Personalijuhtimine kõlab kuivalt ja seetõttu alahinnatakse seda sageli, ehkki see mängib ettevõtte edus olulist rolli. Suur osa ettevõtte edust sõltub töötajate efektiivsest haldamisest ja arendamisest, mis on täpselt personalijuhtimise ülesanne. See valdkond tagab, et sobivad töötajad palgatakse, arendatakse ja motiveeritakse, et saavutada ettevõtte eesmärke. Ilma tõhusa personaliosakonnata ei saaks ettevõte efektiivselt töötada, kuna töötajad loovad tõelise väärtuse.

Personalijuhtimine: Mis see on?

Personalijuhtimine on ettevõtte personalivahendite haldamise süsteem. See hõlmab kõiki protsesse, mis on seotud töötajate värbamise, arendamise, motiveerimise ja hoidmisega. Personalijuhtimise peamine eesmärk on tagada, et ettevõttel oleks vajalikud spetsialistid, et saavutada oma strateegilised eesmärgid.

Lühidalt öeldes hoolitseb personalijuhtimine selle eest, et ettevõttel oleks õiged töötajad õigetel kohtadel. Näiteks kui luuakse uus ametikoht, vastutab personalijuhtimine sobivate kandidaatide leidmise, töövestluste läbiviimise ja uute töötajate palkamise eest. Lisaks tagab see valdkond, et töötajad areneksid vastavalt ettevõtte vajadustele, saaksid mõistlikku tasu ja tegutseksid meeldivas töökeskkonnas.

Personalijuhtimine ja personaliosakond

Personalijuhtimine on üldine mõiste, mis hõlmab kogu personalihalduse spektrit, samas kui personaliosakond on sellest konkreetne osa. Personaliosakond vastutab operatiivülesannete eest, nagu töövestluste läbiviimine, töölepingute koostamine ja palgaarvestus. Personalijuhtimine hõlmab aga ka strateegilisi ülesandeid, näiteks pikaajalist personaliplaneerimist, töötajate arendamist ja ettevõtte kultuuri juhtimist.

Näiteks seab personalijuhtimine ettevõtte pikaajalised eesmärgid seoses töötajate arendamisega, samas kui personaliosakond paneb need plaanid teoks, korraldades koolitusi ja töötajatevestlusi.

Inglise terminitel Personal Resources (HR) või Human Resource Management (HRM) on personalijuhtimisega sarnane tähendus. Kuigi neid termineid kasutatakse sageli sünonüümidena, on "Personal Resources" rahvusvaheliselt tavalisem, samas kui "Personalijuhtimine" on Saksamaal laialt levinud.

Personalijuhtimise ülesanded

Personalijuhtimine tõestab oma rolli ettevõttes, võttes enda peale mitmesuguseid ülesandeid, mis kõik on suunatud töötajate tõhusale juhtimisele ja ettevõtte edukale juhtimisele. Siin on personalijuhtimise peamised tegevusvaldkonnad üksikasjalikult:

1. Personalivärbamine (Värbamine): See ülesanne algab personalivajaduse tuvastamisest ja hõlmab töökuulutuste avaldamist, kandidaatide valikut ja hindamist ning tööintervjuude läbiviimist. Eesmärk on leida ettevõttele parimad talendid. See hõlmab mitte ainult uute töötajate otsinguid, vaid ka hoolikat analüüsi selle kohta, milliseid kvalifikatsioone ja oskusi avatud positsioonidel vaja on. Lisaks mängib personalijuhtimine olulist rolli sisseelamisfaasis, et tagada uute töötajate kiire integreerumine ja produktiivsus.
2. Töötajate arendamine (Töötaja areng): Töötajate pidev koolitamine ja arendamine on personalijuhtimise oluline ülesanne. See hõlmab koolitusprogrammide, seminaride ja töötubade planeerimist ja läbiviimist, mis aitavad töötajatel oma erialaseid oskusi parandada. Lisaks toetab personalijuhtimine karjääriplaneerimist, pakkudes võimalusi ametialaseks arenguks ja töötades välja plaane töötajate karjääri edendamiseks. Eesmärk on edendada töötajaid nii, et nad suudaksid mitte ainult paremini täita oma praeguseid ülesandeid, vaid oleksid valmis ka tulevastele väljakutsetele ettevõttes.
3. Esituse hindamine (Esituse haldamine): Töötajate esemete regulaarne hindamine on vajalik, et tuvastada töötajate tugevused ja nõrkused. Personalijuhtimine arendab ja rakendab hindamissüsteeme, mis võimaldavad õiglast ja läbipaistvat hindamist. Nende hinnangute põhjal koostatakse individuaalsed arenguplaanid, et parandada töötajate esitust ja neid sihtotstarbeliselt arendada. See hõlmab ka ettevõttes potentsiaalikandjate tuvastamist, kes sobivad kõrgematele ametikohtadele, ja nende karjääriarengu vastavat kavandamist.
4. Töötajate hoidmine (Töötaja säilitamine): Üks suurimaid väljakutseid personalijuhtimisele on töötajate rahulolu ja lojaalsuse suurendamine, et minimeerida fluktuatsiooni. Selleks töötab personalijuhtimine välja strateegiad, mis soodustavad positiivset töökeskkonda ja loovad atraktiivseid stiimuleid, nagu paindlik tööaeg, terviseprogrammid või koolitusvõimalused. Veel üks oluline aspekt on ettevõtte kultuuri edendamine, luues töökeskkonna, kus töötajad tunnevad end hinnatuna ja motiveerituna. Tugev töötajate sidumine aitab oluliselt kaasa ettevõtte stabiilsusele ja tõhususele.
5. Tööõigus ja vastavus: Tööõiguslike eeskirjade ja sisekorraeeskirjade järgimine on oluline personalijuhtimise ülesanne. Selle hulka kuulub töölepingute jälgimine ja haldamine, tööajaeskirjade järgimise tagamine ning töötervishoiu ja -ohutuse tagamine. Personalijuhtimine peab tagama, et kõik tööõiguslikud nõuded oleksid täidetud, et minimeerida õiguslikke riske ja tagada samal ajal kõigi töötajatele turvaline ning õiglane töökeskkond.
6. Personaliadministreerimine (HR Administreerimine): Personalijuhtimise haldusülesannete hulka kuulub palgaarvestus, puhkuste haldamine ja personaliandmete haldamine. Need ülesanded on ettevõtte sujuva toimimise jaoks hädavajalikud. Personaliadministreerimine tagab, et kõik andmed oleksid korrektselt kogutud ja hallatud, tagades ettevõtte operatiivprotsesside sujuva ja katkematu kulgemise. Lisaks mängib personaliadministreerimine olulist rolli töötajate hüvede ja soodustuste korraldamisel ning töötajate päringute ja probleemide lahendamisel.

Personalivärbamine (värbamine) kui personalitöö üks peamisi ülesandeid

Üks levinud klišee on see, et personalitöö on peamiselt uute töötajate otsimise ja värbamisega tegelemine. Kuid just sellepärast, et see on üks kõige silmatorkavamaid personalitöö ülesandeid, on sellel eriline tähtsus, eriti tänapäeval, kui paljudes valdkondades lihtsalt napib spetsialiste. Igaüks tunneb seda, kui keegi lahkub ja uus kolleeg tema koha sisse võtab. Mõnikord võib olukord isegi veidi ebamugavaks muutuda, kui keegi saadetakse lahti ja sa pead ajutiselt tema tööd üle võtma. Kuid see näitab vaid, kui oluline on personalivärbamine ettevõtte igapäevases elus.

Sisemine ja väline värbamine

Personalivärbamine võib toimuda kahe meetodi abil: sisemine ja väline. Mõlemal meetodil on omad eelised ja puudused.

• Sisemine värbamine: Sisemise värbamise korral täidetakse ettevõttes avatud ametikohad olemasolevate töötajate poolt. Üks suurimaid eeliseid on see, et töötajad on juba ettevõtte kultuuriga tuttavad ja suudavad kiiremini end uutesse rollidesse sisse töötada. Lisaks motiveerib edutamise võimalus töötajaid täitma oma ülesandeid suurema innukuse ja kirega. Üks puudus võiks siiski olla see, et kandidaatide bassein on piiratud ja uuele ametikohale võib mitte alati olla parim inimene saadaval. Ning sageli öeldakse klišeerikkalt: Kui jääb peale oma väljaõppe ettevõttesse, jääd alati praktikandiks. Ülekantud tähenduses tähendab see, et pead end eriliselt tõestama, et vabaneda oma vanast rollist ja uues aktsepteerituks saada.
• Väline värbamine: Siin otsitakse uusi töötajaid ettevõttest väljastpoolt. See laiendab oluliselt potentsiaalsete kandidaatide ringi ja võimaldab tuua ettevõttesse uusi ideid ja teadmisi. Siiski on väline värbamine sageli aeganõudvam ja kulukam, kaasates personalivahendajaid, jahimehi, töökuulutusi jne. Esineb ka risk, et uued töötajad vajavad kauem aega, et ettevõttes hakkama saada.

Kust otsitakse uusi töötajaid?

Esmajoones otsitakse internetist. Platvormid nagu LinkedIn, XING või StepStone on mõned populaarsemad kohad, kus värbajad otsivad uusi talente. Need platvormid pakuvad laiaulatuslikku levikut ja võimaldavad sihipäraselt otsida kandidaate kindlate kvalifikatsioonidega. Lisaks kasutavad paljud ettevõtted ka omaenda karjääriportaale, et reklaamida avatud ametikohti ja vastu võtta avaldusi.

Kui ülesanne on keeruline või sisevärbamise osakond on ülekoormatud, pöörduvad ettevõtted sageli erapersonalibüroode poole. Need bürood on spetsialiseerunud kandidaatide otsimisele ja valimisele ning täidavad ülesande tavaliselt tõhusalt, kuid lisatasu eest. Selle teenuse kulud on tavaliselt uue töötaja aastapalga 10-30%, sõltuvalt otsingu keerukusest ja positsioonist. Jahimees Heiko Mühle annab meiega intervjuus sissevaate värbamisprotsessidesse.

Nii selgub, et personalivärbamine on küll üks tuntumaid personalitöö ülesandeid, kuid samas üks nõudlikumaid ja mitmekülgsemaid.

Personali eesmärgid

Personali eesmärgid saab jagada kaheks peamiseks kategooriaks: majanduslikud ja sotsiaalsed eesmärgid. Mõlemad on tihedalt seotud ja aitavad lõppkokkuvõttes kaasa ettevõtte kõrgemate eesmärkide saavutamisele - nimelt kasumi maksimeerimisele.

Majanduslikud eesmärgid

Majanduslikust seisukohast on personalitöö peamine eesmärk ettevõte kasumlikuks muuta. See tähendab, et personalitöö peab tagama, et õiged töötajad oleksid õigel ajal õiges kohas ning et nad töötaksid efektiivselt ja produktiivselt. Selle käigus tuleb kulusid minimeerida ja samal ajal tulemuslikkust maksimeerida. Konkreetsemalt tähendab see:

• Optimaalne personali planeerimine: Tagada, et kõik ettevõtte ametikohad oleksid sobivalt täidetud ja üle- või alakoormusi vältida, et vähendada tarbetuid kulusid.
• Kulude-tõhus personali arendamine: Koolitus- ja täiendõppeprogrammid peavad olema kavandatud viisil, mis tagab kõrge investeeringutasuvuse (ROI) ning võimaldab töötajatel töötada tootlikumalt.
• Efektiivsed palga- ja hüvesüsteemid: Palga- ja hüvesüsteemid peavad olema kavandatud viisil, mis motiveerib töötajaid, kuid on samal ajal ettevõttele majanduslikult jätkusuutlikud.

Sotsiaalsed eesmärgid

Lisaks majanduslikele eesmärkidele on personalitööl ka sotsiaalsed eesmärgid, mis eesmärgiks on luua positiivne töökeskkond ja edendada töötajate heaolu. See pole mitte ainult töötajate huvides, vaid aitab ka kaudselt kaasa majanduslike eesmärkide saavutamisele, kuna rahulolevad töötajad on tavaliselt tootlikumad ja lojaalsemad. Sotsiaalsed eesmärgid hõlmavad järgmist:

• Töötajate rahulolu toetamine: Luuakse töökeskkond, kus töötajad tunnevad end hinnatuna ja hästi toetatuna. See on võimalik paindlike tööaegade, terviseprogrammide või avatud ettevõttekultuuri kaudu.
• Töö- ja eraelu tasakaalu toetamine: Personaliosakonna meetmed, mis võimaldavad töötajatel ühendada töö- ja eraelu, aitavad vähendada stressi ning ennetada läbipõlemist.
• Võrdsete võimaluste ja mitmekesisuse tagamine: Mitmekesine ja kaasav töökeskkond soodustab innovatsiooni ja loovust. Personaliosakond vastutab selle eest, et kõiki töötajaid koheldaks õiglaselt ja neil oleks võrdsed võimalused, sõltumata soost, päritolust, seksuaalsest orientatsioonist või muudest isiklikest tunnustest.

Kuigi need sotsiaalsed eesmärgid tunduvad esmapilgul pigem töötajate huvides olevat, toetavad need lõppkokkuvõttes ettevõtte kõrgemat majanduslikku eesmärki. Harmooniline ja toetav töökeskkond aitab vähendada töötajate voolavust ja siduda töötajaid pikaajaliselt ettevõttega, mis omakorda säästab kulusid ja suurendab tõhusust.

Kokkuvõttes võib öelda, et personaliosakond ei haldar mitte ainult töötajaid, vaid võtab endale strateegilise rolli, mis on oluline ettevõtte edu saavutamiseks. Majanduslike ja sotsiaalsete eesmärkide tasakaal tagab, et personaliosakond tagab ettevõtte kasumlikkuse ja samal ajal loob ettevõttekultuuri, kus igaüks saab ennast näha atraktiivses töökeskkonnas.

Minu järeldus sinu jaoks

Kuigi mõned kolleegid võivad näha personaliosakonda kui valdkonda, kus vähe toimub, on tegelikkus teistsugune. Töö personaliosakonnas on keeruline ja nõuab kõrgeid kvalifikatsioone, ulatuslikke teadmisi ning palju kogemust inimestega suhtlemisel. See valdkond tagab, et ettevõte toimib sujuvalt, viies õiged inimesed õigetele kohtadele ning tagades nende pideva arengu ja motivatsiooni.

Kujutle ettevõtet nagu autot: nähtavad osad nagu rool või rehvid on töötajad, kes viivad ettevõtet edasi. Kuid personaliosakond on justkui õli ja kütus sõidukis, mis tagab kõik sujuvalt toimimise. Ilma nende aineteeta ei saa auto kaugele sõita - samamoodi nagu ettevõte ilma tugeva personaliosakonnata.

Me oleme tänulikud, kallis lugeja, et lugesid lõpuni, ning soovime sulle edu oma töös!