Küsimus, kas projektijuhtimine on vajalik, tekib sageli enne uue ülesande või projekti algust. On palju arusaamatusi selle kohta, mis moodustab projekti ja millal on tegelikult projektijuhtimine vajalik. Selles tekstis saad tutvuda praktilise kontrollnimekirjaga, mis aitab sul hinnata vajadust projektijuhtimise järele. Informatsioon pärineb videonõust ja on mõeldud andma sulle selge ülevaate.
Olulisemad teadmised
- Mitte iga projekt ei nõua sügavaid projektijuhtimise teadmisi.
- Kontrollnimekiri võib aidata otsustada, kas projektijuhtimine on sinu ülesande jaoks oluline.
- Arvesta paljude teguritega nagu keerukus, ressursid ja vajadus regulaarsete koosolekute järele.
Samm-sammult juhend
Alustame erinevate aspektidega, mida peaksid arvesse võtma, et selgitada välja, kas projektijuhtimine on vajalik sinu konkreetse ülesande jaoks. See kontrollnimekiri hõlmab kümme punkti, mis aitavad sul teha teadliku otsuse.
1. Kas ülesanne on sulle uus?
Esmalt peaksid mõtlema, kas ülesanne on sulle uus ja tundmatu. Kui jah, võiks olla mõistlik rakendada projektijuhtimist. Uus projekt nõuab sageli planeerimist ja koordineerimist, mida sa võib-olla esimesel korral hakkama ei saa. Kontrolli hoolikalt, kas sa saad siia linnukese panna.
2. Kas ülesanne on keeruline või innovaatiline?
Siin on küsimus selles, kas tegu on uue toote arendamise või keeruka ülesandega. Kas väljakutse on suur ja ebaselge? Komplekssed projektid nõuavad reeglina ulatuslikumat planeerimist ja korraldamist. Kui saad sellele kriteeriumile jaatavalt vastata, lisa see kontrollnimekirja.
3. Kas on seotud erinevad osakonnad?
Kui mitu osakonda on projektis osalised, on tõenäoliselt vajalik projektijuhtimine. Erinevate meeskonnaliikmete ja erialade kaasamisel on oluline selge kommunikatsioon ja korraldus. Mõtle, kas peaksid siia linnukese panema.
4. Kas osaleb väliseid isikuid?
Mõtle, kas välistöötajad või teenusepakkujad on sinu ettevõtmises kaasatud. Näiteks kui kaasad projekti graafikadisaineri, tuleb teha teatud koordineerimistöid. Ka see räägib projektijuhtimise vajaduse kasuks.
5. Kas on vajalikud regulaarsed koosolekud?
Kas sinu meeskonnaliikmed on seotud projekti sisuga ja vajavad regulaarseid uuendusi ja koosolekuid? Igapäevaste ülesannete puhul pole selliseid koosolekuid vaja, kuid kui su ülesanne on keerukam või hõlmab mitut osalist, peaksid planeerima regulaarsed koosolekud.
6. Kas ülesanne vajab järelvalvet?
Üks otsustavaid küsimusi on, kas ülesanne vajab järelvalvet. Kui keegi ei võta vastutust arengute või edasimineku eest, võtab projekt ilmselt palju aega ja toimub ebatõhusalt. Siia tuleks samuti linnuke panna, kui see punkt vastab tõele.
7. Kas ülesanne kestab kauem ja vajab meeskonda?
Kui ülesanne kestab pikka aega, võib olla kasulik moodustada meeskond. Lühiajalisi ülesandeid, mis saab päeva jooksul tehtud, ei nõua põhjalikku projektijuhtimist. Pikemas perspektiivis projekte koordineerides on erinevate aspektide kooskõlastamine aga oluline.
8. Kas projekt sisaldab suurt finantsriski?
Kas projekt on ettevõttele majanduslikult oluline? Kõrge finantsrisk võib olla tähtis märk sellest, et peaks kasutama projektijuhtimist. Tuleb hoolikalt kaaluda, kas ressursside ja eelarve haldamist tuleks jälgida projektijuhi poolt.
9. Kas projekt soodustab konkurentsieelist?
Kui projekt aitab tugevdada ettevõtte konkurentsipositsiooni, võib olla mõistlik pöörata erilist tähelepanu projektijuhtimisele. Projektijuht võiks aidata arendada strateegiad, mis võimaldavad ettevõttel konkurentidest eelise saavutada.
10. Kui palju punkte oled sümboleerinud?
Lõpuks on oluline vaadata, kui palju punkte suutsid oma projekti jaoks jaatavalt vastata. Mida rohkem kriteeriume kehtib, seda rohkem vajad projektijuhtimist. See ülevaade aitab sul paremini otsustada, kas ja kui põhjalikult on vaja projektijuhtimist.
Kokkuvõte
Projektijuhtimise vajaduse otsimine on oluline samm enne uue ülesande kallale asumist. Kontrollnimekiri annab sulle kasuliku suunise. Mida rohkem punkte kehtivad, seda rohkem peaksid tutvuma erinevate projektijuhtimisviisidega.
Sagedased küsimused
Kas projektijuhtimine on alati vajalik?Mitte alati, see sõltub suuresti keerukusest ja asjaomastest teguritest.
Kui palju punkte peab kehtima, et projektijuhtimine oleks vajalik?Kui oled märkinud rohkem kui neli või viis punkti, on projektijuhtimine tavaliselt vajalik.
Kuidas saan kontrollnimekirja kasutada?Mine läbi iga punkt ja hindad, kas see vastab sinu praegusele ülesandele.
Kas saan seda kontrollnimekirja kasutada ka teistel projektidel?Jah, kontrollnimekirja saab kasutada erinevat tüüpi projektide jaoks.
Kust leian kontrollnimekirja allalaadimiseks?Kontrollnimekiri on saadaval PDF-ina allalaadimiseks videost.
