Compartir archivos de Visio de manera efectiva para una mejor colaboración

Compartir de manera eficiente dibujos y documentos en MS Visio es crucial para la colaboración en equipo. Una vez que hayas creado un dibujo en Visio, es posible que desees compartirlo con tus colegas para recibir comentarios o trabajar juntos en él. En esta guía, te mostraré cómo compartir archivos en MS Visio de manera efectiva para que la colaboración sea fluida.

Principales conclusiones

• Hay varias maneras de compartir archivos de Visio, incluyendo a través de OneDrive, SharePoint y por correo electrónico.
• Puedes controlar el acceso al elegir si otros pueden editar el archivo o simplemente verlo.
• El uso de enlaces para compartir puede acelerar el proceso de compartir archivos.

Guía paso a paso

Para compartir tus dibujos de Visio, sigue estos sencillos pasos:

Paso 1: Utilizar la función de compartir

Primero, debes tener abiertos en el programa el documento de Visio que deseas compartir. Utiliza la barra de búsqueda y escribe "Compartir". Verás que se te sugiere la mejor acción para compartir tu dibujo.

Paso 2: Acceder al menú de compartir

Para acceder directamente al menú de compartir, puedes hacer clic en el botón "Compartir" en la esquina derecha del programa. Allí se mostrará la barra lateral derecha con las opciones de compartir. El objetivo principal es colaborar con otros guardando una copia de tu archivo en un lugar de almacenamiento en línea.

Paso 3: Seleccionar ubicación de almacenamiento

Tienes la opción de elegir la ubicación de almacenamiento donde deseas guardar el archivo. Hay opciones como Guardar en el equipo, SharePoint u OneDrive. También puedes conectarte directamente a OneDrive para guardar allí tu archivo.

Paso 4: Guardar archivo e invitar personas

Una vez hayas seleccionado la ubicación de almacenamiento, puedes guardar el dibujo. Durante este proceso, tendrás la opción de invitar a diferentes personas que deberían tener acceso a tu archivo de Visio. Puedes añadir un mensaje y especificar si las personas pueden editar o solo ver el archivo.

Paso 5: Controlar cambios

Existen opciones para controlar cómo se manejan los cambios en el documento. Puedes especificar si los cambios deben compartirse automáticamente o si deseas que se te pregunte como autor siempre.

Paso 6: Crear enlace de compartición

Una función muy práctica es crear un enlace para compartir. Haz clic en el área del enlace para copiarlo. Luego puedes pegar este enlace en otros documentos o enviarlo directamente a tus colegas.

Paso 7: Editar online

Ahora puedes editar el dibujo también en Visio Online. A través del enlace que creaste, tus colegas accederán al área online donde podrán editar los documentos y añadir comentarios.

Paso 8: Enviar archivos por correo electrónico

Si prefieres, también puedes enviar los archivos de Visio directamente por correo electrónico. Para ello, ve a "Archivo" y elige "Compartir". Allí tendrás la opción de enviar el archivo como adjunto o enlace.

Paso 9: Enviar correo electrónico

En el cuadro de diálogo de correo electrónico, puedes agregar la dirección del destinatario y ajustar el asunto y el mensaje. Una vez que todo esté configurado, haz clic en "Enviar" y tu archivo se enviará.

Resumen

En esta guía has aprendido cómo compartir tus dibujos en Visio de manera sencilla y eficiente. Ya sea a través de OneDrive, SharePoint o por correo electrónico, las posibilidades son diversas y permiten una buena colaboración con tu equipo. Al elegir las opciones de uso compartido correctas, puedes asegurarte de que tus colegas tengan el acceso deseado a tus archivos y puedan trabajar de manera efectiva en proyectos.