Kui töötate pikkade tootenimekirjadega, on oluline vältida topeltkirjeid. Olgu selleks tootenumbri, filmide pealkirjade või mitmesuguste muude andmete - dubleeritud väärtustele tuleks andmeid sisestades juba alguses vastu seista. Selles juhendis saate teada, kuidas lihtsal viisil luua Excelis andmete kontrollimine tagamaks, et iga teie toode registreeritakse ainult üks kord.
Olulisemad teadmised
- Andmete kontrollimine on kasulik tööriist, et vältida Excelis dubleeritud kirjeid.
- Funktsiooniga "LOEND.AJUHUL" saate määrata täielikult jälgitava veeru.
- Te saate otsustada, kas soovite ainult hoiatusi saada või kas topeltväärtuste sisestamine tuleks täielikult blokeerida.
Samm-sammuline juhend
Samm 1: Andmete kontrollimise aktiveerimine
Esiteks peate ette valmistama veeru, kus soovite dubleeritud väärtusi vältida. Valige kogu veerg, näiteks veerg A.
Samm 2: Andmete kontrollimise leidmine
Mine seejärel menüüriba ülaosas asuvale vahekaardile "Andmed". Sealt leiate valiku "Andmete kontrollimine". Klõpsake sellel, et avada dialoogiboks.
Samm 3: Kohandatud sätete valimine
Andmete kontrollimise dialoogiboksis saate nüüd määrata, millist tüüpi sisendit lubatakse. Valige lubamisvalikutest "Kohandatud".
Samm 4: Kontrollimise valemi sisestamine
Nüüd peate sisestama järgmise valemi, et tuvastada dubleeritud väärtused: =LOEND.AJUHUL(A:A;A1)=1. See käsib Excelil otsida kogu veerg A ja tagada, et sisestatud väärtus ei esineks rohkem kui üks kord.
Samm 5: Viga teate seadistamine
Nüüd saate määrata veateate, mis kuvatakse, kui keegi soovib sisestada dubleeritud väärtuse. Klõpsake vahekaardil "Vea teade" ja veenduge, et valik "Näita veateadet, kui sisestatakse sobimatud andmed" on sisselülitatud. Valige teate tüüp (Peata, Hoiatus või Teave) ning sisestage soovitud pealkiri ja sõnum, nt "Tähelepanu, see pealkiri on juba olemas!".
Samm 6: Testige oma sätteid
Nüüd on aeg sätted üle vaadata. Proovige sisestada dubleeritud väärtus nagu "Dumbo", pärast seda, kui olete selle juba loendisse lisanud. Excel peaks kuvama teile veateate ja ei luba sisestust, kui vastavat veateadet on seadistatud "Peata".
Samm 7: Kohandused ja alternatiivid
Kui soovite, et dubleeritud väärtust sisestades kuvatakse lihtsalt hoiatus, ilma sisestamist peatamata, saate vastavad sätted kohandada vahekaardil "Vea teade". Valige "Hoiatus" või "Teave". Proovige sama teha ka pealkirjaga "Dumbo", et kontrollida, kas hoiatus toimib ja kas teil on võimalus dubleeritud kirje siiski sisestada.
Sel viisil saate kontrollida peaaegu igasuguseid andmeid - olgu selleks siis filmide pealkirjad, tootenimed või muud asjakohased andmed.
Kokkuvõte
Selles juhendis õppisite, kuidas Exceli andmete kontrollimise abil saate tõhusalt ja lihtsalt vältida dubleeritud kirjeid. Funktsiooni "LOEND.AJUHUL" kasutamisega saate tugevdada oma loendi sisestatud andmete kontrolli.
Korduma kippuvad küsimused
Kuidas töötab funktsioon LOEND.AJUHUL?Funktsioon LOEND.AJUHUL loendab, kui sageli teatud väärtus määratud vahemikus esineb.
Mis juhtub, kui proovin sisestada dubleeritud väärtust?Kui olete õigesti seadistanud andmete kontrollimise, kuvatakse teile veateade, mis teavitab, et väärtus on juba olemas.
Kas andmekontrollimise saab kasutada ka muude andmete tüüpide korral?Jah, saate andmete kontrollimist kasutada erinevat tüüpi andmete jaoks, sealhulgas arvude, kuupäevade ja tekstide puhul.