Laskupohjan muokkausohjeet ja esimerkki

Täältä saat tietää, kuinka voit muokata kenttiä Wordissa ja päivittää kaiken Word-dokumentissa. Lyhyesti ja sitten yksityiskohtaisemmin selitetty esimerkin avulla Word-laskupohjiemme avulla.

Nopeanavigointi

• Ohje: Kenttien muokkaus ja kaiken päivittäminen Wordissa
• Kenttien päivittäminen Wordissa – yleinen toimintatapa laskupohjiemme kanssa
• Uusien kenttien lisääminen ja muokkaaminen – laskupohjien yksilöllistäminen
• Kaikkien kenttien muokkaus ja kaiken päivittäminen – vinkkejä nopeaan työnkulkuun

Ohje: Kenttien muokkaus ja kaiken päivittäminen Wordissa

Näin voit näyttää kaikki kenttätoiminnot Kenttien muokkaus Wordissa:

• Valitse koko asiakirja pikageb. Ctrl + A.
• Avaa pikavalikko hiiren oikealla painikkeella.
• Klikkaa siellä Kenttätoiminnot päälle/pois päältä.

Näin voit päivittää kaiken Word-dokumentissa, kuten kentät tai sisällysluettelon:

• Valitse koko asiakirja pikageb. Ctrl + A.
• Paina sen jälkeen näppäintä F9.

Kenttien päivittäminen Wordissa – yleinen toimintatapa laskupohjiemme kanssa

Word-laskupohjamme sisältävät kenttiä arvojen automaattiseen laskemiseen. Tässä esimerkissä selitämme, kuinka voit muokata yksittäisiä ja kaikkia kenttiä Word-dokumentissa:

Latauksen jälkeen Avaa Word-laskupohjan versio, joka sisältää laskentatoiminnon. Jos napsautat takaosan sarakkeessa, jossa kokonaishinnat lasketaan, numeroa, se tulee harmaana näkyviin. Tämä johtuu siitä, että nämä ovat Kenttiä kaavoilla. Näytetyssä esimerkissä sarakkeen Yhteensä kenttä kertoo ilmoitetusta Määrästä siihen Yksikköhintaan.

Muutettuasi laskentapohjan arvoja, jää tulos kenttään aluksi muuttumattomaksi.

Jotta kenttä tekee uuden laskennan, sinun on päivitettävä Kenttä. Siihen on kolme mahdollisuutta:

• Yksittäisen kentän päivitys pikavalikossa: Napsauta hiiren oikealla kenttää ja valitse Päivitä kentät.
• Yksittäisen kentän päivitys pikanäppäimellä: Valitse kenttä napsauttamalla sitä hiiren vasemmalla painikkeella ja paina näppäimistöllä F9.
• Kaikkien kenttien päivitys Word-dokumentissa: Valitse koko asiakirjasi sisällöt käyttämällä Ctrl + A. Paina sen jälkeen F9.

Uusien kenttien lisääminen ja muokkaaminen – laskupohjan yksilöllistäminen

Todennäköisesti laskuissasi on harvoin sama määrä laskutusrivejä. Jos haluat lisätä muita rivejä, toimi seuraavasti:

Napsauta hiiren oikealla painikkeella riville, joka on tällä hetkellä viimeinen. Valitse sitten oikean alapuolella olevasta Lisää-valikosta vaihtoehto Lisää rivi alapuolelle.

Täytä uusi rivi halutuilla arvoilla. Automaattisen kokonaishintojen laskemiseksi takimmaiselle sarakkeelle ota jo olemassa oleva kenttä: Valitse yhdessä ylemmistä riveistä kenttä, kopioi se ja liitä se uuteen riviin.

Kun päivität kenttää nyt, huomaat, että arvot ovat virheelliset. Tämä johtuu siitä, että kaava viittaa soluihin, jotka olivat kopioimassasi kentässä. Sinun on siis muutettava viittaukset kaavassa.

Näytä kentän kaava napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella kenttää ja valitsemalla Näytä/tuu kenttätoiminnot.

Nyt voit muuttaa viittauksia. Solunumerointi toimii täsmälleen kuten Excelissä: Taulukon vasemmassa yläkulmassa numerointi alkaa solusta A1.

Tässä esimerkissä: Sarakkeessa Kaikki kenttä on kopioitu aiemmasta riviltä 5 taulukosta. Jotta rivin 6 oikea arvo voidaan laskea, olemme asettaneet viittaukset D6:een ja E6:een.

Tärkeää: Myös nettohinta, arvonlisäveron määrä ja koko laskun summa lasketaan automaattisesti. Kun siis lisäät uusia rivejä taulukkoon, sinun on muutettava myös niissä olevat viittaukset. Sama pätee, kun poistat olemassa olevia rivejä.

Tässä esimerkissä: Jotta uusi rivi 6 otetaan myös huomioon alla olevissa summissa, myös niiden viittaukset on muutettava F5:stä F6:ksi.

Kun olet säätänyt kaikki kaavat oikein, piilota kenttätoiminnot uudelleen (oikea napsautus > Näytä/tuu kenttätoiminnot) ja päivitä kentät.

Kaikkien kenttien muokkaaminen ja kaiken päivittäminen – Vinkkejä nopeaan työnkulkuun

Laskupohjan nopeaa mukauttamista laskun kohteisiin varten suositellaan seuraavaa työnkulkua:

Avaa Word-pohja ja lisää rivit kaikille uusille kohdille laskussasi sekä kaikki tiedot kaikista kohdista. Tai poista ylimääräiset rivit.

Kopioi nyt yksi kentistä kokonaissummien sarakkeesta ja liitä se kaikkiin uusiin riveihin.

Merkitse oikotiellä Ctrl + A koko asiakirja. Klikkaa oikealla näppäimellä ja näytä kaikki kenttätoiminnot kontekstivalikosta.

Sovita nyt viitteet kaikille uusille lisätyille kentille sekä netto-, arvonlisävero- ja kokonaissummalle.

Merkitse uudelleen koko asiakirja, piilota kenttätoiminnot taas kontekstivalikosta ja paina F9, päivittääksesi kaikki kentät.