Crear diagramas de flujo es una habilidad notable que te ayuda a representar procesos de manera clara y eficiente. En particular, los diagramas de flujo interfuncionales en MS Visio te brindan la oportunidad de representar visualmente diferentes áreas de tu empresa y sus interacciones. Con esta guía, aprenderás paso a paso cómo crear y ajustar un diagrama de flujo interfuncional en MS Visio para visualizar efectivamente tus operaciones empresariales.
Principales conclusiones
- Los diagramas de flujo interfuncionales ayudan a representar las interacciones entre diferentes departamentos.
- MS Visio ofrece formas especiales para diagramas de flujo interfuncionales.
- Es sencillo personalizar las formas individuales para cumplir con los requisitos específicos.
Instrucciones paso a paso
Para crear un diagrama de flujo interfuncional, sigue estos pasos:
1. Crear diagrama de flujo en blanco
Al principio, debes crear un diagrama de flujo en blanco. Abre MS Visio y selecciona la categoría "Diagrama de flujo estándar". Haz clic en "Crear" para abrir tu nueva hoja de dibujo.
2. Seleccionar formas
Ahora verás en el lado izquierdo las formas necesarias. Aquí encontrarás tanto formas estándar de diagrama de flujo como las formas especiales interfuncionales. Puedes encontrarlas en la categoría "Diagrama de flujo". Selecciona las formas necesarias para diseñar tu diagrama.
3. Añadir área de responsabilidad
Ahora agrega un área de responsabilidad. Al seleccionar las formas para diagramas de flujo interfuncionales, se mostrará una nueva pestaña en la parte superior. Aquí puedes visualizar los departamentos que participan en tu proceso, como la logística, por ejemplo.
4. Implementar áreas funcionales
Ahora quieres mostrar más áreas funcionales en el diagrama. Puedes seleccionar la función y, manteniendo presionada la tecla de control, arrastrar la forma hacia abajo para duplicarla. Cambia el nombre a "Ventas", donde se procesan las informaciones de precios de los clientes.
5. Añadir más departamentos
A continuación, agrega el departamento de finanzas, responsable del control. Tu representación debería incluir en total cuatro departamentos funcionales. Dentro de estos ámbitos, luego añadirás los componentes específicos del proceso.
6. Usar separadores
Para aclarar las diferentes fases del proceso, puedes añadir un separador. Por ejemplo, el proceso podría comenzar el primer día hábil del mes y finalizar el quinto día hábil. Un separador simple ayuda a representarlo visualmente.
7. Duplicar hoja de dibujo
Si deseas crear un diagrama similar de forma paralela, puedes duplicar la hoja de dibujo actual. Así tendrás una copia inmediata y podrás añadir la nueva información.
8. Ajustar alineación
Una vez que hayas añadido tus formas, puedes determinar si el diagrama debe estar alineado horizontal o verticalmente. A través de las opciones de formato en MS Visio, puedes cambiar fácilmente la alineación.
9. Editar formas
Ahora pasemos a la edición de las formas individuales. Puedes aumentar el tamaño de la fuente y cambiar el texto para presentar los contenidos de forma más clara. En logística, por ejemplo, podría ser "Planificación de Cantidades".
10. Integrar más pasos del proceso
Ahora añade los siguientes pasos en tu diagrama, comenzando por Ventas, donde representas el análisis de precios de los clientes. Asegúrate de ajustar el tamaño de la fuente adecuadamente para que todo sea fácilmente legible.
11. Conclusión y análisis final
Desde el control se realiza finalmente el análisis de ventas, basado en la información de otras áreas. Después de calcular, puedes cargar los datos en una herramienta de informes o crear una presentación para la gerencia.
12. Visualizar el fin del proceso
Termina el diagrama añadiendo una forma de "Fin" para concluir el proceso. De esta manera, puedes resumir gráficamente todo el flujo de trabajo interfuncional y realizar cambios según sea necesario.
13. Aplicar estilos de formato
MS Visio ofrece una variedad de estilos de formato que puedes aplicar para mejorar la apariencia de tu diagrama. Observa las diferentes opciones de estilo y elige la que mejor se adapte a tu presentación.
14. Personalizar títulos y separadores
Además de los estilos de formato, también puedes personalizar separadores y las etiquetas correspondientes. Disfruta la posibilidad de diseñar un diagrama profesional que muestre claramente las fases de tu proceso.
Resumen
Crear un diagrama de flujo interfuncional en MS Visio no solo te permite visualizar diversas operaciones empresariales, sino también analizar y compartir eficientemente esos datos. Al utilizar formas, separadores y ajustes, puedes representar óptimamente tus procesos y fomentar la comunicación entre departamentos.
