Tässä ohjeessa näytän sinulle, miten voit hyödyntää Microsoft Copilotia tehokkaasti Outlookissa, jotta voit kirjoittaa ja vastata sähköposteihin nopeammin. Jos vietät paljon aikaa sähköpostien kirjoittamiseen ja niihin vastaamiseen, huomaat Copilotin olevan erittäin hyödyllinen työkalu, joka helpottaa työtäsi. Katsotaanpa, miten voit käyttää tätä hyödyllistä ominaisuutta tehostamaan tuottavuuttasi.
Tärkeimmät oivallukset
- Microsoft Copilotia voidaan käyttää Outlookissa sähköpostien kirjoittamiseen ja niihin vastaamiseen nopeammin.
- Voit käyttää Copilotia henkilökohtaisten viestien kirjoittamiseen tai virallisten sähköpostien optimointiin.
- Toiminto mahdollistaa luonnosten luomisen sekä olemassa olevien sähköpostien analysoimisen ja parantamisen.
Askel askeleelta -ohje
Aloita avaamalla Microsoft Outlook. Copilot on hyvin piilotettu, joten sinun kannattaa etsiä sitä hieman. Löydät sen avaamalla sähköpostin tai luomalla uuden viestin.
Kun avaat sähköpostin, voit klikata Copilotia saadaksesi nopeasti yhteenvedon sähköpostista. Tämä auttaa sinua hahmottamaan sähköpostin pääsisällöt paljon nopeammin ja siten säästämään aikaa.
Kun haluat vastata sähköpostiin, Copilot on myös avuksi. Voit muokata luonnosta ja esimerkiksi muotoilla vastauksen, joka sisältää enemmän tietoa kuin vain lyhyen "Ok".
Henkilökohtaisen vastauksen luomiseksi voit kertoa, mitä haluat sanoa. Esimerkiksi voit vain kirjoittaa "Parane pian" ja saat täyden vastausluonnoksen, joka on kohtelias ja kunnioittava.
Jos et ole tyytyväinen luotuun tekstiin, voit hylätä sen tai luoda sen uudelleen, jotta vastaus olisi tyylikkäämpi ja sopivampi muotoiltu.
Kun luot uutta sähköpostia, klikkaa vain "Uusi sähköposti". Tässä uudessa ikkunassa voit määritellä vastaanottajan osoitteen ja aiheen. Voit myös käyttää Copilotia luonnoksen luomiseen täällä.
Copilot tarjoaa sinulle erilaisia vaihtoehtoja sähköpostisi luomiseen. Voit kirjoittaa suoraan, mistä on kyse, ja Copilot luo vastaavan luonnoksen.
Luotu sähköposti noudattaa tyypillistä rakennetta. Voit muokata sitä ja päättää, haluatko säilyttää sen sellaisenaan vai tehdä siihen lisämuokkauksia.
Toinen hyödyllinen ominaisuus on Copilotin valmentaminen. Klikkaa valmennusvaihtoehtoa ja saa vinkkejä siitä, miten voit tehdä sähköpostisi selvemmäksi ja kohteliaammaksi.
Copilot tarkistaa sähköpostin eri näkökulmista, kuten tyyli ja selkeys, ja tarjoaa arvokkaita palautevaihtoehtoja, joiden avulla voit parantaa ammatillista viestintääsi työympäristössä.
Voit käydä läpi kaikki ehdotetut muutokset ja selvittää, mitä voit muuttaa sähköpostissasi, jotta tekisit ammattimaisemman vaikutuksen.
Lopuksi voit käyttää apulentoa sähköpostien käsittelyn tehostamiseen. Olit sitten kirjoittamassa uutta sähköpostia tai vastaamassa olemassa olevaan, apulento auttaa sinua hyödyntämään aikaasi optimaalisesti ja helpottaa kirjoittamista.
Yhteenveto
Tässä ohjeessa opit, kuinka voit käyttää Microsoftin apulentotyökalua Outlookissa sähköpostiviestinnän nopeuttamiseen ja tehostamiseen. Apulennon käytön avulla voit säästää aikaa ja optimoida kirjoitustyyliäsi sekä uusien sähköpostien että vastausten kirjoittamisessa.
Usein kysytyt kysymykset
Miten aloitan Microsoftin apulennon Outlookissa?Klikkaa vain sähköpostia tai luo uusi sähköposti ja etsi apulennon kuvaketta.
Kuinka apulento voi auttaa minua vastaamaan sähköposteihin?Apulento tarjoaa vastausehdotuksia ja voi luoda luonnoksia, joita voit muokata.
Voinko muuttaa apulennon tekstiä?Kyllä, voit muokata, hylätä tai pyytää uudelleen generoitua tekstiä.
Saako apulento henkilökohtaisia tietojani sähköposteistani?Microsoft lupaa, ettei henkilökohtaisia tietoja jaeta alustan ulkopuolelle.
Onko apulento turvallinen käyttää?Kyllä, Microsoft on vakuuttanut, että apulento on turvallinen eikä tietoja jaeta kolmansille osapuolille.
