Laadige dokumendid alla ja kopeerige Google Docs-i

Soovite dokumenti Google Docs koopida või allalaadida, kuid ei tea, kuidas seda teha? Selles juhendis viin teid samm-sammult protsessi läbi. Olgu see dokumendi säilitamine kolleegi jaoks või isiklikuks otstarbeks – siit saate teada kõik vajaliku.

Olulisemad järeldused

• Oma dokumendid saate lihtsalt koopida ja ümber nimetada.
• Allalaadimine toimub erinevates vormingutes, sealhulgas Microsoft Word ja PDF.
• Dokumente saab jagada ja teatud kasutajatele kättesaadavaks teha.

Dokumendi koopimine

Dokumendi koopia tegemiseks minge menüüriba ja valige „Fail“. Sealt leiate valiku „Koopia loomine“, mille peaksite valima. See samm teeb otsekohe koopia praegusest dokumendist. Kui olete selle teinud, saate uue dokumendi, mille vaikimisi nimi on „Koopia [dokumendi nimi]“. Seda nime saate kohe muuta, et teie koopiatel oleks selged nimetused.

Näide: Ärge jookske nime „Koopia 1“, vaid nimetage see vastavalt otstarbele või saajale, näiteks „Koopia Fabiole“. See aitab teil failide ülevaate säilitamisel.

Teil on isegi võimalus teha koopia konkreetsele kasutajale kättesaadavaks. Kui teil on mitu kasutajat, saate anda igale individuaalse ligipääsu. See muudab sama dokumendi mitme versiooni haldamise lihtsaks, samal ajal kui kõik saavad oma osa parandada.

Järgmises sammus küsitakse, millisesse kausta soovite uue dokumendi salvestada. Saate valida olemasoleva kausta või nimetada uue, näiteks „Koopiad“. See on eriti kasulik dokumentide korras hoidmiseks.

See on suurepärane võimalus, kui töötate erinevate inimestega projektidel, kuna saate tagada, et igaüks pääseb vaid neile määratud failidele.

Dokumendi allalaadimine

Nüüd saate oma dokumendi allalaadida. Selleks minge tagasi menüüsse „Fail“. Sealt leiate valiku „Allalaadimine“, mis pakub teile erinevaid vorminguid.

Üks levinumaid valikuid on allalaadimine Microsoft Wordi dokumendina. Kui soovite dokumendi Google Docsist väljaspool redigeerida, on see suurepärane valik. Süsteem salvestab dokumendi samanimelisena, nagu see Google Docsis oli nime saanud.

Kui teil pole Microsoft Wordi saadaval, saate dokumendi siiski Google Docsis redigeerida või ainult veebis salvestada. Paljudele kasutajatele võib olla kasulik omada kohalikku koopiat, mida saab hõlpsalt jagada või mida saab internetiühenduseta redigeerida.

Peale Microsoft Wordi saate dokumendi alla laadida ka teistes erinevates vormingutes, näiteks PDF, Avatud Dokumendi vormingus või isegi HTML-vormingus. See mitmekesisus tagab, et saate igale nõudele sobiva vormingu valida.

Kui näiteks kirjutate e-raamatut, on mõistlik alla laadida oma dokument HTML-vormingus. Tavaliselt kasutan PDF-i sageli kolmandatele osapooltele saatmiseks, kuna see on vorming, mis jätma kõige vähem muudatusi.

Dokumendi e-postiga saatmine

Järgmine võimalus, mis teil on, on oma dokumendi saatmine e-postiga. Seda saate teha ka menüü kaudu „Fail“. E-kirja funktsiooni valides avaneb uus aken, kus saate lisada saaja, nagu meie näites „Fabio“.

Siin on võimalus lisada kogu dokumendi otse e-kirja või saata see manusena. Kui saadate dokumendi tervikuna manusena, soovitan kasutada PDF-vormingut. Nii saab saaja koopia, mida ta ei saa redigeerida.

Kui aga saaja vajab dokumenti muudetavas vormingus, saada see Wordi dokumendina. Igatahes saad nende valikute paindlikkusega hakkama.

Kokkuvõte

Selles juhendis õppisid Sa, kuidas Google Docsiga dokumente kopeerida, alla laadida ja e-kirjaga saata. Protsess on lihtne ja erinevate saadaval olevate vormingute abil saad tagada, et Sinu fail vastab nii koostöö kui ka isiklikuks otstarbeks kasutamise nõuetele.