Yksi katse Exceliin osoittaa nopeasti, että sovelluksessa on enemmän mahdollisuuksia kuin ensimmäisellä silmäyksellä ajattelee. Erityistä huomiota ansaitsevat automaattisen täytön toiminnot, jotka auttavat sinua syöttämään tietoja nopeasti ja tehokkaasti ilman, että sinun tarvitsee täyttää jokaista solua erikseen. Tutkitaan tässä oppaassa erilaisia automaattisen täytön mahdollisuuksia ja selvitämme, miten voit käyttää näitä toimintoja järkevästi työpäivässäsi.
Tärkeimmät havainnot
- Excel voi automaattisesti täydentää tietoja aikaisempien syötteiden perusteella, mikä on erityisen hyödyllistä pitkillä listoilla.
- On olemassa sekä aikaperusteisia (viikonpäivät) että numeerisia (järjestysnumerot) automaattisen täytön vaihtoehtoja.
- Erityiset syötteet tai toistuvat listat voivat hyödyntää ohjausnäppäintä toistamisen mahdollistamiseksi.
Tietojen automaattinen täyttö
Kun työskentelet Excelissä, huomaat nopeasti, kuinka hyödyllinen automaattisen täytön toiminto voi olla. Sen avulla voit tunnistaa ja täydentää ei vain yksinkertaisia tietoja, vaan myös monimutkaisempia kaavoja. Aloitetaan heti.
Vaihe 1: Viikonpäivien automaattinen täyttö
Aseta ensimmäinen merkkisi syöttämällä luettelo viikonpäivistä. Voit esimerkiksi aloittaa "Maanantai" ja "Tiistai".
Automaattisen viikon täyttämiseksi valitse molemmat solut ja vie hiiri valinnan oikeaan alakulmaan. Näet plusmerkin.
Pidä hiiren painiketta alhaalla ja vedä valinta alaspäin. Excel tunnistaa automaattisesti kaavan ja täyttää solut "Keskiviikko", "Torstai", "Perjantai", "Lauantai", "Sunnuntai" ja aloittaa uudelleen "Maanantai".
Vaihe 2: Numeeristen peräkkäisten automaattinen täyttö
Toinen käytännöllinen esimerkki automaattisesta täytöstä on numeeristen peräkkäisten lukujen käyttö. Voit esimerkiksi syöttää numerot "1", "2" ja "3" kolmeen soluun ja sitten valita kaikki kolme solua.
Siirry jälleen oikeaan alakulmaan ja vedä valintaa alaspäin. Excel jatkaa automaattisesti numerosekvenssiä ja näyttää sinulle "4", "5", "6" jne.
Voit käyttää tätä prosessia myös paljon suurempien numerojärjestysten, kuten tuhansien askeleiden, kanssa.
Vaihe 3: Muutokset tekstisisällöissä
Voit myös antaa tekstisisältöjen täyttää automaattisesti. Ota esimerkiksi lainalyhennys. Syötä ensimmäiseen soluun "Lainalyhennys 1".
Vedä solua alaspäin luodaksesi "Lainalyhennys 2", "Lainalyhennys 3" ja niin edelleen. Huomaa kuitenkin: Jos numerot ovat tekstin keskellä, automaattinen täyttö ei ehkä toimi toivotulla tavalla.
Jos teksti kuitenkin on alussa tai lopussa, Excel tunnistaa luettelon ja täyttää sen vastaavasti.
Vaihe 4: Toistuvat järjestykset
Oletetaan, että haluat toistuvan numerosarjan, kuten "1, 2, 3, 4, 5", ilman että Excel lisää tätä. Pidä ohjausnäppäintä tai "Ctrl" alhaalla ja vedä valintaa alaspäin.
tämä toistaa vastaavan numerosarjan halutulle syvyydelle.
Tämä antaa sinulle enemmän hallintaa siitä, kuinka usein ja kuinka pitkään tätä tyyppisiä tietoja syötetään.
Yhteenveto
Excelin automaattinen täyttö osoittautuu voimakkaaksi työkaluksi, joka auttaa sinua säästämään aikaa ja välttämään virheitä. Olet nyt oppinut, kuinka voit syöttää viikonpäiviä, numeerisia peräkkäisiä ja tekstisisältöjä tehokkaasti. Olipa kyseessä nopea lista tai toistuvat tietojoukon – nämä toiminnot ovat pakollisia kaikille Excel-käyttäjille.
Usein kysytyt kysymykset
Miten käytän automaattista täyttöä Excelissä?Valitse ensin solut, joissa on lähtöarvot, ja vedä sitten alas tai sivulle pitäen vasenta hiiren painiketta alhaalla.
Mitkä ovat vaihtoehtoni, jos Excel ei tunnista numerosarjaa?Varmista, että järjestys on selvä ja valitse useita soluja mallina ennen täyttämistä.
Voinko myös täyttää tekstejä automaattisesti?Kyllä, voit syöttää yksinkertaisia tekstejä ja moninkertaistaa niitä vetämällä alaspäin tai sivuille.
Toimiiko automaattinen täyttö kaikentyyppiselle tekstille?Automaattinen täyttö toimii parhaiten, kun numerot tai tekstit ovat solun alussa tai lopussa. Teksti, jossa on numeroita keskellä, voi olla ongelmallista.
Mikä on ero normaalin ja toistuvan täytön välillä?Normaalissa täytössä Excel luo jatkuvan luettelon, kun taas toistuvassa täytössä sinun on käytettävä ohjausnäppäintä pkäydäksesi arvot muuttumattomina.
