Selain auki ja Google Docs käynnistetty - verkkosovellus saa meidät painamaan näppäimiä kovaa joka päivä. Olemme koonneet tähän mennessä löytämämme todella hyödylliset pikanäppäimet ja toiminnot yhteen ... parhaat vinkit ja niksit kentältä!
Google Docsia käyttäessään tiimimme on kerännyt runsaasti kokemusta, jonka haluamme jakaa kanssasi. 11 ja lisää tiimimme kokeiltuja vinkkejä ja niksejä käytäntöjäsi varten ... Mennään suoraan asiaan!
- 01 | Samat tyylit kaikissa asiakirjoissa
- 02 | Hahmotelma helpoksi tehty: automaattinen sisällysluettelo
- 03 | Suoraan tekstikohtaan: aseta kirjanmerkit
- 04 | Klikkaa ja sieltä: linkit otsikoihin ja kirjanmerkkiin
- 05 | Google Docsin ja Google Sheetsin välinen linkitys
- 06 | Sanojen ja merkkien laskeminen
- 07 | Kymmenen tärkeintä pikanäppäintä
- 08 | Taulukoiden muotoilu ja rivien ylivuodon kytkeminen päälle ja pois päältä
- 09 | Ratkaistu: tarkistuslistojen ongelma (PÄIVITYS)
- 10 | Työskentely asiakirjan parissa samanaikaisesti
- 11 | Kuvien ottaminen täydellä laadulla Google Docs -asiakirjasta
- 12 | Lyhyesti huomioitu: Lisää vinkkejä ja niksejä
1 | Rakenne kaikille asiakirjoille: luo omat vakiotyylit
Käytämme Google Docsia muun muassa kuvaamaan kehittäjillemme yksityiskohtaisemmin, mitä muutoksia TutKit.com-sivustoon on tarkoitus tehdä tai mitä uusia toimintoja alustalle on tarkoitus kehittää. Tämä voi nopeasti kasvaa 10, 30, 50 tai useammaksi sivuksi ja lukuisiksi asiakirjoiksi.
Suosituksemme erityisesti näin laajoissa projekteissa on käyttää Google Docsin vakiomuotoisia tyylejä tai luoda omia. Tällä hetkellä tyylejä voidaan käyttää tai määritellä tavalliselle runkotekstille, asiakirjan otsikolle, väliotsikoille ja kolmelle otsikkotasolle.
Vakiotyylien etu (kuten muissakin tekstinkäsittelyohjelmissa): Voit käyttää niitä myöhemmin automaattisen sisällysluettelon luomiseen yhdellä napsautuksella. Voit myös helposti luoda linkkejä tekstisi otsikoihin.
Käytä vakiotyylejä: Valitse tekstialue, johon haluat soveltaa tyyliä, tai aseta kursori muotoiltavassa kohdassa olevaan tekstikohtaan. Avaa vakiotyylien valikko ja valitse haluamasi tyyli.
Luo omia standardityylejä: Muotoile asiakirjan tekstin osa siten kuin haluat tietyn tyylin näkyvän. Avaa vakiotyylien valikko. Valitse haluamasi tyylin kohdalla toiminto Päivitä tyyli vastaavasti.
Määritä henkilökohtaiset oletustyylit haettavaksi kaikissa Google Docs -asiakirjoissa: Käytä Päivitä tyyli vastaavasti -toimintoa määrittääksesi kaikille vakiotyyleille haluamasi asetukset. Avaa oletustyylien valikko ja valitse Tallenna henkilökohtaisiksi oletustyyleiksi -toiminto kohdasta Asetukset. Tästä lähtien voit kutsua henkilökohtaiset tyylisi esiin jokaisessa Google Docs -asiakirjassa ( tyyliasetusten kohdassa Käytä omia oletustyylejä).
2 | Hahmotelman tekeminen helpoksi: asiakirjan rakenne, automaattinen sisällysluettelo
Jos muistat 1, 2 on lastenleikkiä. Käyttämällä otsikoiden oletustyylejä Google Docs tietää, miten asiakirjasi on järjestetty. Voit käyttää vasemmassa reunassa olevaa pientä luettelokuvaketta, jolla pääset milloin tahansa käsiksi asiakirjan rakenteeseen ja voit siirtyä otsikosta toiseen.
Hyppelystä puheen ollen - paina mieleesi nämä kolme pikanäppäintä:
- Avaa asiakirjan rakenne: Ctrl + Alt + A + H tai Ctrl + Cmd + A + H.
- Hyppää seuraavaan otsikkoon: Ctrl + Alt + N + H tai Ctrl + Cmd + N + H.
- Siirtyminen edelliseen otsikkoon: P + H tai Ctrl + Cmd + P + H.
Käytä Sisällysluettelo-kohdan Lisää-välilehteä luodaksesi automaattisesti asiakirjan sisällysluettelon yhdellä napsautuksella. Kun sisällysluettelo on luotu, voit päivittää sitä milloin tahansa hakemiston vasemmassa yläkulmassa olevan nuolikuvakkeen avulla ja hypätä suoraan asianomaiseen kohtaan asiakirjassa napsauttamalla hakemistossa olevaa merkintää.
3 | Aina nopeasti käsillä: Kirjanmerkkien asettaminen
"Rakas Stefan, voisitko lentää sinne nopeasti?" ... Tiimikollegoiden ei useinkaan tarvitse lukea koko 100-sivuista esitteitä läpi. Sen sijaan haluat kiinnittää heidän huomionsa tiettyyn osioon säännöllisin väliajoin. Kirjanmerkki-toiminto sopii tähän erinomaisesti : napsauta vain Lisää-kohdassa Kirjanmerkki, kopioi sitten linkki ja lähetä se.
Tämä on luultavasti yksi Google Docsin suosikkiominaisuuksistamme, sillä sitä käytetään monissa tapauksissa: sisäisten asiakirjojen linkkeihin (ks. kohta 4), ohjelmoijiemme tikettijärjestelmän linkkeihin ja myös sosiaalisen median toimitussuunnitelmamme taulukossa oleviin linkkeihin.
4 | Click and there: Lisää linkkejä otsikoihin ja kirjanmerkkeihin.
Kirjoitat ja kirjoitat ja sitten yhtäkkiä haluat viitata nopeasti toiseen asiakirjan osaan? Tämä toimii Google Docsissa ihanan käyttäjäystävällisesti linkki-ikkunan kautta. Näin avaat sen:
- Napsauta valikkorivin ketjusymbolia.
- Tai napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse kontekstivalikosta Linkki.
- Vielä parempi: Paina näppäimistöllä Ctrl + K tai Ctrl + K.
Linkki-ikkunanalareunasta löydät tämän toiminnon varsinaisen taikakohteen: otsikot ja kirjanmerkit. Kaikki otsikkosi ja kirjanmerkkisi ovat siellä mukavassa luettelossa suoraa linkittämistä varten. Valtavan käytännöllistä!
5 | Parhaiten verkottuneena: Linkit tiettyihin soluihin Google Sheetsissä
Edellä kuvattujen kirjanmerkkien avulla voit luoda linkkejä tiettyyn Google Docs -asiakirjan osaan ja sijoittaa ne esimerkiksi Google Sheets -taulukkoon.
Mutta toimiiko se myös toisinpäin? Onko mahdollista hakea linkkejä tiettyyn soluun Google-taulukossa? Tarvitsimme kiireesti ratkaisun tähän, ja kas, on olemassa toinenkin tapa - mutta se toimii:
Napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella kyseistä solua, voit avata kontekstivalikon kohdan Call additional actions for cells. Juuri sieltä löydämme tarvitsemamme: Get link to this cell -toiminnon. Kun sitä on napsautettu, se on leikepöydässä ...
... ja sitä voidaan sitten käyttää edelleen ja lisätä Google Docs -dokumenttiin, esimerkiksi ... Kirjanmerkit Google Docsissa ja linkit tiettyihin soluihin Google Sheetsissä - käytämme näitä kahta toimintoa säännöllisesti hyppäämällä edestakaisin laskentataulukoiden ja asiakirjojen välillä.
6 | Pidä silmällä laskentaa: Näytä sanojen määrä
Usein - todella hyvin usein - sanojen tai merkkien määrällä on merkitystä, kun kirjoitat tekstiä. Kuinka pitkä on siis parhaillaan työstämäsi asiakirja? Voit selvittää sen Google Docsissa kohdasta Työkalut ja Sanojen laskenta tai pikanäppäimellä Ctrl + Shift + C.
Ikkunassa voit myös aktivoida vaihtoehdon, joka näyttää sanojen määrän kirjoittaessasi. Tällöin asiakirjan alareunassa on valikko, jonka avulla voit milloin tahansa näyttää sivujen, sanojen, välilyönneillä ja ilman välilyöntejä olevien merkkien määrän. Ja laskentatoiminto toimii myös, jos valitset yksittäisiä tekstin osia.
7 | Pidä sormet näppäimistöllä: Käytä pikanäppäimiä.
Ctrl + C kopiointiin, Ctrl + V liittämiseen, Ctrl + Z edellisen toimenpiteen peruuttamiseen ja Ctrl + A koko tekstin valitsemiseen ... Nämä ja monet muut pikanäppäimet lyhentävät tietä haluttuun tulokseen, eikä vain Google Docsissa. Tietenkin käytämme siellä myös nimettyjä pikanäppäimiä säännöllisesti - samoin kuin näitä, meidän henkilökohtaisia top 10 pikanäppäimiämme Google Docsissa:
| Paikka | Pikakuvakkeen kuvaus | Pikanäppäin |
| 1 | Tekstin lisääminen ilman muotoilua | Ctrl + Alt + V |
| 2 | Sivunvaihdon lisääminen | Ctrl + Enter |
| 3 | Lihavoidun tekstin korostaminen | Ctrl + B |
| 4 | Kursivoi testi | Ctrl + I |
| 5 | Kutsuu esiin ikkunan linkittämistä varten | Ctrl + K |
| 6 | Etsi ja korvaa | Ctrl + F |
| 7 | Siirtyminen seuraavaan/edelliseen kirjanmerkkiin | Ctrl + Alt + N/P + B |
| 8 | Tekstin alleviivaaminen | Ctrl + U |
| 9 | Vakiotyylien soveltaminen (normaali teksti ja otsikot 1-6) | Ctrl + Alt + [0-6] |
| 10 | Sanojen laskeminen | Ctrl + Shift + C |
Muuten: Yhdistelmä Ctrl + Alt + N tarkoittaa luultavasti "next", eli seuraavan elementin kutsumista, yhdistelmä Ctrl + Alt + P tarkoittaa luultavasti "previous", eli edellisen elementin kutsumista. Kun olet painanut tämän mieleesi ja lisännyt yhdistelmiin vielä yhden seuraavista kirjaimista, voit helposti hypätä asiakirjan läpi - muutama pieni muistisääntö auttaa sinua:
| Kuvaus | Pikanäppäin |
| Seuraavaan/edelliseen otsikkoon (H tarkoittaa "otsikkoa"). | Ctrl + Alt + N/P + H |
| Seuraavaan/edelliseen kirjanmerkkiin (B tarkoittaa "kirjanmerkkiä"). | Ctrl + Alt + N/P + B |
| Seuraavaan/edelliseen kommenttiin (C tarkoittaa "kommenttia") | Ctrl + Alt + N/P + C |
| Seuraavaan/edelliseen linkkiin (L tarkoittaa "linkkiä") | Ctrl + Alt + N/P + L |
| Seuraavaan/edelliseen kuvaelementtiin (G tarkoittaa "grafiikkaa"?!) | Ctrl + Alt + N/P + G |
| Seuraavaan/edelliseen luetteloon (O ehkä "järjestetty luettelo"?!) | Ctrl + Alt + N/P + O |
8 | Solut, rivit, sarakkeet ja rivin ylivuoto: Taulukoiden muotoilu
Tunnistatko tämän? Taulukko alkaa yhdeltä sivulta, ulottuu seuraavalle sivulle - ja rivi on jotenkin juuttunut sivujen väliin. Saatat ajatella, että se on ihan ok. Mutta sinun ei tarvitse pitää siitä.
Jos vaadit, että tämä sivun ylittävä rivi alkaa nätisti seuraavan sivun yläreunasta, niin: Avaa kontekstivalikko ja avaa taulukon ominaisuudet napsauttamalla taulukkoa hiiren kakkospainikkeella . Avaa vastaavassa valikossa Cell (Solu ) -osio ja poista Allow row overflow on next page (Salli rivin ylivuoto seuraavalla sivulla ) -valintaruutu käytöstä. Zack - rivi hyppää seuraavalle sivulle.
Lisää asetus- ja muotoiluvaihtoehtoja löydät myös taulukon ominaisuuksista. Tärkeimmät niistä löytyvät kohdasta Tasaus, jossa voit muun muassa asettaa solujen pystysuuntaisen tasauksen, ja kohdasta Väri, jossa voit säätää taulukon reunusta. Jos haluat kytkeä tämän pois päältä, valitse rivin leveydeksi 0 pt.
9 | Voidaan rastittaa pois: tarkistuslistan ongelma (PÄIVITYS)
Vau. Google Docs on nyt tunnistanut ja ratkaissut tarkistuslistaongelman. Aikaisemmin voit lisätä tarkistuslistoja asiakirjaan yhdellä napsautuksella, mutta kun rastitit valintaruudun, sen takana oleva teksti oli harmaata ja yliviivattu. Tämän kiertämiseksi piti aiemmin luoda taulukko, jossa valintaruudut ja teksti oli sijoitettu kahteen eri sarakkeeseen.
Kuten sanoin, valintalistaongelma ei ole enää ongelma: valintalistojen kuvakkeen alla voit nyt valita, minkä tyyppistä valintalistaa haluat käyttää: yhden tyypin kanssa kaikki pysyy ennallaan (teksti on harmaata ja yliviivattu, kun rasti on rastitettu). Toisen tyypin kohdalla rastitetaan vain ruutu. Pieni ja yksinkertainen, mutta ihanan käytännöllinen lisäys.
10 | Työskentely asiakirjan parissa samanaikaisesti: Kuinka hyvin se toimii?
Kuten alussa mainittiin, käytämme Google Docsia ensisijaisesti silloin, kun asiakirjoja on muokattava yhdessä muiden ihmisten kanssa tai niitä on tarkistettava. Tämä vastaa myös tämän jakson otsikossa esitettyyn kysymykseen: Google Docs näyttää todellakin olevan kuin luotu asiakirjan yhteiseen työstämiseen.
Kutsu vain muut muokkaajat ( Tiedosto > Jaa tai oikeassa yläkulmassa olevan suuren sinisen painikkeen kautta) ja anna heille halutut oikeudet. Katselijat voivat vain lukea asiakirjaa. Kommentoijat voivat lisätä kommentteja. Ja yhteistyökumppaneilla on täydet luku- ja kirjoitusoikeudet.
Voit kommentoida valitsemalla asianomaisen alueen ja lisäämällä kommentin Lisää > Kommentti -painikkeella. Jos käytät @-merkkiä, voit jopa osoittaa suoraan yksittäisille henkilöille. Tämä toimii myös itse asiakirjassa.
Työtoverit voivat tietysti muokata asiakirjaa haluamallaan tavalla. Ongelmana tässä on se, että voit silti seurata, kuka on muuttanut mitäkin, versiohistorian avulla (käytettävissä kohdassa Tiedosto tai pikanäppäimellä Ctrl + Alt + Shift + H). Yhteistyö on kuitenkin usein tehokkaampaa ehdotustilaa käytettäessä.
Kaikki osallistujat voivat aktivoida tämän muokkauskuvakkeenkautta. Jos he nyt tekevät muutoksia asiakirjaan, ne tallennetaan aluksi ehdotuksena. Uudet tekstikohdat korostetaan värillä, poistetut kohdat yliviivataan.
Kun yhteistyökumppaneiden ehdotukset ovat asiakirjassa, ne voidaan hyväksyä, hylätä tai kommentoida automaattisesti lisättyjen kommenttikenttien avulla. Kuten sanoin, ehdotustoimintovoi olla erittäin hyödyllinen, kun tehdään yhteistyötä asiakirjan parissa!
11 | Upotettujen kuvien lataaminen parhaalla laadulla
Onko edessäsi jonkun toisen Google Docs -dokumentti, johon sisältyy lukuisia kuvia? Ja nyt haluat kopioida ne ulos samalla laadulla, jolla ne on lisätty asiakirjaan? Valitettavasti et pääse kovin pitkälle tavallisella kopioimisella ja liittämisellä, sillä näin saat vain sen laadun, jolla se näkyy Google Docsissa.
Näin se toimii: Napsauta Tiedosto ja Lataa -kohdassa Verkkosivusto (.html, .zip). Sovellus pakkaa sitten koko asiakirjan puolestasi. Lataamasi ZIP-tiedosto sisältää tällöin myös kaikki kuvat parhaalla mahdollisella laadulla.
12 | Lyhyesti huomioitu: Lisää vinkkejä Google Docsia varten
Pitäisikö sen olla tässä? Ei! Tässä on vielä lisää pieniä vinkkejä ja niksejä Google Docsia varten, joita olemme toistaiseksi kokeilleet itse vain lyhyesti:
Vaihda taustaväriä ja aseta sivu vaakasuoraan muotoon.
Etkö pidä mustasta valkoisella? Vai tarvitsetko maisemakuvan? Voit määritellä asiakirjan taustavärin sekä paperin muodon ja sivun suuntauksen kohdassa Tiedosto sivun asetuksissa.
Alaviitteiden lisääminen
Voit määrittää otsikoiden ja alaviitteiden koon vastaavassa kohdassa kohdassa Muotoilu. Siellä voit myös määrittää, että ensimmäisen sivun on poikettava muusta asiakirjasta ja että otsikot ja alatunnisteet näytetään eri tavalla parillisilla ja parittomilla sivuilla. Alaviitteet on helpointa lisätä käyttämällä pikanäppäimiä Ctrl + Alt + F.
Tutki-toiminto nopeaa tutkimusta varten
Explore on periaatteessa Google Docsin sisäinen verkkohaku. Löydät toiminnon kohdasta Työkalut. Vaihtoehtoisesti voit kutsua sen esiin oikeasta alakulmasta symbolin, jossa on puhekupla ja tähti, tai pikanäppäimellä Ctrl + Alt + Shift + I. Kirjoita hakusanasi Explore-ikkunan hakukenttään - sopivat tulokset näytetään luokkien Web, Images ja Drive alla.
Oikeinkirjoitus ja kielioppi
Jos haluat käyttää Google Docsin sisäistä oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistustoimintoa, löydät sen kohdasta Työkalut. Kun se on aktivoitu, voit sen avulla hypätä (oletetusta) virheestä toiseen ja hyväksyä tai jättää huomiotta ehdotetun muutoksen.
Asiakirjan kääntäminen Google Docsilla
Google Docsin käännöstoiminto löytyy myös työkalujen alta. Jos käytät sitä, sinun on syötettävä kohdekieli ja uuden asiakirjan nimi vastaavaan ikkunaan. Tämän jälkeen sovellus kääntää koko tekstisi. Se näyttää tuottavan vähintäänkin hyväksyttäviä tuloksia, joita on toki syytä muokata jälkikäteen manuaalisesti.
Vesileiman lisääminen
Vesileimojen toiminto on vielä suhteellisen uusi , ja se löytyy Lisää-välilehdeltä. Täällä voit valita, haluatko luoda vesileiman tekstin vai kuvan perusteella. Jos kyseessä on teksti, voit tietenkin määrittää itse tekstin sisällön sekä sen fontin, muotoilun, läpinäkyvyyden ja kohdistuksen. Tulos näyttää tältä:
Tallenna DOCX-muodossa Wordia varten
Jos haluat jatkaa asiakirjan työstämistä Wordissa tai tallentaa sen paikallisesti tietokoneellesi, voit tallentaa sen DOCX-muodossa kohdassa Tiedosto ja Lataa. Vakiotyylit, kuten otsikoiden muotoilu, otetaan käyttöön.
Yleisesti ottaen kannattaa tutustua latausalueeseen. Voit tällä hetkellä ladata asiakirjoja DOCX-, ODT-, RTF-, PDF-, TEXT-, HTML- ja EPUB-muodoissa.
Katso Google Docsia koskeva videokoulutuksemme
Haluatko oppia lisää Google Docsista? Katso sitten sovellusta koskeva videokoulutuksemme. Siinä Tobias Becker näyttää, miten voit muotoilla asiakirjoja, työskennellä taulukoiden, kuvien ja grafiikan kanssa, lisätä piirroksia ja käyttää tekstikenttiä.
Toivomme, että sait muutamia arvokkaita vinkkejä ja toivomme, että sinulla on hauskaa ja nautit työskentelystä Google Docsin kanssa tai ehkä jopa kokeilet sitä ensimmäistä kertaa.