Õigete tööriistade ja meetodite abil on Excelis töötamine oluliselt lihtsam. Eriti juhul, kui on vaja loodud töövihikud teisendada vähem muudetavasse ja võltsimiskindlasse formaati, on PDF-vorming suurepärane valik. Selles juhendis saate teada, kuidas sukelduda Exceli faile järk-järgult PDF-iks, et neid oma klientidele lihtsalt ja selgelt esitada.
Tähtsaimad järeldused
- Võite Exceli andmed teisendada PDF-iks otse printimisfunktsiooni või "Salvesta nimega" funktsiooni abil.
- Jälgige metainformatsiooni, mis võiks PDF-i üle minna.
- PDF-i loomise valikud võimaldavad teil faili kujundada oma soovi kohaselt.
Juhised samm-sammult
Alustage, avades Exceli faili, mida soovite PDF-iks teisendada. Näiteks töötundide arvestusfail, mis on juba vastavalt ette valmistatud. Siin olete võib-olla lisanud ka logo või muud teavet, mida soovite PDF-is kuvada.
Tagamaks, et teabe esitus PDF-failis on optimaalne, saate uurida oma kujunduse erinevaid aspekte. Kõige paremini suureneb lehekülje detailide vaatamine, et vältida võimalikke ülearuseid leheküljeühendusi.
Minge nüüd lehepaigutusse, et teha ülejäänud seaded. Selles etapis otsustate, kas soovite säilitada vaate või valida teise režiimi. Leheküljevaade annab hea ülevaate sellest, mida teie PDF-väljund sisaldab.
Kui olete seadetega rahul, klõpsake „Fail”. Järgmises menüüs valige printimisvalikud. Siin on võimalik fail printida "Microsoft Print to PDF" abil, kui kasutate Windows 10. Kui see programm pole installitud, veenduge, et teil on uusim Microsoft Office'i versioon või sobiv PDF-printimisprogramm.
Olge PDF loomisel ettevaatlik, eriti tundlike või isiklike andmete puhul. PDF-valikutes peaksite jälgima, millised metainformatsioonid või andmed võivad edasi anda ja veenduma, et võõrad andmed ei satuks faili.
Tavapärane meetod oma faili salvestamiseks on "Salvesta nimega" funktsiooni kasutamine. Valige soovitud salvestuskoht ja veenduge, et valiksite PDF-vormingu, et fail salvestada soovitud formaadis.
Järgmises dialoogiboksis saate määrata täiendavaid suvandeid. Näiteks saate sisestada faili pealkirja ja märkida, kas PDF peaks olema ühilduv teiste PDF-programmidega.
Samuti saate määrata, milliseid teavet tuleks kaasata või millised välja jätta, näiteks pildid või mitte trükitavad andmed. Veenduge, et kaalute eksportitavate elementide vormindust.
Kui olete kindel, et kõik andmed on õiged, klõpsake „OK”. Salvestusprotsess algab. Tavaliselt avaneb PDF-fail automaatselt, kui teil on installitud PDF-lugeja, nagu näiteks Adobe Acrobat.
Standardit kasutades võimaldab PDF-failide jagamine klientidele, kes ei kasuta Exceli rakendust. See on eriti kasulik, et tagada professionaalne esitlus, kuna fail esitab vajalikud andmed kasutajasõbralikus formaadis.
Printimisvalikute osas: saate muuta ka suurust ja paigutust, et tagada, et PDF vastab täpselt teie nõuetele. Võite kohandada paberiformaati ja valida portree- või maastikurežiimi.
Enne PDF-i eksportimist kontrollige printeriseadeid, et tagada kõik olulised andmed, sealhulgas vormindused, edastatakse õigesti. Kui soovite näiteks A4 formaadis vertikaalselt printida, veenduge, et see on vastavalt seadistatud.
Pärast faili salvestamist peaksite selle Exploreris leidma oma valitud asukohast. Võrrelge erinevate salvestusmeetodite vahel faili suurust, et tagada, et valisite enda vajadustele optimaalse meetodi.
Kui teil on küsimusi, esitage need julgelt kommentaarides, et saada vajalikku tuge.
Kokkuvõte
Exceli andmete salvestamine PDF-failina mitte ainult ei lihtsusta esitlust, vaid kaitseb ka olulisi andmeid. Nende sammude rakendamisega saate oma töövihikud tõhusalt üle kanda kasutajasõbralikku ja turvalisse formaati.
Korduma kippuvad küsimused
Kuidas saan Exceli faili PDF-ina salvestada?Valige failitee "Fail" ja valige seejärel "Salvesta kui" ning valige vorminguna PDF.
Mis valikuid mul on PDF-ina salvestamisel?Saate määrata erinevaid valikuid nagu pealkiri, PDF-i ühilduvus ja piltide välistamise.
Mida peaksin metainfode osas silmas pidama?Veenduge, et tundlikke andmeid ei satuks PDF-i ja kontrollige metainfot enne salvestamist.
