Zoomi koosoleku planeerimine: Lihtne juhend e-kirja saatmise kohta

Zoom pakub lihtsat ja tõhusat viisi koosolekute planeerimiseks ning osalejate sihipäraseks kutsumiseks. Selles juhendis õpid, kuidas plaanida ette Zoomi koosolekut ja saata vastav link e-kirja teel.

Olulisemad järeldused

• Õige planeerimine on koosoleku õnnestumise võti.
• Saate määrata koosoleku üksikasjad nagu kuupäev, kellaaeg ja osalejad.
• Võimalus saata linke e-kirja teel aitab teil osalejaid kiiresti ja tõhusalt teavitada.

Samm-sammult juhend

Zoomi koosoleku etteplaneerimiseks järgige neid samme:

1. Zoomi koosoleku planeerimine

Ava Zoomi rakendus ja vali valik „Plaan“. Teid suunatakse uuele aknale, kus saate määrata koosoleku üksikasjad.

2. Koosoleku pealkirja määramine

Esimene väli, mida peate täitma, on koosoleku pealkiri. See peaks sisaldama selget ja täpset teemat, et kõik kutsutud osalejad teaksid kohe, milles asi on. Näiteks võiksite sisestada „Juuli projekti arutelu“ või „XY projekti planeerimine“.

3. Kuupäeva ja kellaaja valimine

Valige nüüd oma koosoleku kuupäev ja kellaaeg. Saate tulevikus kuupäeva määrata, näiteks 31. oktoober 2023 kell 10. Olge kindel, et hinnata ka koosoleku ligikaudne kestus, sel juhul võiksite varuda ühe tunni.

4. Korduvate koosolekute seadistamine

Kui soovite regulaarset koosolekut korraldada, saate selle määrata korduvana. Näiteks võite määrata, et see koosolek toimub igal laupäeval kell 10. Enamasti on see siiski valikuline ja sõltub teie vajadustest.

5. Ajavööndi seadistamine

Veenduge, et oleks valitud õige ajavöönd. Selles näites valite ajavööndi „Pariis“, mis on enamusele Kesk-Eurooplastele oluline.

6. Koosoleku ID ja turvakoodi seadistamine

Koosoleku ID luuakse automaatselt. Saate lisada ka turvakoodi, et tagada veel üks turvameede. Seda koodi on vaja, kui osalejad soovivad telefoniga või konverentsisüsteemide kaudu ühineda.

7. Ooteala konfigureerimine

Ooteala on huvitav funktsioon, mis võimaldab teil kontrollida osalejaid enne koosolekule sisenemist. Saate ooteala sisse või välja lülitada. Kui ooteala on sisse lülitatud, peate iga osaleja enne sisenemist kinnitama.

8. Videoseaded määramine

Otsustage, kas nii haldur kui ka osalejad peaksid koosoleku alguses video sisse lülitama. See võib olla eriti kasulik, kui keegi plaanib koosoleku, kuid selles osalema ei saa.

9. Kalendri valikud

Valige meeldetuletuseks kasutatav kalender. Saate valida Outlooki, Google Calendar'i ja muude valikute vahel. Sel juhul olete valinud Outlooki.

10. Täiustatud seadete kohandamine

Täiustatud seadetega saate määrata täiendavaid tingimusi, näiteks et osalejad saavad enne haldurit koosolekule siseneda. Siin peaksite lubama ka võimaluse uued osalejad siseneda koosolekule kohe vaikimisi vaigistada.

11. Koosoleku salvestamine

Pärast kõigi seadete määramist klõpsake „Salvesta“. Koosolek luuakse nüüd ja teil avaneb võimalus kuvada koosoleku link.

12. Lingi saatmine e-kirjaga

Et saata linki, saad selle kopeerida ja saata e-kirja kutsutud osalejatele. Võid kasutada ka Zoomi funktsiooni otseisikukutse saatmiseks, kuid see võib mõnikord olla veaprobleemne. Soovitatav on link käsitsi oma e-kirjale kopeerida ja saata, et tagada, et kõik osalejad saavad selle õigeaegselt kätte.

13. E-kirja saatmine kinnitamine

Mine oma e-kirja rakendusse ja kinnita, et kutsung on edukalt saadetud. Võid linki saata otse isikutele, keda kutsusid, kirjutades isikliku e-kirja.

14. Koosolekul osalemine

Nüüd on kõik ette valmistatud ja kutsutud isikud saavad koosolekule liituda. Läbi saadetud lingi jõuab igaüks otse koosolekule.

Kokkuvõte

Nende sammude abil oled võimeline efektiivselt planeerima Zoomi koosolekut ja tagama, et kõik osalejad saavad õigeaegselt teavitatud. Erinevad valikud ja seadistused aitavad sul korraldada koosoleku efektiivselt ja organiseeritult.