Välillä yhteistyötä ja etätöitä – Stefan Riedl on vuosia liikkunut näiden kahden työmaailman välillä. Hän kohtaa valoa niin täällä kuin siellä – aivan kuten varjojakin. Entä sitten tämä kysymys: Tarvitaanko toimistoa paikan päällä enää ollenkaan? Kokemusraportti ...
Sähköpostien vastaaminen, työtehtävien kommentointi, esitysten valmistelu ja palaverit kollegoiden kanssa pitäminen – kaikki nämä eivät ole syitä, miksi pitäisi oikeastaan mennä toimistoon. Vai ovatko sittenkin? Viimeistään sen jälkeen kun maailma ja siinä juurtuneet ja totutut toiminnot ravisteltiin kunnolla ylösalaisin koronapandemian vuosina 2020/21, oli selvää, että digitaalisuudesta, siihen liittyvästä kehityksestä ja uudesta työmallista ei enää ole paluuta. Olen itse harjoittanut tätä mallia vuodesta 2013 ja haluan jakaa kokemukseni kanssasi.
Hybridi- ja yhteistyötyöskentely
Hybridi-työskentely tarkoittaa, että vietät osan normaalista työajastasi toimistossa, virastossa tai yrityksessä ja osan kotona tai sitten – jos siellä ilmapiiri käy tukalaksi tai jalkoja painaa epämuodostuneet Lego-palikat – niin sanotuissa co-working-tiloissa. Ne ovat suuria toimistoyksiköitä, jotka ovat erikoistuneet tarjoamaan työskentelytilaa tilapäisesti tarvitseville ihmisille.
Näitä tarjouksia löytää pääasiassa jokaisesta suuremmasta kaupungista, ja "tilapäinen" tässä mielessä ei tarkoita lomautuksia vaan nimenomaisesti aikaa, jolloin työskennellään. Niinpä "daypassilla" saa pääsyn yhdeksi päiväksi klo 9–17, siellä voi käyttää WLAN:ää, tulostinta ja kahvinkeitintä ja tehdä päivätyönsä häiriöttä. Tai voi varata tilaa co-working-tilasta muutamaksi viikoksi projektia varten, aina vaihtoehtoon asti: Voit pysyä käytännössä aina siellä.
Joka tapauksessa on yksi asia selvä: Tämän työmallin toteuttamiseen tarvitaan paitsi iloa itsenäisestä työskentelystä. Myös uudet sosiaalisen vuorovaikutuksen pelisäännöt on määriteltävä, jotta paras saataisiin irti toimistotyön ulkopuolisesta ajasta – se nimittäin sisältää sekä haasteita että mahdollisuuksia.
Co-Working-tilojen edut
Ollaanpa sitten ensimmäistä kertaa "co-working"-tilassa, uusi päivä alkaa jännittävästi, aivan kuin uudessa yrityksessä: siellä tapaa monia "kollegoita", jotka ovat mukana erilaisissa tehtävissä, ja tila tarjoaa myös monipuolisen ekosysteemin monista eri aloista ja asiantuntija-alueista. Yksin lounaalle? Vain jos niin haluaa. Modernit työskentelytilat teollisuushallityylissä? Aina mukaan! Niin sanotuissa ajatusaltaissa voi rauhassa "aivoriihessä" yhdessä pohtia ja uudet ideat kypsyvät, kun taas tulostimella voi aloittaa mukavan juoruilun. Yleisesti ottaen kaikki työalueet ovat erittäin hiljaisia ja rauhallisia. Puhelimet soivat nimittäin talon sääntöjen mukaan vain puhelinkopeissa. Hyvin harkittu suunnitelma takaa näin miellyttävän ilmapiirin.
Co-working-tilassa yhdistyy monia positiivisia puolia: Joustavien käyntiaikojen ansiosta perhe ja työasiat on helppo sovittaa yhteen. Vaikka kotona saattaa joskus olla kuin sirkuksessa, paon co-workingiin voi olla todellinen ihme. Myös aika on rajallinen, ja to-do-listan työstäminen on hyvin tehokasta. Tulostakaapa vielä illalla jotain yhteiskäyttöisessä tulostimessa? Ei ongelma. Säilyttääkö eväät jääkaapissa? Toimii aivan kuten missä tahansa muussa työntekijöiden keittiössä (tosin vain lyhytaikaisesti hyvin).
Kyky löytää lahjakkuuksia sieltä, missä he ovat kotonaan, sekä henkilökunnan asuinpaikan valinnan vapaus ovat hyviä esimerkkejä, kuten oma henkilökohtainen esimerkkini osoittaa: Vaikka toimistomme sijaitsee Warenissa (Müritz), minut puolestaan löytää Saksan eteläosasta, tarkemmin sanottuna Baijerin kolmanneksi suurimmasta kaupungista: Augsburgista. Minut ja pomoni erottaa uskomattomat 750 kilometriä. Huonoja näkymiä herkkien patriarkkojen kannalta, jotka taipuvat työntekijöiden valvontaan.
Ihmisille, jotka luottavat terveesti ja jotka suhtautuvat suorituskeskeisesti asioihin (kuten pomillani), hybridityö on sen sijaan looginen vaihtoehto ja tehokas toimintatapa. Myös siksi, että luonnollisesti yrittäjät hyötyvät tällaisista työmalleista, kun toimistotilaa tarvitsee vähemmän ja siihen liittyvät sivukustannukset säästetään suoraan.
Ei epäilystäkään: Tällainen joustavuus lisää yleisesti ottaen osallistujien tyytyväisyyttä ja henkilökohtaista elämä-työ-uni-tasapainoa. Ja ainakin luonnontieteestä on tunnettua, että kaikki lisääntyvät lajinsa mukaan: Tyytyväiset pomot huolehtivat tyytyväisistä työntekijöistä, jotka puolestaan huolehtivat tyytyväisistä asiakkaista jne. Win-win-win siis.
Coworking-tilan haitat
Kuten sanotaan: Paljon valoa, paljon varjoa. Kuten aina, tämä riippuu täysin omasta näkökulmasta, mutta joissakin tapauksissa myös yksinkertaisesti annos tekee myrkyn. Joten on olemassa kourallinen haittoja, jotka varmasti on harkittava, jotta hyvää mieltä ei jatkuvasti hyökättäisi. Vaikka se tapahtuukin todennäköisemmin harvemmin, ei co-working-tila aina olekaan työrauhan vertauskuvallinen paratiisi. Röyhkeät kollegat, meluisa ympäristö, likaiset keittiöt tai huonosti varustellut toimistoyksiköt... Mahdollisten epäkohtien lista voi olla pitkä. Vastoinvoimien lista vieläkin pidempi.
Lisäksi on otettava huomioon yhteistyöhön liittyvät näkökulmat: Jos ei ole pysyvästi fyysisesti toimistolla läsnä, voi käydä niin, että paikallinen vakioväki unohtaa henkilön. Ei pahantahtoisuudesta vaan yksinkertaisesti siksi, että sähköpostin lähettäminen tai puhelimen ottaminen käteen on yksinkertaisesti korkeammalla prioriteetilla kuin töksäyttää työntekijöille viimeiset uutiset avoimen toimiston oven kautta. Tästä aiheutuu sitten pelko siitä, että jotain jää huomaamatta - ihan sama, onko kyseessä erittäin kiinnostava uutinen vai sivuseikka.
Toisaalta paikan päällä olevilta kollegoilta puuttuu usein yksityiskohtaiset tiedot siitä, mitä työntekijä todellisuudessa tekee sivussa. Ei ole koskaan paikalla, eikä pääse koskaan jääkaapille tai tulitikkujen hävittäjälle. Silloin tapahtuu helposti, että jää täysin huomiotta. Keskitetysti organisoitua tiimiä dekesentralisoidusta asemasta käsin johtaminen on tasapainoilua. Tiimin rakentaminen, integrointi rakenteeseen tai uusien työntekijöiden perehdyttäminen eivät ole asioita, joista joudumme puhumaan etätöissä...
Monet haitat pätevät myös kotitoimistoon. Omat neljä seinää ovat nimittäin sekaisin, ilman asianmukaista tekniikkaa olet yksinkertaisesti pulassa, ilman kuituyhteyttä et voi liittyä, ja ilman hyvää HD-kameraa koet itsesi ainakin jokaisessa palaverissa "epäselväksi". Nousua kauneusleikkausten määrästä kerrottiin myös koronan aikana pidettyjen videopuheluiden takia, kuten ZDF raportoi.
Parhaat puolet kahdesta maailmasta
Korona on opettanut meille paljon, mutta kolme asiaa erityisesti, jotka pidän mainitsemisen arvoisina tässä yhteydessä:
- Tekniikka, laitteisto ja ohjelmisto on vain oltava ajan tasalla. Se ei auta vain yritystä vaan myös työntekijöitä.
- Totuus on: Monet meistä eivät tarvitse joka päivä toimistolle, virastoon tai yritykseen tehdäkseen sitä, mitä meidän on tehtävä.
- Pelkkä kotitoimisto taas voi tehdä ihmisistä latteasti yksinäisiä, eristää ihmisiä toisistaan (ja tuottaa näinä aikoina rahahuolten myötä lisää kauneusleikkauksia).
Yrittäjänä tarvitaan siis enemmän kuin pelkkä henkilöstön työntäminen omiin neljään seinään ja toivomaan, että homma jatkuu kuten ennen. Ja työntekijältä tarvitaan kunnioitettava määrä oma-aloitteisuutta ja itseorganisaatiota jotta päivän lopuksi tarkastuslistat voidaan merkitä tyytyväisyydeksi kaikkien osapuolien kannalta. Syntyi siis kultaisen keskitien hybridi malli: Vietetään osa ajasta toimistossa ja toinen osa kotona tai co-working-tilassa.
Menneiden vuosikymmenten täyden työajan malli, jossa aika tappui, ei varmasti ole kestävä tulevaisuudessa. Mutta jättää ihmiset vain kotiin oman onnensa nojaan kätkee myös riskejä. Ei vain asianomaisten kannalta, vaan myös yrityksen tehon kannalta: Suorat kasvokkain tapaamiset ovat joka tapauksessa ihmisen hyvinvoinnin kannalta olennainen osa. Ne ovat tärkeä sosiaalinen perusta viestinnälle ja vuorovaikutukselle. Offline-tilassa tarjoaa jo klo 7:30 lukien runsaasti mahdollisuuksia levittää hyvää mieltä ei-sanallisesti viittoen käsillä, tai myöhemmin tapaamalla kahvilassa, pysähtymällä käytävällä tai vaihtamalla kahden minuutin jutusteluksi kollegan kanssa taloustoimistosta.
Vain tällaisten vuorovaikutusten kautta syntyy myös työajan ulkopuolisia tilaisuuksia ystävyyssuhteille: Puhutaan viikonlopusta, harrastuksesta, perheenlisäyksestä tai urheilusta. Ja jos kukaan ei urheile, voidaan ainakin keskustella runsaasti urheilutapahtumista. Jokainen näistä vuorovaikutuksista vahvistaa yhteyttä näihin ihmisiin. Ja juuri nämä yhteydet ovat ne, jotka muodostavat olennaisen edellytyksen todella vahvoille tiimeille, jotka ovat valmiita hyppäämään tilanteen tullen, kävelemään ylimääräisen mailin tai järjestämään tapahtuman vapaaehtoisesti. Juuri tiimit, jotka erottuvat sietämällä yhteistyötä ja vahvaa yhtenäisyyttä yhteisönä ja jotka vasta tällä tavoin kykenevät valtavaan suorituskykyyn.