Una revisión preliminar profesional en Adobe InDesign es esencial para garantizar que tu documento esté listo para la impresión o exportación. En este proceso se revisan fuentes vinculadas, imágenes y colores en busca de posibles errores, y se prepara el diseño para su entrega o archivado. Empaquetar un documento asegura que todos los archivos necesarios, como imágenes, fuentes y enlaces, se consoliden. En esta guía te mostraré paso a paso cómo realizar la revisión preliminar, verificar fuentes e imágenes, controlar colores y empaquetar tu documento de manera profesional. ¡Comencemos y preparemos óptimamente tu proyecto!
Revisión preliminar
Antes de exportar documentos de InDesign para impresión, es recomendable someterlos a una revisión preliminar.
En la esquina inferior izquierda de la barra de estado, InDesign muestra de forma predeterminada la paleta de revisión preliminar minimizada. Cuando el programa detecta errores, estos se señalan en ella.
Para ver los detalles, puedes abrir el panel de revisión preliminar con un doble clic.
Los posibles errores se listan en una estructura jerárquica de árbol que se puede desplegar de forma clara haciendo clic en las flechas correspondientes. En la lista, las páginas afectadas se muestran como enlaces en una columna separada, lo que te permite saltar directamente al punto del problema al hacer clic en ellos.
Los errores también se nombran directamente, por ejemplo, texto excedente, para que no tengas que adivinar, sino que puedas editar la sección problemática de inmediato haciendo clic en el enlace a la página. Después, el mensaje de error desaparece de la paleta de revisión preliminar.
Si falta una fuente, lo cual puede suceder si recibiste el documento de InDesign de otro usuario sin las fuentes incluidas, aparecerá un mensaje de error al abrir el documento.
Al hacer clic en Buscar fuente, se abre una ventana que lista todas las fuentes incluidas. La fuente faltante está marcada con un símbolo de advertencia amarillo. Ahora puedes seleccionarla y elegir una fuente en el campo Reemplazar por para sustituir la que falta.
Si deseas utilizar la fuente original, deberás conseguirla e instalarla. Luego, nada deberá ser reemplazado. Simplemente haz clic en Finalizar.
Si desactivas una fuente que se utiliza en el documento mediante la gestión de fuentes, InDesign lo detectará de inmediato y lo señalará como un error en el panel de revisión preliminar. En el documento, la fuente faltante se subrayará en rojo (no en el modo de vista previa).
La revisión preliminar utilizada en InDesign sigue un perfil básico estándar. Puedes verificar y controlar los ajustes almacenados en este perfil a través de la entrada Perfiles de revisión preliminar en el menú de la paleta.
No es posible editar los ajustes del perfil básico, pero si deseas revisar específicamente ciertos errores, por ejemplo, para la impresión, puedes crear una copia con un clic en el símbolo de suma y editar los ajustes según tus preferencias. Luego, nómbralo y guárdalo.
Para aplicar el perfil, debes seleccionarlo. Para que se aplique también en futuras ocasiones, debes abrir las opciones de revisión preliminar desde el menú de la paleta y establecer tu perfil como perfil de trabajo.
Al utilizar incrustar perfil en nuevos documentos, lo harás disponible para trabajos futuros también.
Verificar imágenes vinculadas
En la paleta de revisión preliminar también se señalan errores debido a enlaces faltantes o modificados. Al hacer clic, te llevará a la página enlazada en el documento. Si las imágenes se han editado o movido a otra carpeta, un símbolo correspondiente (signo de exclamación amarillo para enlaces modificados y signo de interrogación rojo para enlaces faltantes) aparecerá en la parte superior del marco de la imagen o gráfico correspondiente.
Al hacer clic, la imagen se actualiza y el mensaje de error desaparecerá del panel de revisión preliminar. También puedes hacerlo a través del panel de enlaces con el botón Actualizar.
Los archivos de imagen movidos deben volver a enlazarse mediante el pequeño botón en la parte inferior del panel para que InDesign pueda acceder a ellos.
En el panel de enlaces, las imágenes utilizadas varias veces se agrupan y al hacer clic en la flecha correspondiente se muestran las páginas en las que se ha colocado el archivo.
Para un mejor control, además del nombre de archivo y estado, a través del menú de la paleta puedes acceder a las opciones del panel y mostrar más propiedades como la resolución efectiva o el espacio de color en columnas separadas. La anchura de la paleta se puede ajustar fácilmente según sea necesario.
Para una entrada marcada, se muestran diversas informaciones en la parte inferior del panel. Puedes definir estas exactamente en la columna derecha de las opciones del panel.
A través de la entrada Editar con en el menú contextual, puedes darle el toque final a una imagen marcada directamente desde el diseño con el programa de edición de imágenes que prefieras. Después de guardar los cambios, InDesign actualiza automáticamente el enlace.
A menudo, las imágenes para un documento se utilizan desde diferentes carpetas fuente. Para copiar todos los archivos en un directorio perteneciente al proyecto específico, simplemente selecciona todas las entradas en el panel de Vínculos y selecciona la opción en el menú contextual Copiar vínculo(s) a…. Después de elegir el directorio de destino, todos los archivos de imagen se copian a su nueva ubicación y a partir de ese momento InDesign los utilizará desde allí.
Comprobar colores
Especialmente en la impresión, los colores utilizados en el documento desempeñan un papel importante. Quizás hayas creado colores de tinta plana además de los colores de la escala de cuatricromía por alguna razón, y has coloreado varios objetos con ellos. Para un trabajo de impresión en una imprenta profesional, marca una diferencia significativa (de precio) si el documento se imprime con 4, 5 o incluso 6 colores, ya que para cada color adicional se debe crear una plancha de impresión y configurar una unidad de impresión adicional.
Por lo tanto, antes de exportar a PDF, debes consultar primero el Gestor de colores de impresión. Para ello, abre la paleta de colores (F5) y haz clic en la entrada Gestor de colores de impresión en el menú de paletas.
Aquí se muestran todos los colores utilizados por los objetos del documento. Los colores de la escala de cuatricromía están marcados con un pequeño icono CMYK como color procesado. Los colores de tinta plana se marcan con un pequeño círculo dentro de un cuadrado. Además, se muestra la denominación de la escala de color utilizada (generalmente HKS o Pantone) y su número correspondiente.
Al hacer clic en la pequeña etiqueta de tinta plana, el color de tinta plana se convierte en los canales CMYK para la salida. El icono cambia en consecuencia. Al hacer clic nuevamente, se restablece la salida a un canal de color de tinta plana adicional. Si deseas que todos los colores se impriman solo en los canales de cuatricromía (lo cual es inevitable, por ejemplo, en la mayoría de las impresoras digitales), también puedes marcar la casilla Convertir todos los colores en colores procesados.
La característica clave de esta acción es que los colores de tinta plana solo se convierten en colores procesados en la salida (exportación a PDF). Permanecerán en el documento y los objetos coloreados con ellos permanecerán sin cambios y podrán ser exportados como canales individuales con un clic en el Gestor de colores de impresión la próxima vez. Esto puede ser necesario cuando se requiere una reproducción exacta del tono de color (por ejemplo, en colores sensibles de un diseño corporativo o en muestras). Ciertos tonos de color (por ejemplo, un naranja puro) se pueden simular de manera insatisfactoria en la escala de cuatricromía.
Una revisión adicional de los canales de color destinados a la salida y los objetos contenidos en ellos se ofrece en la Vista previa de separaciones (menú Ventana>Salida o Mayús+F6).
Al igual que en el Gestor de colores de impresión, se muestran todos los canales aquí, pero también se pueden activar o desactivar individualmente. InDesign solo mostrará los elementos presentes en el canal activado. El cursor también actúa como un instrumento de medición para los valores de color del área tocada. A través del menú de paletas de la Vista previa de separaciones, también se puede llamar al Gestor de colores de impresión si es necesario.
Empaquetar documento
Para pasar un documento de InDesign a otro usuario, el programa proporciona una función especial con la que el archivo, junto con todas las imágenes y fuentes utilizadas en él, se guarda en una carpeta independiente. Para ello, elige desde el menú Archivo la opción Empaquetar (Alt+Mayús+Ctrl+P).
Aquí puedes repasar todas las pestañas en el lado izquierdo del cuadro de diálogo y verificar si todas las fuentes e imágenes están presentes.
Si activas la casilla de verificación Mostrar solo problemas en las pestañas Fuentes y Vínculos e imágenes, solo se mostrarán las entradas en caso de errores (lo que facilita la visión general).
Sin embargo, todas las imágenes en RGB también se mostrarán como problemas, lo cual no debería preocuparte, ya que todas pueden convertirse a CMYK durante la posterior exportación a PDF.
Después de hacer clic en Empaquetar, InDesign primero solicitará que guardes el archivo nuevamente, después abrirá un campo de entrada denominado Instrucciones de impresión, donde para el destinatario, si es necesario, se pueden adjuntar diversas informaciones para luego, al hacer clic en Continuar, preguntar por un directorio de destino y un nombre.
En este cuadro de diálogo de guardado, ya están activadas las casillas para colocar las fuentes e imágenes por separado. Si eso no se desea por algún motivo (por ejemplo, por derechos de licencia), se deben desmarcar las casillas.
Al hacer clic en Empaquetar, en el directorio de destino se creará una carpeta de proyecto con el documento de InDesign y dos subcarpetas con las fuentes e imágenes contenidas en él.
Al mismo tiempo, InDesign ajustará los vínculos en el documento a esta nueva carpeta, por lo que se mostrarán sin problemas en otro lugar de trabajo. Si el receptor del archivo no tiene ciertas fuentes utilizadas en el documento, InDesign las buscará y activará en la carpeta Document-Fonts incluida.
Esto facilita enormemente la transferencia y ayuda a prevenir errores debido a fuentes faltantes o modificadas en el nuevo equipo. 
