Tänapäeva kiiretempoalases ärimaailmas on oluline omada selgust projektijuhtimise põhitõdede osas. Kui soovid olla pädev projektijuht või aktiivne meeskonnaliige, on arusaamine sellest, mis on projekt ja kuidas see määratletakse, esimene samm edule. Siin saad teada kõik olulise projekti määratlemise kohta ning miks need teadmised on olulised.
Olulisemad teadmised
- Projekt on ajutine ettevõtmine unikaalse toote, teenuse või tulemuse pakkumiseks.
- Projektid on ajaliselt piiritletud selge algus- ja lõpptähtajaga.
- Projekt nõuab konkreetseid ressursse nagu eelarve, materjalid ja töötajad.
- Igal projektil on määratletud eesmärk, mis peab olema saavutatav.
- Huvirühmad on projekti edukuse seisukohalt olulised ning neid tuleks arvesse võtta algusest peale.
Samm-sammuline juhend projektide määratlemiseks
1. Mis on projekt?
Alguses on oluline määratleda termin "projekt". Project Management Institute (PMI) määratluse kohaselt on projekt "ajutine ettevõtmine unikaalse toote, teenuse või tulemuse pakkumiseks". See määratlus on projektijuhtimise arusaamise alustala.
2. Miks ajutine?
"Ajutine" tähendab, et projektil on määratletud algus- ja lõppkuupäev. See ei kesta lõpmatult, vaid sellel on selge raamistik, mis eristab seda igapäevastest tegevustest. Projektid on seega ajaliselt piiratud ja neil on kindel eesmärk, mis tuleb saavutada teatud ajaraamistikus.
3. Projekti ainulaadsus
Väga oluline aspekt on see, et iga projekt püüab saavutada ainulaadse tulemuse. Olgu see siis toote, teenuse või konkreetse tulemuse arendamine, oluline on see, et see ei kordu regulaarselt. Ainulaadsuse selgitamiseks kujutle, et oled osa meeskonnast, mis loob uue online-ostusüsteemi. See on ainulaadne projekt, isegi kui see võib kasutada paljusid samu põhimõtteid nagu varasemad projektid.
4. Ressursihaldus
Ressursid on iga projekti oluline osa. Need hõlmavad mitte ainult materjale, vaid ka eelarvet ja töötajaid. Projektijuhi ülesanne on tagada, et vajalikud vahendid oleksid efektiivselt eraldatud. Ressursid on tavaliselt piiratud, mistõttu nende planeerimine ja kasutamine on eduka projekti A ja O.
5. Projekti sünergiad
Projektis töötavad inimesed sageli erinevatest osakondadest koos. See interdistsiplinaarne meeskond toob kaasa vajalikud oskused ja perspektiivid, et saavutada projektieesmärk. Hea näide sellistest sünergiatest on see, kui turundus, IT ja müük töötavad koos uue toote turuletoomiseks, tagamaks, et kõik aspektid arendusest müügini oleksid hästi koordineeritud.
6. Määratle eesmärgid
Projekt on alati seotud eesmärgiga. Pead alustama olemasolevast seisundist ja seadma eesmärgi. Näiteks pead uue toote puhul looma pakendi kindlaksmääratud ajaraamistikus. Algset eesmärki ja ajalisi nõudeid kasutatakse projekti juhtimisel ja vajalike sammude astumisel.
7. Ajakava ja tähtajad
Iga projekt nõuab selget ajakava täitmiseks. Peab tagama, et kõik ülesanded oleksid lõpule viidud nõutud ajavahemikus. Näiteks kui toode peaks olema turule tulnud 3. augustil, peab vastav pakend olema õigeaegselt valmis.
8. Eelarvestamine ja finantsvahendid
Enamikul projektidest on määratud eelarve, mida tuleb järgida, kuigi teatud juhtudel võib kaaluda kõrvalekaldeid. Hästi määratletud eelarve võimaldab sul jagada olemasolevad ressursid õigesti ja vältida vigu, mis võiksid kaasa tuua rahalisi probleeme.
9. Huvirühma haldamine
Igal projektil on alati huvirühmad – grupid või isikud, kellel on projekti vastu huvi või kellel on selle tulemustest kasu. Nende hulka kuuluvad mitte ainult töötajad, vaid ka kliendid, tarnijad või investorid. Projektis tuleb arvestada, kuidas huvirühmad on kaasatud ja milliseid ootusi neil on.
10. Projektijuhi roll
Projektijuht mängib olulist rolli terve projekti protsessis. Ta veendub, et kõik ülesanded koordineeritakse ja täidetakse õigeaegselt. Projektijuht vastutab ka kõigi oluliste edusammude, saavutuste ja väljakutsete kohta projekti kommunikeerimise eest.
Kokkuvõte
Selge määratlus on iga eduka projekti alus. Projekt on ajutine ja unikaalne ning nõuab konkreetseid ressursse ja selget eesmärki. Osalejad on olulised ning projektijuht veendub, et kõik projekti aspektid on kooskõlas.
Sagedased küsimused
Mis on projekti määratlus?Projekt on ajutine ettevõtmine ainulaadse toote, teenuse või tulemuse pakkumiseks.
Miks on ajalised piirangud olulised?Ajalised piirangud tagavad projekti tõhusa läbiviimise ning selged eesmärgid.
Mis on peamised ressursid projektis?Projekti peamised ressursid hõlmavad eelarvet, materjale ja töötajaid.
Kuidas tuvastada edukat projekti?Edukas projekt saavutab oma määratletud eesmärgid ettenähtud ajaraamis ja eelarve piires.
Kes on osalejad?Osalejad on grupid või üksikisikud, kellel on huvi projektis või keda mõjutavad selle tulemused.
