Moed ja tehnoloogilised trendid muudavad järjest enam paljusid meile harjumuspäraseks saanud asju. Üks nendest muutustest on CV saatmine e-kirjaga, mis on saanud oluliseks sammuks tööotsingu ja töötamise protsessis. Ettevõtted eelistavad isegi CV saatmist e-kirjaga, kuna see väldib vajadust tagasisaatmiseks juhuks, kui kandideerimine lõpeb eitava vastusega.

CV saatmisel e-kirjaga tuleb arvestada mõningate asjadega. Õige vormindus ja CV edastamine võivad mõjutada oluliselt esimest muljet, mille tööandja sinust saab. E-kirjas, millega saadad oma töödokumendid, on oluline iga detail alates teema realt kuni õigete lisadeni.

Miks on oluline saata CV e-kirjaga võimalikult korrektselt?

Õige CV saatmine e-kirjaga on eduka tööotsingu algus. Esiteks tõestad sellega, et pöörad tähelepanu detailidele ja suudad juhiseid algusest lõpuni järgida. Tööandjad hindavad tööotsijaid, kes täidavad ülesanded hoolikalt ja suudavad üleskutsetele täpselt reageerida. Teiseks näitab hästi kirjutatud kaaskiri, et suhtud ametisse otsimisse tõsiselt ja professionaalselt. See annab tööandjale märku, et oled tõeliselt huvitatud ametikohast ning valmis kulutama aega ja vaeva oma kandideerimise ettevalmistamiseks.

Tööandja esimene mulje tekib kohe, kui ta sinu e-kirja avab. Teema rida, tervitus, sisu ja allkiri annavad sinust pildi juba enne, kui tööandja on jõudnud lugeda sinu eluloo ja kaaskirja. Võimalikult hoolimata loodud või hooletult kirjutatud e-kiri võib viia negatiivse mulje, isegi kui su kvalifikatsioon ja kogemused vastavad ametikoha nõuetele. Seetõttu on olemae CV saatmine e-kirjaga võtmeks edukaks alguseks suhtluses potentsiaalse tööandjaga. Kuidas seda õigesti teha, räägin järgnevalt.

CV saatmise e-kirja ülesehitus

1. E-kirja saaja
2. Peidetud koopia
3. E-kirja teema
4. Kaaskirja tekst
5. Lisatud failid

Oluline!

• PDF: Eelistatud formaat dokumentidele. PDF-failid säilitavad oma vormingut ja avanevad kõikides seadmetes.
• DOC/DOCX: Veel aktsepteeritav, kuid PDF on eelistatavam, et vältida vormindusprobleeme.
• Mahupiirangud: Kõigi lisatavate failide kogumahuks peaks olema 5-10 MB. Mõned ettevõtted kehtestavad oma piirangud, mis võivad olla märgitud töökuulutuses. Lihtsalt pea meeles, et paljud postkastid ei suuda edastada e-kirju, mis sisaldavad lisa faile üle 10 MB.

Meie selge soovitus on kasutada PDF-formaati, sest mitte kõik ei kasuta Microsoft Wordi ning samas võivad stiiliprobleemid tekkida. Kui kasutad oma Wordi dokumendis kirjastiile, mida sinu saaja pole installeerinud, asendatakse need dokumendis. See võib paigutuse rikkuda. PDF-dokumendi puhul seda ei juhtu. Selles tagatakse sama paigutus kõigil seadmetel ja süsteemidel.

CV saatmise e-kirja ettevalmistamine

CV saatmine e-kirjaga nõuab hoolikust ja põhjalikku lähenemist protsessile. Enne dokumentide saatmist veendu, et oled kursis kõigi tööandja nõudmistega. Need hõlmavad failivorminguid, failinimesid ja sisu. On oluline, et järgid kõiki spetsiifilisi juhiseid, mis on märgitud töökuulutuses. Kui täidad neid nõudmisi, näitad, et oled vastutustundlik ja suudad juhiseid jälgida. Lisaks suurendab dokumendite õige ettevalmistamine sinu edu võimalusi, kuna tööandja hindab mitte ainult sisu, vaid ka kandideerimise vormi.

Tööandja nõudmiste hindamine

See samm on äärmiselt oluline, sest kõikide nõudmiste korrektne täitmine näitab, et oled vastutustundlik ja tähelepanelik. See hindamine hõlmab järgmisi samme:

E-kirja tekste sinu taotluse jaoks - neli näidist sulle

Ettepanek 1 - professionaalne ja loomulik:

Teema: Taotlus kui [Ametipositsioon] - [Teie Nimi]

Lugupeetud proua/härra [Nimi],

Allpool leiate minu taotlusdokumendid ametikohale [Ametipositsioon] teie ettevõttes. Olen huviga lugenud teie töökuulutust ning olen kindel, et minu kvalifikatsioonid ja kogemused vastavad suurepäraselt sellele ametikohale esitatavatele nõuetele.

Lisatud dokumentidest leiate minu kaaskirja, CV ja tunnistused. Ootan võimalust end isiklikult tutvustada ja jääme

kaunite tervitustega

[Sinu Nimi]

Ettepanek 2 - professionaalne ja klassikaline:

Teema: Taotlus positsioonile [Ametipositsioon] - [Teie Nimi]

Lugupeetud proua/härra [Nimi],

Selle e-kirjaga kandideerin teie poolt välja kuulutatud positsioonile kui [Ametipositsioon]. Lisatud on minu täielikud taotlusdokumendid, koosseisus kaaskiri, CV ja asjakohased tunnistused.

Olen väga huvitatud töötamisest teie ettevõttes ning ootan võimalust end teile isiklikult tutvustada. Küsimuste korral olen loomulikult alati saadaval.

Parimate tervitustega

[Sinu Nimi]

Ettepanek 3 - loov ja nutikas

Teema: Teie uus [Ametipositsioon] ootab sind!

Tere proua/härra [Nimi],

Olen [Teie Nimi] ning teie töökuulutus pakkus mulle kohe suurt rõõmu! Kirgliku [Ametipositsiooni]na toon ma täpselt seda, mida te otsite. Lisatud on minu taotlusdokumendid, mis loodetavasti veenavad teid sama palju kui mind teie kuulutus.

Ootan juba põnevusega võimalust isiklikult näidata, miks ma olen sellele positsioonile ideaalseks valikuks.

Südamlikud tervitused

[Sinu Nimi]

Ettepanek 4 - loov ja julge

Teema: Taotlus positsioonile [Ametipositsioon] - Täiuslik kandidaat on valmis!

Lugupeetud proua/härra [Nimi],

Mis juhtub, kui kirg kohtub pädevusega? Minu taotlus teie ettevõttele! Allpool saadan teile oma dokumendid avatud positsioonile kui [Ametipositsioon], mille avastasin suure entusiasmi ja huvi eest teie karjääri lehelt.

Ootan põnevusega oma oskuste ja ideede panustamist teie meeskonda ning loodan, et saame peagi isiklikult kohtuda.

Parimad tervitused

[Sinu nimi]

Võta arvesse teksti vastavalt oma isiksusele ja ettevõtte kultuurile kohandada.

Meiliaadress, kuhu kandideerimisdokumendid saata

Meiliaadressi nimi, mida kasutad oma kandideerimisdokumentide saatmiseks, on väga oluline ja võib mõjutada tööandja esmamuljet. See peaks olema professionaalne, lihtne ja vastama üldtunnustatud ärikommunikatsiooni standarditele. Mõtle sellele järgmist:

Professionaalsus

Kõige parem on, kui kasutad ees- ja perekonnanime. Näiteks: „alex.schmitt@example.com“ või „anna.komarrmann@example.com“. See meiliaadress näeb professionaalne välja ja võimaldab tööandjal sind kergesti tuvastada.

Väldi ebakorrapäraseid või liiga loomingulisi elemente oma meiliaadressis. Näiteks meiliaadressid nagu "cooldude@example.com" või "princess_123@example.com" tunduvad ebaprofessionaalsed ja võivad jätta negatiivse mulje.

Lihtsus ja loetavus

Sinu meilianimi peaks olema võimalikult lihtne ja kergesti meeldejääv.

Kasuta oma täisnime või selget lühendit.

Näiteks: „a.schmitt@example.com“ või „a.komarrmann@example.com“.

Kasuta punkte ja sidekriipse, et meiliaadress oleks paremini loetav.

Näiteks: „alex.schmitt@example.com“ näeb välja parem kui „alexschmitt@example.com“.

Mittevajalike märkide vältimine

Väldi numbreid või erimärke, kui see on võimalik. Need võivad muuta meiliaadressi raskemini loetavaks ja meeldejäävaks või põhjustada valesti tõlgendatud

Näiteks tundub „anna.komarrmann1991@example.come“ halvem kui „anna.komarrmann@example.com“.

Saksamaal võib „anna.komarrmann88@example.com“ tõttu põhjustada probleeme numbriga 88. See võib viidata sünniajale, kuid võib samuti tõlgendada lühendina paremäärmuslikele (H = 8 ... kaheksas täht alfa-betis. Doble kahesaja lühend on Saksamaal natsistsena tuntud "H..L H....r").

Professionaalseid domeene kasutama

Kasuta tuntud ja professionaalseid domeene, nagu „gmail.com“, „outlook.com“ või „yahoo.com“. See annab meiliaadressile lisakindluse. Näiteks: „a.schmitt@gmail.com“.

Väldi kahtlustäratavaid või ebaprofessionaalseid domeene. Näiteks võib „anna.komarrmann@coolmail.com“ tunduda vähem usaldusväärne.

Pea meeles, et õige meilianime valik sinu kandideerimiseks on osa professionaalsest suhtlusest. Professionaalne, lihtne ja loetav meiliaadress aitab teha positiivse mulje tööandjale ning suurendab sinu eduvõimalusi.

Millele veel tähelepanu pöörata, kui saadad kandideerimisdokumendid meiliga

Valmista kõik vajalikud dokumendid kandideerimiseks meiliga enne saatmist ette - oma CV, motivatsioonikiri ja lisadokumendid nagu tõendid ja referentsid. Kõik dokumendid tuleks salvestada PDF-vormingus, tagamaks, et need oleksid õigesti vormindatud ja näeksid välja nagu sa need ette valmistasid. Nii tagad, et dokumendid avanevad tööandja erinevatel seadmetel õigesti.

Kuidas faile õigesti lisada

1. Faile saab meiliga saata: Ava oma meiliprogramm ja koosta uus meil. Klõpsa nuppu "Lisa fail" või vastavat sümbolit oma meiliprogrammis. Vali arvutist PDF-failid ja lisa need oma meilile.
2. Kontrolli lisasid: Pärast failide lisamist veendu, et kõik vajalikud dokumendid on olemas. Veendu, et pole lisatud üleliigseid või mittetähtsaid faile.

Läbivaatamine enne meili saatmist

1. Viimane kontroll e-maili: Kontrolli e-kiri üle õigekirja- ja grammatikavead. Veendu, et kõik andmed (tööandja e-posti aadress, teema, e-kirja tekst) on korrektsed ja et e-kiri näeb välja professionaalne.
2. Testsaatmine: Enne kui saadad oma avalduse tööandjale, saada test e-kiri iseendale. Nii saad kontrollida, kuidas dokumendid ja e-kirja tekst välja näevad vastuvõtjal. Veendu, et failid avanevad õigesti ja kõik on korrektselt nähtav.
3. Küsi oma sõprade arvamust: Saada e-kiri sõpradele või kolleegidele ja palu neil seda vaadata tööandja vaatepunktist. Nende kommentaarid ja muljed võivad aidata sul märgata detaile, mida võisid mööda vaadata.

Avalduse saatmine tööandjale

Pärast seda, kui oled oma kirja üle vaadanud ja saanud sellele sõpradelt või kolleegidelt tagasisidet, võid selle julgelt tööandjale saata. Veendu, et e-posti aadress ja saaja nimi ning ettevõtte nimi on õigesti kirjutatud ning et kõik dokumendid on lisatud.

Tüüpilised vead avalduse saatmisel tööandjale

Iga detail on oluline, kui saadad avalduse e-posti teel, sest isegi väikseim viga võib mõjutada tööandja esmamuljet ja avalduse üldist tulemust. Isegi kui su kvalifikatsioon vastab täiuslikult töökoha nõuetele, võib hooletus viia negatiivse tulemuseni.

Mis on siis kõige sagedasemad vead, mida kandidaadid teevad avalduse e-postiga saatmisel.

Vale failivorming

Kõige levinum viga on dokumentide saatmine vormingutes, mis on raskesti või üldse avanematud. Dokumendid peaksid olema PDF-vormingus, kuna see formaat säilitab vorminduse ja on lihtsalt avatav igal seadmel. Tööandjal võib puududa vajalik tarkvara teatud failivormingute avamiseks, mis tähendab, et sinu dokumendid ei pruugi olla loetavad. Enne saatmist veendu, et kõik dokumendid on salvestatud PDF-vormingus. Saada test e-kiri endale, et kontrollida, kas failid avanevad õigesti. Ära saada ka pakituid faile ZIP- või RAR-vormingus. Ettevõtete tulemüürid blokeerivad otse sellised e-kirjad.

Vale teema

Kui kirjutad avalduse e-kirja teemat, on oluline olla täpne ja informatiivne. Hea teema sisaldab sinu nime ja täpset ametikohta, millele kandideerid. Kui võimalik, lisatakse ka kuulutuse viitenumber. See aitab tööandjal sinu avaldust kergemini seostada ja näitab, et oled hoolikalt kuulutusega tutvunud.

Väldi üldist või ebaselget teemat nagu “Küsimus teie kuulutuse kohta”. Sellised teemad ei anna tööandjale konkreetset teavet ja võivad põhjustada sinu avalduse tähelepanuta jätmist. Teemad peaksid alati olema spetsiifilised ja asjakohased, nagu näiteks "Avaldus turundusjuhiks – Max Mustermann" või “Avaldus teie kuulutuse peale: Projekti juht (viitenumber 12345) – Lisa Schmidt”.

Positiivsed näited:

1. Avaldus turundusjuhiks – Max Mustermann
2. Initsiatiivne avaldus tarkvaraarendajana – Anna Müller
3. Avaldus teie kuulutuse peale: Projekti juht (viitenumber 12345) – Lisa Schmidt
4. Avaldus praktikakohale personaliosakonnas – Laura Fischer

Negatiivsed näited:

1. Avaldus
2. Töökoht
3. Küsimus teie kuulutuse kohta
4. CV Max Mustermann
5. Huvitatud avatud kohast

Vead e-kirja tekstis

Mõtle sellele, et olenemata valitud meetodist võivad õigekirja- ja grammatikavead sinu e-kirjades, ka sinu töökuulutuses, tekitada hooletuse ja hoolimatuse mulje. Need õõnestavad tööandja usaldust sinu erialase pädevuse vastu. Enne e-kirja saatmist kasuta õigekirja automaatset kontrolli oma tekstiredaktoris. Loe tekst mitu korda läbi või palu teisel inimesel seda üle vaadata.

Puuduvad või valesti lisatud dokumendid

Mõnikord võib juhtuda, et dokumendid on puudu või lisatud valesti. Seetõttu võib vajalike dokumentide puudumine viia automaatse tagasilükkamiseni sinu avaldusele. Pärast failide lisamist kontrolli veelkord, kas kõik vajalikud dokumendid on lisatud. Saada endale test e-kiri, et veenduda, et kõik failid on korrektselt lisatud ja avatud.

Vale saaja e-posti aadress

Lihtne viga nagu vale e-posti aadressi sisestamine võib põhjustada selle, et e-kiri ei jõua õigesse saajani. See tähendab, et see ei jõua tööandjani ja kaotad võimaluse töö saamiseks. Enne saatmist peaksite saaja välja täitma seda mitu korda hoolikalt kontrollima. Parim on kopeerida aadress töökuulutusest, et vältida vigu.

Vale suunamine

Kui te ei tea, kellega suhelda, kirjutage "Lugupeetud daamid ja härrad". Parim on välja selgitada õige kontaktisik. Väikestes ettevõtetes on see tihti tegevjuht. Suuremates ettevõtetes on personalitöötajad. Üks kõne piisab ja saate teada õige isiku, kellele pöörduda. Veenduge, et kirjutate nime õigesti. Kontrollige seda paremaks, võrreldes andmeid veel kord veebisaidilt.

Halvimad pöördumised, mis meie ettevõttes kandideerimistel kogenud oleme, olid üldiselt "Tere," ilma konkreetsele adressaadile viitamata.

Kasuta mitteametlikku e-posti aadressi

Amatöörlik e-posti aadress, nagu näiteks "coolipunt123@näide.com", võib jätta paljudele tööandjatele negatiivse mulje. Seda võidakse tajuda ebaprofessionaalsuse ja puuduliku tõsidusena. Samuti võib see tekitada kahtluse, et tegemist on rämpspostiga. Veenduge, et kasutate professionaalset e-posti aadressi oma nimega, näiteks "alex.schmitt@näide.com".

Lõppsõna puudumine

E-kirja tekstiala allkirja puudumine võib muuta e-kirja vähem ametlikuks ja lõpetamata mulje. Lisaks võib selline tühine detail jätta tööandjale hooletu suhtlemise mulje. Äriraamatus saadaoleval kirjavahetusel lisage alati viisakas allkiri oma e-kirja lõppu, näiteks "Parimate soovidega, [sinu nimi]".