Seriaalkirja loomine Wordis - Lihtne juhend

Soovid saata isiklikke kirju mitmele saajale ja kohandada individuaalset tervitust? Microsoft Wordi massmeil -funktsiooniga saad selle kiirelt ja lihtsalt teha. See juhend näitab sulle, kuidas määratleda saajad Exceli tabeli abil ja kasutada erinevaid tervitusvorme nagu "Härra" ja "Proua" korrektselt. Läheme otse asja juurde ja vaatame koos, millised on tõhusa massmeilipreemia loomise sammud.

Olulisemad teadmised

• Saad õppida, kuidas Wordis luua ja kohandada massmeili.
• Exceli tabeli kasutamine võimaldab saajate andmete hõlpsat haldamist.
• Tervitusvorminguid saab dünaamiliselt kohandada, et anda isikupärast puudutus.

Samm-sammult juhend

Massmeili loomiseks Wordis käi järgmiseid samme:

Samm 1: Massmeili alustamine

Esmalt ava Microsoft Word. Suuna vahekaardile "Saada" ja vali "Massmeili alustamine". Seejärel klõpsa valikul "Kirjad", et alustada massmeili protsessi.

Samm 2: Saajate nimekirja valimine

Seejärel pead valima saajate nimekirja. Sul on võimalus sisestada uus loend, kasutada olemasolevat loendit või valida Outlooki kontakte. Selles juhendis kasutame Exceli tabelit, mis on salvestatud töölaua alla.

Samm 3: Saajate andmete redigeerimine

Nüüd saad saajate nimekirja muuta. Meie näidisjuhendis kasutatud andmeallika "Aadressi_loendi.xls" kaudu saad lisada aadresse, otsida dubleeritud andmeid või filtreerida teatud kriteeriumide järgi. Kuvatakse ülevaade perekonnanime, eesnime ja tervituse kohta.

Samm 4: Aadressploki lisamine

Lisa nüüd aadressplokk, klõpsates "Aadressplokk". Siin saad valida sobivad väljad tervituse ja aadressi jaoks. Word tuvastab väljad automaatselt, nii et vajalikud andmed kantakse lihtsalt üle.

Samm 5: Eelvaate kontrollimine

Oluline on kontrollida kirja eelvaadet. Näed, kuidas aadress ja muu sisu kirjas kuvatakse. Selleks klõpsa "Kuva eelvaate tulemused", et kindlaks teha, kas kõik on õigesti paigutatud.

Samm 6: Teema ja kuupäeva lisamine

Nüüd saad oma kirja teema lisada ettevalmistatud dokumenti. Näiteks kirjuta "Testmassmeil" ja lisa kuupäev. See annab su kirjale formaalse struktuuri.

Samm 7: Tervituse dünaamiline lisamine

Kasuta suurtähtedega käsklusi tervituse kohandamiseks. Funktsiooniga saad eristada "Lugupeetud Härra" ja "Lugupeetud Proua" vastavalt andmetele oma Exceli loendis.

Samm 8: Massmeili jätkamine

Koosta nüüd kirja tekst vastavalt vajadusele. Võid kirjutada üldise teksti, mis kehtib kõigi saajate kohta. Veendu, et see oleks kaasav ja atraktiivne sõnastatud.

Samm 9: Veakontrolli läbiviimine

Enne massmeili lõpuleviimist vii läbi veakontroll. Saad klõpsata iga aadressi juures, et veenduda, et tervituse vormingutes või aadressiandmetes pole vigu.

Samm 10: Meilide printimine või saatmine

Nüüd, kui su massmeil on täielik ja näeb hea välja, mine tagasi vahekaardile "Saated" ja klõpsa nuppu "Lõpeta ja ühenda". Seal on sul võimalus dokumendi printimiseks, e-kirja saatmiseks või dokumentide salvestamiseks edasiseks töötlemiseks.

Samm 11: Lisaväljade lisamine

Vajadusel saad oma kirja lisada täiendavaid isikupärastatud välju, näiteks telefoninumbreid. Vali oma Exceli failist vastavad veerud, et luua lisandväärtust isikupärastamisel.

Samm 12: Lõpetamine

Kõigi nende sammude järel oled edukalt loonud masskirja. Nüüd saad oma dokumendi salvestada ja vastavalt soovile saata või printida.

Kokkuvõte

Selles juhendis õppisid, kuidas Microsoft Wordiga lihtsalt ja efektiivselt luua masskirju. Olid kaasatud kogu protsessi, alates adressaatide valimisest kuni isikupärastatud tervituse, lõppviimistluseni ning kirjade printimise või saatmiseni.