Effektiivne veebikoosolekute protokollimine Otter.ai abil

Tõhus koosolekute dokumentatsioon on hädavajalik. Eriti rahvusvaheliste või ingliskeelsete koosolekute korral võib olla väljakutse säilitada oluline teave. Tööriist Otter.ai pakub praktilist lahendust, salvestades automaatselt vestlusi ja teisendades need tekstivormingusse. Selles juhendis näitan sulle, kuidas saad Otter.ai-d optimaalselt kasutada, et tõhusalt dokumenteerida oma online-koosolekuid.

Olulisemad järeldused

Otter.ai on võimas tööriist, mis mitte ainult ei protokolli koosolekute ajal toimuvaid vestlusi, vaid tunneb ära ka selle, kes räägib ja mida öeldakse. See toimib platvormidel nagu Zoom, Google Meet ja Microsoft Teams ning võimaldab otsida salvestustest võtmesõnu. Nii saad alati ülevaate ja pääsed vajadusel infole juurde.

Juhend samm-sammult

Samm 1: Registreerimine Otter.ai-s

Tööriista kasutamiseks pead end esmalt registreerima Otter.ai lehel. Selleks mine Otter.ai veebilehele ja klõpsa "Sign Up". Järgnevalt näed, kuidas registreerimisleht välja näeb.

Pärast registreerimist saad juurdepääsu oma töölauale, kus on kõik vajalikud funktsioonid. Seal saad hallata oma vestlusi ja planeerida uusi koosolekuid.

Samm 2: Ühendamine oma koosoleku tööriistaga

Otter.ai saab sujuvalt integreerida levinud koosoleku tööriistadesse. Registreerumise järel saad näiteks ühendada Zoom-i Otter.ai-ga. Otsi seadetest valikut "Integratsioonid" ja vali "Zoom". Järgmine ekraanipilt näitab seda ühendusprotsessi.

Järgi ekraanil kuvatavaid juhiseid ühenduse loomiseks. See võimaldab Otter.ai-l automaatselt osaleda ja salvestada sinu Zoomi koosolekuid alates nende algusest.

Samm 3: Koosoleku ettevalmistamine

Enne koosoleku salvestamist on abiks koosoleku URL-i omamine. Lihtsalt mine Zoomi koosolekusse ja kopeeri kutseling. Lisa see link Otter.ai-sse, et koosoleku ajastamine oleks võimalik. Selle jaoks nähtav ekraanipilt näitab, milline on sisestusväli.

Siin saad lisada spetsiifilisi koosoleku detaile, nagu kuupäev ja kellaaeg, tagamaks, et salvestus algab õigeaegselt.

Samm 4: Koosoleku salvestamine

Nüüd oled valmis oma koosolekut salvestama. Veendu, et salvestamine Otter.ai-s on aktiveeritud enne koosoleku algust. Üks klõps nupul "Record" käivitab salvestuse. Ekraanipilt näitab selle nupu asukohta kasutajaliideses.

Koosoleku alguses alustab Otter.ai automaatselt transkriptsiooniga ja dokumenteerib, kes räägib ja mida öeldakse. See on eriti kasulik, et jälgida, kes millist informatsiooni andis.

Samm 5: Koosoleku järel

Pärast koosolekut saad vaadata salvestust Otter.ai-s. Saad sirvida kogu vestlust, otsida konkreetseid võtmesõnu ning muuta sisu. See aitab sul kiiresti leida olulise info. Järgnev ekraanipilt näitab, milline on salvestatud vestluste paigutus.

Otsingufunktsiooni abil saad leida konkreetseid teemasid, mis koosolekul käsitleti, näiteks "kliendi värbamine". See on hindamatu eelis, kui soovid tagasi vaadata varasemaid koosolekuid.

Samm 6: Salvestuste jagamine

Otter.ai võimaldab sul ka jagada salvestusi, kui soovid märkmeid jagada kolleegide või meeskonnaliikmetega. Saad lihtsalt kopeerida salvestuse lingi ja saata selle edasi. Jagamisnupu näide on näha järgmises ekraanipildis.

Teabe jagamine on suurepärane viis tagamaks, et kõigil meeskonnaliikmetel on juurdepääs arutatud teemadele ja et oluline info ei lähe kaduma.

Kokkuvõte

Otter.ai on innovatiivne tööriist, mis võimaldab sul tõhusalt salvestada ja dokumenteerida online-koosolekuid. Selle abil saad hoiduda märkmete tegemisest koosolekute ajal ning keskenduda sisule. Lihtsa integreerimise kaudu koosolekuplatvormidega nagu Zoom, saad alati juurdepääsu olulistele teadmistele.