Korrastamine Google'i dokumentides: nii saad efektiivselt sorteerida

Kui sul on palju Google dokumente käsitseda, võib kiiresti tekkida segadus. Kas soovid oma dokumendid tõhusalt sortida ja hallata? Selles juhendis saad teada, kuidas luua Google'i Docsis korda ning millised funktsioonid aitavad sul selles. Käime samm-sammult läbi erinevad võimalused, kuidas saad oma dokumente sorteerida, filtreerida ja korraldada, et sul oleks alati hea ülevaade.

Peamised järeldused

• Sa saad dokumente sorteerida omaniku, avamiskuupäeva ja pealkirja alusel.
• Vaadet saab vahetada loendi- ja ruudustikvaate vahel.
• Dokumente saab ümber nimetada, kustutada ja offline-juurdepääsuks ettevalmistada.
• Lemmikute lisamine ja sortimine teatud kriteeriumide järgi parandab korraldust.

Dokumentide efektiivne sorteerimine

Alusta Google'i Docsis oma avalehele minekust. Kui oled juba dokumendis, saad Google'i Docs-i sümboli kaudu tagasi koduekraanile navigeerida ilma dokumendi sulgemata. Seal näed kõiki viimati kasutatud dokumente. See vaade annab sulle kohe ülevaate su praegu kasutatavatest failidest.

Siin saad dokumente sorteerida mitte ainult "Viimati avatud", vaid ka "Viimati muudetud" alusel. See funktsioon aitab sul kiiresti leida dokumendi uusima versiooni, kasutaja enda või teiste omanike poolt.

Lisaks saab vahetada vaadet kõikidele dokumentidele ja vaadele ainult sinu enda dokumentidele. Selleks klõpsa filtrivõimalustele. Kui näiteks soovid näha ainult neid dokumente, mis sulle kuuluvad, saad valikut kitsendada. Nii saad hea ülevaate, eriti kui töötad koos mitme kasutajaga ühiskasutatavas tööstsenaariumis.

Dokumentide ümbernimetamine ja kustutamine

Hea korraldus nõuab ka mõtestatud dokumentide nimetamist. Kui klõpsad dokumendi kõrval olevaid kolme punkti, saad valida valiku "Ümber nimetama". Siin saad dokumendile anda kiirema, informatiivsema nime, et leidmine oleks lihtsam.

Dokumentide kustutamine on samuti lihtne. Kui sa enam dokumenti ei vaja, saad selle kustutada ning see liigub prügikasti. Sealt jääb see 30 päevaks kättesaadavaks ja saad selle vajadusel taastada. See funktsioon annab sulle vajaliku kindluse, kui koristad oma dokumente.

Offline-kättesaadavus ja pilverakendus

Google Docsi tugevusi on dokumendid kättesaadavaks teha ka ilma internetiühenduseta. Saad selle funktsiooni sisse lülitada, valides menüüst "Fail" valiku "Muuda offline-kättesaadavaks". Nii saad oma dokumentidel töötada ka internetiühenduseta, mis võib olla eriti kasulik reisides või piirkondades halva signaaliga.

Märka siiski, et offline-muudatusi ei salvestata automaatselt pilves. Kui oled jälle internetis, peaksid tagama, et su andmed laetakse üles, et saaksid neile erinevatest seadmetest juurde pääseda.

Lemmikud ja muud sorteerimisvõimalused

Kui sul on sageli vaja konkreetseid dokumente avada, saad need märgistada lemmikutega. Nii on sul alati kiire ligipääs oma olulisematele failidele. See mitte ainult ei paranda efektiivsust, vaid ka sinu dokumentide vaatamise kasutajasõbralikkust.

Lisaks saad dokumente pealkirja järgi sortida. Selleks klõpsa sätetel, et näha dokumentide tähestikulist loetelu. See funktsioon on eriti kasulik, kui sul on palju dokumente ja vajad kiiret juurdepääsu spetsiifilistele failidele.

Kokkuvõte

Parima ülevaate ja korra loomiseks Google'i Docsis on sul mitmeid funktsioone käepärast. Saad dokumente sorteerida ja filtreerida erinevate kriteeriumide alusel, failide nimetust muuta ja kustutada ning aktiveerida offline-kasutuse. Kõik need funktsioonid võimaldavad sul arendada tõhusat töömeetodit, mis on kohandatud sinu vajadustele.