de formulario es inicialmente sólo un campo de texto etiquetado como Firma.
Para crear la funcionalidad de firma, primero seleccione y elimine este campo. A continuación, seleccione la herramienta Añadir formulario de firma digital de la barra de herramientas rápida y dibuje un nuevo marco. Este contendrá un marcador rojo en la esquina superior izquierda.
Para comprobar la funcionalidad, cambie al modo de vista previa y haga clic en el campo de firma. Aparecerá la firma digital almacenada y, tras introducir la contraseña, hacer clic en Firmar y guardar el documento, se insertará la firma.
Por último, puede crear un botón para enviar el formulario por correo electrónico. Para ello, seleccione la herramienta botón de la barra de herramientas rápidas y utilícela para dibujar un marco. Introduzca un nombre como Enviar y haga clic en Todas las propiedades.
Ahora abra la lista desplegable Seleccionar acción en la pestaña Acciones y seleccione la entrada Enviar formulario. A continuación, haga clic en el botón Añadir.
En la ventana que se abre, debe introducirse la dirección del destinatario en la línea Introducir URL para enlace. La dirección debe ir precedida del prefijo mailto:.
A continuación, puede especificar si deben enviarse todos los campos del formulario o sólo algunos, el documento PDF completo o los datos FDF. Los archivos FDF son bastante más pequeños que el archivo PDF completo, pero siguen conteniendo toda la información. El destinatario puede abrirlos fácilmente con Acrobat.
A continuación, haga clic en Aceptar y cierre la ventana Propiedades.
Ahora pase a la vista previa. Haga clic en el botón Enviar recién creado para abrir su cliente de correo electrónico con el archivo PDF o FDF adjunto.
El destinatario, el asunto y un texto estándar ya han sido introducidos y el formulario puede enviarse haciendo clic en Enviar.
