Tööajad arvutada Excelis

Excel on võimas tööriist, mis võib aidata teil tööaegu efektiivselt arvutada. Eriti kui tegelete negatiivsete tundide ja minutitega, võib see osutuda keeruliseks. Erinevad operatsioonisüsteemid nagu Windows ja Mac käsitlevad kuupäeva- ja kellaajavorminguid erinevalt. Seetõttu on oluline mõista põhitõdesid, et teha õigeid arvutusi. Selles õpetuses näitan teile, kuidas Excelis negatiivseid aegu õigesti arvutada ja millised seaded on sujuva töö tagamiseks vajalikud.

Olulisemad teadmised

• Excel kasutab Windowsi ja Maci jaoks erinevaid kuupäevavorminguid.
• 1904-režiim on oluline negatiivsete tundide arvutamisel.
• Ajaformaatide haldamine Excelis nõuab kohandatud lähenemist.

Samm-sammuline juhend

1. Exceli kuupäevavormingute mõistmine

Negatiivsete tundide ja minutitega töötamiseks on oluline mõista erinevaid Exceli kasutatavaid kuupäevavorminguid. Windows ja MacOS arvutavad aega ja kuupäeva erinevalt. Vaikimisi alustab Excel Windowsis kuupäevaga 1.1.1900, samas kui MacOS alustab 1.1.1904. See võib kaasa tuua olulisi erinevusi.

2. 1904-režiimi aktiveerimine

Negatiivsete aegade efektiivseks arvutamiseks Excelis peaksite aktiveerima 1904. aasta režiimi, eriti kui kopeerite andmeid Windowsi ja Maci vahel. Minge valikutesse Fail, seejärel „Täpsemad” ja kerige jaotiseni „Selle töövihiku arvutamine”. Lubage valik "Kasuta 1904. aasta väärtusi", et saaksite arvutused õigesti teha.

3. Ajaformaadi kohandamine

Pärast 1904. aasta režiimi aktiveerimist on oluline kohandada ajavorminguid. Exceli vaikimisi ajavorming võib segadust tekitada, eriti kui tehakse palju arvutusi. Tähistage vastavad rakud, minge „Lisavalikud“, ja määrake kohandatud vorming, mis näitab tunde ja minuteid õigesti.

4. Tööaja arvutamine

Veenduge, et kajastate tööaegu õigesti. Näiteks kui töötaja töötab ühel päeval 8 tundi ja järgmisel päeval 8 tundi ja 30 minutit, tuleks nende aegade summa õigesti arvutada. Sisestage andmed lahtritesse ja kasutage summafunktsiooni või vahe arvutamiseks kogusumma saamiseks.

5. Vahe arvutamine

Kui soovite arvutada erinevuse kavandatud ja tegeliku tööaja vahel, saate lihtsalt kasutada vahefunktsioone. Sisestage kavandatud aeg ühte lahtrisse ja kasutage valemit, et lahutada tööajast vahe. Excel kuvab tulemuse õigesti, kui vorming on õigesti seatud.

6. Kohandatud vorming arvutuste jaoks

Arvutuste võimalikult lihtsaks muutmiseks soovitatakse kasutada kohandatud vormingut. See samm tagab, et Excel kohtleb tunde, minuteid ja sekundeid teie ootustele vastavalt. Kasutage vorminduse jaoks „Kohandatud“ valikut ja määrake soovitud ajaväärtused.

7. Probleemsete ajaväärtuste tuvastamine

Võib juhtuda, et teie arvutused ei toimu oodatult. Sel juhul on oluline pöörata tähelepanu konkreetsetele väärtustele, mida kasutate. Kontrollige, kas teie andmed on 1900. või 1904. aasta režiimis ning kas teie seadistus pärineb Windowsist või Macist. See võib oluliselt mõjutada arvutusi.

8. Järgnevad arvutused ja analüüsid

Pärast andmete õiget seadistamist saate jätkata arvutuste ja analüüsidega. Pidage meeles, et Excel ei võimalda teatud arvutusi negatiivsete ajaväärtustega, kui pole õiget vormingut seatud. Katsetage erinevaid vorminguid, et saavutada soovitud tulemused.

9. Andmete varundamine ja salvestamine

Pärast vajalike arvutuste ja kohanduste tegemist peaksid salvestama oma faili. Veendu, et salvestad faili vastavas Exceli vormingus, et tagada kõikide seadete ja vormingute õige säilimine. See on eriti oluline, kui vahetad Windowsi ja Maci vahel.

Kokkuvõte

Selles õpetuses õppisid, kuidas Excelis õigesti arvutada negatiivseid tunde ja minuteid. Võtmena oli õige kuupäevavormingu seadistus ja 1904. aasta režiimi kasutamine. Õigete vormingute ja funktsioonide abil suudad teha efektiivseid ja täpseid arvutusi.