Kasuta filiaali- ja keskdokumente Wordis tõhusalt

Töö mahukate dokumentidega nõuab mitte ainult organisatsiooni, vaid ka efektiivsust. Eriti Microsoft Word, laialt levinud tekstiredigeerimistarkvara, võimaldab sul meeskonnas koostada keerulisi dokumente. Filiaal- ja Keskandmete funktsioonide abil võimaldab Word struktureeritud käsitlemist suurtele tekstiüksustele, nagu näiteks raamatud või aruanded, mis koosnevad erinevatest jaotistest. Selles juhendis näitan sulle, kuidas saad kasutada sihipäraselt ülevaadet oma dokumentide efektiivseks haldamiseks ja redigeerimiseks.

Olulisemad teadmised

• Wordi ülevaatevaade on kasulik tööriist dokumentide struktureerimiseks.
• Filiaaldokumendid võimaldavad dokumendi osi eksportida, et neid eraldi redigeerida.
• Keskandmed koonduvad kõik filiaaldokumendid tagasi tervikuks, ilma et kaotate vorminguid.

Samm-sammuline juhend

1. Uue dokumendi loomine

Alusta Microsoft Wordi ja loo uus dokument. Näiteks saad Euroopa teema kasutada pealkirjana ning sinna alla erinevaid jaotisi lisada. Täida tekst vastavalt soovile, et luua esmane struktuur.

2. Ülevaatevaate aktiveerimine

Mine ülevaatevaatesse, et paremini esile tuua ja redigeerida oma dokumendi sisu hierarhiat. See vaade annab sulle selge ülevaate olemasolevatest jaotistest ja nende struktuurist.

3. Dokumendi struktureerimine

Lisa alampealkirju igale riigile, nagu Saksamaa ja Austria. Saad seda teha vastavalt teksti vormindades ja kasutades Wordi hierarhia kuvamiseks vajalikke funktsioone.

4. Osa eraldamine

Kui su dokument muutub mahukamaks, saad konkreetse osa, näiteks Austria jaotise, eraldada. Vali Austria pealkiri ja klõpsa "Dokumendi kuvamine", et piirkond isoleerida.

5. Filiaaldokumendi loomine

Pärast Austria valimist vali võimalus luua uus filiaaldokument. See dokument salvestatakse eraldi ja seda saavad redigeerida teised inimesed. See on eriti kasulik, kui meeskonnakaaslased töötavad erinevatel jaotistel.

6. Filiaaldokumendi salvestamine

Salvesta loodud filiaaldokument. Kontrolli Windows Exploreris, et fail oleks loodud kui "Austria.docx". See näitab sulle, et struktuur ja sisu salvestati õigesti.

7. Filiaaldokumendi redigeerimine

Ava filiaaldokument muudatuste tegemiseks. Võid näiteks teksti lisada, et pakkuda täiendavaid teadmisi. Redigeerimine toimub sõltumatult Keskdokumendist, andes sulle paindlikkust.

8. Tagasi Keskandokumenti

Sulge filiaaldokument ja naase oma Keskandokumenti. Selles dokumendis peaksid nüüd nägema ühendust oma filiaaldokumendiga, mis kuvab kõik Austria osas tehtud muudatused uuesti.

9. Filiaaldokumentide lisamine

Filiaaldokumendi lisamiseks oma Keskandokumendisse mine tagasi Gliiderdusvaatesse ja klõpsa valikul "Filiaaldokumendi laiendamine". See toob kogu teabe tagasi sinu Filiaaldokumendist Keskandokumendisse.

10. Kogu faili redigeerimine

Kasutades Keskandokumenti, sul on nüüd täielik ülevaade kõigist redigeeritud osadest. Võid kõik muudatused kokku võtta ühte faili ja kohandada kogu dokumendi, kaotamata algset vormindust. Veendu, et salvestad kõik muudatused.

11. Ühenduste haldamine

Kui soovite filiaaldokumendiga ühenduse katkestada, saate sellega hakkama Gliederungsansichtis. Nii saate otsustada, kas teatud jaotised peaksid jätkama ühendamist või jääma eraldi failideks.

12. Dokumendihalduse optimeerimine

Meeskonnatööde jaoks võib see dokumentide haldamise meetod olla väga kasulik. See loob korda muudetud sisus, mis optimeerib koostööd ja hoiab selgust.

Kokkuvõte

Microsoft Word'i Gliederungsansichti, filiaaldokumentide loomise ning tagasitoomise keskdokumenti abil saate tõhusalt hallata suuri tekstiosi. See struktuur võimaldab lihtsat meeskonnatööd ja tagab, et kõik formaadid ja sisu jäävad kokkuliitmisel terveks.