Henkilöstöhallinto kuulostaa kuivalta ja jää usein aliarvioiduksi, vaikka sillä on tärkeä rooli yrityksen menestyksessä. Merkittävä osa yrityksen menestyksestä riippuu työntekijöiden tehokkaasta hallinnasta ja kehittämisestä, joka on juuri henkilöstöhallinnon tehtävä. Tämä alue varmistaa, että oikeat työntekijät palkataan, kehitetään ja motivoituvat saavuttamaan yrityksen tavoitteet. Ilman toimivaa henkilöstöosastoa yritys ei voisi toimia tehokkaasti, koska työntekijät luovat todellisen arvon.

Henkilöstöhallinto: Mitä se on?

Henkilöstöhallinto on järjestelmä, joka hallinnoi yrityksen henkilöresursseja. Se kattaa kaikki prosessit, jotka liittyvät työntekijöiden rekrytointiin, kehittämiseen, motivoimiseen ja sitouttamiseen. Henkilöstöhallinnon päämääränä on varmistaa, että yrityksellä on tarvittava osaaminen strategisten tavoitteidensa saavuttamiseen.

Yksinkertaisesti sanottuna henkilöstöhallinto huolehtii siitä, että yrityksellä on oikeat työntekijät oikeissa tehtävissä. Esimerkiksi uutta tehtävää luotaessa henkilöstöhallinto vastaa sopivien ehdokkaiden löytämisestä, haastattelujen pitämisestä ja uusien työntekijöiden palkkaamisesta. Lisäksi tämä alue varmistaa, että työntekijät kehittyvät yrityksen tarpeiden mukaisesti, saavat asianmukaista palkkaa ja työskentelevät miellyttävässä työympäristössä.

Henkilöstöhallinto ja henkilöstöosasto

Henkilöstöhallinto on yleiskäsite, joka kattaa kaiken henkilöstöhallinnon hallinnan, kun taas henkilöstöosasto on sen erityinen osa-alue. Henkilöstöosasto vastaa operatiivisista tehtävistä, kuten haastatteluiden järjestämisestä, työsopimusten laatimisesta ja palkkojen hallinnasta. Henkilöstöhallinto puolestaan sisältää myös strategisia tehtäviä, kuten pitkäjänteistä henkilöstösuunnittelua, työntekijöiden kehittämistä ja yrityskulttuurin johtamista.

Esimerkiksi, henkilöstöhallinto suunnittelee yrityksen pitkän aikavälin tavoitteita työntekijöiden kehittämisen osalta, kun taas henkilöstöosasto toteuttaa nämä suunnitelmat järjestämällä koulutuksia ja johtamalla työntekijäkeskusteluja.

Englanninkieliset termejä kuten Henkilöstöresurssit (HR) tai Henkilöstöhallinta (HRM) tarkoittavat henkilöstöhallintoa. Nämä termit ovat usein synonyymejä, vaikka "Human Resources" on kansainvälisesti yleisempi käsite, kun taas "Henkilöstöhallinto" on yleisempi saksankielisillä alueilla.

Henkilöstöhallinnon tehtävät

Henkilöstöhallinto osoittaa roolinsa yrityksessä ottamalla vastuulleen monia tehtäviä, jotka kaikki pyrkivät työntekijöiden tehokkaaseen hallintaan ja yrityksen menestykseen johtamiseen. Tässä ovat henkilöstöhallinnon tärkeimmät tehtäväalueet yksityiskohtaisesti:

1. Henkilöstön hankinta (Rekrytointi): Tämä tehtävä alkaa henkilöstön tarpeen tunnistamisesta ja kattaa työpaikkailmoitusten julkaisemisen, hakijoiden valinnan ja arvioinnin sekä haastattelujen pitämisen. Tavoitteena on houkutella parhaat kyvyt yritykselle. Tämä ei sisällä pelkästään uusien työntekijöiden etsintää, vaan myös huolellista analyysiä tarvittavista taidoista ja kompetensseista avoimiin tehtäviin. Lisäksi henkilöstöhallinto on ratkaisevassa roolissa perehdytysvaiheessa varmistaakseen, että uudet työntekijät integroituvat nopeasti ja ovat tuottavia.
2. Työntekijöiden kehittäminen (Työntekijän kehittäminen): Työntekijöiden jatkuva koulutus ja kehitys on keskeinen osa henkilöstöhallintoa. Tämä sisältää koulutusohjelmien, seminaarien ja työpajojen suunnittelun ja toteutuksen, jotka auttavat työntekijöitä parantamaan ammatillisia taitojaan. Lisäksi henkilöstöhallinto tukee urasuunnittelua tarjoamalla mahdollisuuksia ammatilliseen kehittymiseen ja ohjaamalla työntekijöitä urallaan. Tavoitteena on edistää työntekijöitä siten, että he eivät ainoastaan ​​selviytyisi nykyisistä tehtävistään paremmin, vaan olisivat myös valmiita tuleviin haasteisiin yrityksessä.
3. Suorituksen arviointi (Suorituksen hallinta): Säännölliset arvioinnit työntekijöiden suorituksesta ovat tarpeen vahvuuksien ja heikkouksien tunnistamiseksi. Henkilöstöhallinto kehittää ja toteuttaa suoritusarviointijärjestelmiä, jotka mahdollistavat oikeudenmukaisen ja läpinäkyvän arvioinnin. Näiden arvioiden perusteella laaditaan yksilöllisiä kehityssuunnitelmia työntekijöiden suorituksen parantamiseksi ja heidän tarkoitukselliseen ohjaamiseensa. Tämä sisältää myös potentiaalisten tulevaisuuden johtajien tunnistamisen yrityksessä ja heidän urakehityksensä suunnittelun.
4. Työntekijöiden sitouttaminen (Työntekijän sitouttaminen): Yksi suurimmista haasteista henkilöstöhallinnolle on työntekijöiden tyytyväisyyden ja uskollisuuden lisääminen, jotta vaihtuvuutta voitaisiin minimoida. Henkilöstöhallinto kehittää strategioita, jotka edistävät positiivista työilmapiiriä ja luovat houkuttelevia kannustimia, kuten joustavat työajat, terveysohjelmat tai koulutustarjoukset. Toinen tärkeä näkökohta on yrityskulttuurin edistäminen luomalla työilmapiiri, jossa työntekijät tuntevat itsensä arvostetuiksi ja motivoituneiksi. Vahva työntekijöiden sitoutuminen edistää merkittävästi yrityksen vakautta ja tehokkuutta.
5. Työlainsäädäntö ja sääntöjen noudattaminen: Työlainsäädännön ja yrityksen sisäisten määräysten noudattaminen on henkilöstöhallinnon olennainen tehtävä. Tämä kattaa työsopimusten valvonnan ja hallinnan, työaikasäädösten noudattamisen varmistamisen sekä terveyden ja turvallisuuden työpaikalla suojelemisen. Henkilöstöhallinnon on varmistettava, että kaikki työlainsäädännön vaatimukset täytetään, jotta oikeudellisia riskejä voidaan minimoida ja samalla taataan turvallinen ja oikeudenmukainen työympäristö kaikille työntekijöille.
6. Henkilöstöhallinto (HR Hallinto): Henkilöstöhallinnon hallinnollisiin tehtäviin kuuluvat palkanlaskenta, loma-ajan hallinta ja henkilöstötietojen ylläpito. Näitä tehtäviä tarvitaan yrityksen toiminnan sujuvuudessa. Henkilöstöhallinto varmistaa, että kaikki tiedot tallennetaan ja hallitaan oikein, jotta yrityksen operatiiviset prosessit sujuvat tehokkaasti ja häiriöttä. Lisäksi henkilöstöhallinnolla on tärkeä rooli työntekijöiden etujen ja etujen järjestämisessä sekä työntekijäpyyntöjen ja -asioiden käsittelyssä.

Henkilöstön hankinta (Rekrytointi) henkilöstöhallinnon päätehtävistä

On yleinen klisee, että henkilöstöhallinto on pääasiassa työllistetty uusien työntekijöiden etsimiseen ja palkkaamiseen. Mutta juuri koska tämä on yksi näkyvimmistä henkilöstöhallinnon tehtävistä, sillä on erityinen merkitys, varsinkin nykyään, kun osaajista on pulaa monilla aloilla. Jokainen tuntuu sen, kun joku irtisanotaan ja uusi kollega astuu tilalle. Tilanne voi joskus olla jopa hieman epämukava, jos joku irtisanotaan ja sinun täytyy tilapäisesti ottaa hoitaaksesi hänen työnsä. Mutta tämä osoittaa vain, kuinka läsnä henkilöstön hankinta on yritystoiminnan arjessa.

Sisäinen ja ulkoinen rekrytointi

Henkilöstön hankinta voidaan toteuttaa kahdella tavalla: sisäisesti ja ulkoisesti. Molemmilla menetelmillä on omat etunsa ja haittansa.

• Sisäinen rekrytointi: Sisäisessä rekrytoinnissa avoimet paikat yrityksessä täytetään olemassa olevien työntekijöiden toimesta. Yksi suurimmista eduista on, että työntekijät ovat jo perillä yrityskulttuurista ja voivat nopeammin sopeutua uusiin rooleihinsa. Lisäksi ylennyksen mahdollisuus motivoi työntekijöitä suoriutumaan tehtävistään enemmän sitoutuneesti ja intohimoisesti. Haittana voi kuitenkin olla se, että ehdokaspooli on rajallinen ja paras henkilö uuteen tehtävään ei ehkä ole aina saatavilla. Usein kuulee myös kliseisesti: Jos pysyt yrityksessä koulutuksesi jälkeen, pysyt aina oppipoikana. Kuvainnollisesti se tarkoittaa, että sinun täytyy erottua erityisen hyvin vaihtaaksesi vanhan roolisi uuteen ja tullaksesi hyväksytyksi siinä.
• Ulkoinen rekrytointi: Tässä uusia työntekijöitä etsitään yrityksen ulkopuolelta. Tämä laajentaa merkittävästi potentiaalisten ehdokkaiden piiriä ja mahdollistaa uusien ideoiden ja tietojen tuomisen yritykseen. Ulkoinen rekrytointi on kuitenkin usein aikaa vievämpää ja kalliimpaa henkilöstöalan konsulttien, headhunterien, työpaikkailmoitusten portaalien jne. kautta. On myös riski, että uusilla työntekijöillä kestää kauemmin sopeutua yritykseen.

Mistä uusia työntekijöitä haetaan?

Pääasiassa heitä haetaan Internetistä. Alustat kuten LinkedIn, XING tai StepStone ovat muutamia suosituimmista paikoista, joissa rekrytoijat etsivät uusia lahjakkuuksia. Nämä alustat tarjoavat laajan kattavuuden ja mahdollistavat kohdennetun hakuun tiettyjen pätevyyksien omaavista ehdokkaista. Lisäksi monet yritykset käyttävät omia urasivustojaan avoimien työpaikkojen ilmoittamiseen ja hakemusten vastaanottamiseen.

Jos tehtävä on monimutkainen tai sisäinen rekrytointiosasto on ylikuormitettu, yritykset turvautuvat usein yksityisiin henkilöstötoimistoihin. Nämä toimistot ovat erikoistuneet ehdokkaiden etsintään ja valintaan ja hoitavat tehtävän yleensä tehokkaasti, mutta lisämaksua vastaan. Palvelun kustannukset ovat yleensä 10-30% uuden työntekijän vuosipalkasta, riippuen haun monimutkaisuudesta ja tehtävän vaativuudesta. Headhunter Heiko Mühle antaa meille haastattelussa näkemyksen rekrytointiprosesseista hänestä.

Tämä osoittaa, että henkilöstön hankinta on yksi tunnetuimmista henkilöstöhallinnon tehtävistä, mutta samalla yksi vaativimmista ja monipuolisimmista.

Henkilöstöhallinnon tavoitteet

Henkilöstöhallinnon tavoitteet voidaan jakaa kahteen pääkategoriaan: taloudellisiin ja sosiaalisiin tavoitteisiin. Molemmat ovat läheisesti toisiinsa liittyneet ja edistävät lopulta yrityksen yleisempien tavoitteiden saavuttamista - eli voittojen maksimointia.

Taloudelliset tavoitteet

Taloudellisesta näkökulmasta henkilöstöhallinnon päämäärä on tehdä yrityksestä kannattava. Tämä tarkoittaa, että henkilöstöhallinnon on huolehdittava siitä, että oikeat työntekijät ovat oikeaan aikaan oikeassa paikassa ja että he työskentelevät tehokkaasti ja tuottavasti. Kyse on kustannusten minimoimisesta ja samalla suoritustason maksimoimisesta. Tämä tarkoittaa käytännössä:

• Optimaalinen henkilöstösuunnittelu: Varmistaa, että kaikki yrityksen tehtävät ovat asianmukaisesti täytetty ja vähentää ylimääräistä tai alivuokrausta tarpeettoman kulun vähentämiseksi.
• Kustannustehokas henkilöstön kehittäminen: Koulutus- ja kehittämisohjelmien on oltava niin suunniteltuja, että ne tarjoavat korkean sijoitetun pääoman (ROI) ja mahdollistavat työntekijöiden tehokkaamman työskentelyn.
• Tehokkaat palkka- ja eturakenne: Palkka- ja palkkarakenteet on suunniteltava siten, että ne motivoivat työntekijöitä, mutta ovat myös taloudellisesti kannattavia yritykselle.

Sosiaaliset tavoitteet

Taloudellisten tavoitteiden lisäksi henkilöstöhallinnolla on myös sosiaalisia tavoitteita, joiden tarkoituksena on luoda positiivinen työympäristö ja edistää työntekijöiden hyvinvointia. Tämä ei ole vain työntekijöiden etu, vaan se edistää epäsuorasti taloudellisten tavoitteiden saavuttamista, koska tyytyväiset työntekijät ovat yleensä tuottavampia ja uskollisempia. Sosiaalisiin tavoitteisiin kuuluvat:

• Henkilöstön tyytyväisyyden edistäminen: Luodaan työympäristö, jossa työntekijät tuntevat itsensä arvostetuiksi ja hyvin tuetuiksi. Tämä voidaan saavuttaa joustavilla työajoilla, terveysohjelmilla tai avoimella yrityskulttuurilla.
• Työelämän ja yksityiselämän tasapainon tukeminen: Henkilöstöhallinnon toimenpiteet auttavat työntekijöitä tasapainottamaan työ- ja yksityiselämää, mikä auttaa vähentämään stressiä ja ehkäisemään uupumusta.
• Tasa-arvon ja monimuotoisuuden varmistaminen: Monimuotoinen ja inklusiivinen työympäristö edistää innovaatioita ja luovuutta. Henkilöstöhallinto on vastuussa siitä, että kaikkia työntekijöitä kohdellaan oikeudenmukaisesti ja heillä on samat mahdollisuudet, sukupuoleen, alkuperään, seksuaaliseen suuntautumiseen tai muihin henkilökohtaisiin ominaisuuksiin katsomatta.

Vaikka nämä sosiaaliset tavoitteet saattavat ensisijaisesti vaikuttaa henkilöstön edusta, ne tukevat lopulta yrityksen yleistä taloudellista tavoitetta. Harmoninen ja tukeva työympäristö auttaa vähentämään vaihtuvuutta ja sitouttamaan työntekijät pitkällä aikavälillä yritykseen, mikä puolestaan säästää kustannuksia ja lisää tehokkuutta.

Lopuksi voidaan todeta, että henkilöstöhallinto ei vain hoida työntekijöitä, vaan se ottaa strategisen roolin, joka vaikuttaa ratkaisevasti yrityksen menestykseen. Tasapainottaessaan taloudellisia ja sosiaalisia tavoitteita henkilöstöhallinto varmistaa, että yritys on kannattava ja samalla luo yrityskulttuurin, jossa jokainen voi nähdä itsensä houkuttelevassa työympäristössä.

Minun johtopäätökseni sinulle

Vaikka jotkut kollegat saattavatkin nähdä henkilöstöhallinnon alueena, jossa tapahtuu vähän, todellisuus on aivan toinen. Työ henkilöstöhallinnossa on monimutkaista ja vaatii korkeita pätevyyksiä, laajoja tietoja ja runsaasti kokemusta ihmisten kanssa toimimisesta. Tämä alue varmistaa, että yritys toimii saumattomasti sijoittamalla oikeat ihmiset oikeille paikoille ja tukemalla heidän jatkuvaa kehitystään ja motivaatiotaan.

Kuvittele yritystä autoa vastaavaksi: näkyvät osat kuten ohjauspyörä tai renkaat ovat työntekijöitä, jotka vievät yritystä eteenpäin. Mutta henkilöstöhallinto on kuin öljy ja polttoaine autossa, jotka saavat kaiken toimimaan kuin rasvattu. Ilman näitä aineita auto ei kulje kauas – aivan kuten yritys ilman vahvaa henkilöstöhallintoa.

Olemme kiitollisia, että olet, arvoisa lukija, lukenut loppuun saakka, ja toivotamme sinulle paljon menestystä työssäsi!