Värvige kohtumised Excelis parema ülevaate saamiseks

Kohtumisi tõhusalt jälgida on väljakutse, millega paljud meist igapäevatöös kokku puutuvad. Lihtne ja visuaalselt atraktiivne viis meelde tuletamiseks lähenevate või juba möödunud kohtumiste puhul on värvimärgistuse kasutamine Excelis. Selles juhendis näitan sulle, kuidas mõne valemiga ja tingimusliku vormindamise abil struktureerida oma kohtumised selgelt ja ülevaatlikult.

Olulisemad teadmised

• Excelis saad lihtsalt arvutada päevade arvu kuni kohtumiseni.
• Tingimuslik vormindamine võimaldab esile tõsta kohtumisi, mis lähenevad või on möödunud.
• Lihtsate valemite abil saad oma kohtumisi tõhusamalt hallata ja visualiseerida.

Juhised samm-sammult

Samm 1: Töölehe loomine

Esiteks loo Excelis uus tööleht ja sisesta sinna kohtumised, mida soovid hallata. See võiks näiteks hõlmata järgmist:

• 28.04.
• 01.05.

Samm 2: Järelejäänud päevade arvutamine

Järelejäänud päevade arvutamiseks kuni mingi kohtumiseni saad kasutada lihtsat valem. Vali üks lahtrist ja alusta vormeli sisestamist: =A2 - TÄNA(), kus A2 on esimene kohtumine. Lohista seejärel väli alla, et jätkata ühemõõtmelist loendamist. Nii saad ülevaate järelejäänud päevadest iga kohtumise kuni.

Samm 3: Möödunud kohtumiste tõkestamine

Kui kohtumine on möödunud, saad selle dokumenteerida, täites vastava lahtri. Soovitatav on lahtrit märgistada kommentaariga (näiteks "Tehtud" või "Tühistatud"). Kasutades "KUI" päringut saad automaatselt järelejäänud päevade kuvamise peita.

Samm 4: "KUI" vormeli rakendamine

Sisesta lahter, mis kuvab järelejäänud päevi, järgmine valem: =KUI(C2<>"";"";A2-TÄNA()). Sellega kontrollitakse, kas veerus C on kommentaar. Kui lahter pole tühi, ei kuvata valemit. Vastasel juhul arvutatakse järelejäänud päevade arv.

Samm 5: Värvimärgistus tingimusliku vormindamisega

Kohtumiste esile tõstmiseks värviga märgista veerg järelejäänud päevad ning vali menüüst "Tingimuslik vormindamine". Vali seal värviskaala suvandid. Saad valida kolmevärvilise skaala, et luua sujuv üleminek erinevate värvide vahel.

Samm 6: Värviskaalade kohandamine

Saad värviskaalasid kohandada, et seada kindlaks teatud künnisväärtused kuvamiseks. Näiteks võid määrata, et kõik, mis on järgmise kahe päeva jooksul, kuvatakse punaselt, ja kõik, mis on kaugemas tulevikus, roheliselt.

Samm 7: Tööpäevade arvestamine

Kui soovid arvestada ka järelejäänud tööpäevade arvu teatud kuupäevani, saad kasutada NETOPÄEVADE funktsiooni. Sisesta uude lahtrisse järgnev funktsioon: =NETOPÄEVADE(TÄNA();A2) ja lisa sulgudesse lõpp. Tulemus näitab, kui palju tööpäevi on järele alates tänasest kuni kohtumiseni.

Samm 8: Kokkuvõte ja järgmised sammud

Pärast kõikide eelnevate sammude järgimist peaksid olema võimeline oma kohtumisi tõhusalt hallama ja kiiresti aru saama, millised on peatselt saabuvad kohtumised. Salvesta oma dokument ja oled hästi valmistunud oma kohtumiste planeerimiseks.

Kokkuvõte

Selles juhendis õppisite, kuidas hõlpsate arvutuste ja tingimusliku vormingu abil Excelis saate oma kohtumisi tõhusalt värviliselt tähistada. Seega säilitate lihtsamalt ülevaate eelseisvatest sündmustest ja saate kiiresti reageerida muutustele.