Luo PLZ ja Ort tehokkaasti Accessissa hakureferenssitietona

Tietojen hallinta Access -ohjelmassa voi johtaa odottamattomiin ongelmiin, erityisesti kun kyse on normaalimuotojen noudattamisesta. Usein huomaamme itsellemme tilanteen, jossa tallennamme tietoja redundanteisti tai esittelemme niitä virheellisesti. Tässä opastuksessa näytän, kuinka voit luoda hakemisto-viittaus­taulukon tehokkaaseen postinumeroiden (PLZ) ja paikkojen hallintaan. Tämä ei vain paranna tietokantojasi koskevaa tietojen eheyttä, vaan myös merkittävästi vähentää virheiden ja päällekkäisyyksien todennäköisyyttä.

Tärkeimmät havainnot

• Viittaus­taulukon luominen postinumeroille ja paikoille parantaa tietojen laatua.
• Oikeiden tietotyyppien käyttö estää syöttövirheitä.
• Redundantit kentät voidaan poistaa linkkien avulla, mikä yksinkertaistaa tietokantaa.

Vaiheittainen opas

Aloitamme ehkä siten, että olet luonut taulukkosi, mutta rikkonut joitain normaalimuotoja. Tämä koskee sekä asiakastietokantaa että kuljettajatietokantaa. Esimerkiksi, kun syötät asiakastietokannassa postinumeron ja siihen liittyvän paikan, tämä voi johtaa päällekkäisyyksiin. Tällöin meidän tulisi luoda viittaus­taulukko.

Ongelma-alueiden tunnistaminen

Mene asiakastietokannan suunnittelu näkymään. Huomaat, että asiakaspitsinumerot ja paikat ovat yhdessä tietueessa. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun tulisi määritellä postinumerokenttä ei vain yksinkertaiseksi numeroksi, vaan tekstikentäksi voidaksesi tallentaa myös ulkomaisten postinumeroiden oikein.

Tietotyyppien oikea määrittäminen

Sinun pitäisi muuttaa postinumero kenttä "lyhyeksi tekstiksi". Tämä varmistaa, että myös Hollannin tai Englannin kaltaisten maiden postinumerot voidaan tallentaa oikein. Vastaava kenttä paikalle tulisi myös varustaa tietotyypillä "lyhyt teksti". Vaikka Saksassa useimmat postinumerot koostuvat viidestä numerosta, jotkut kansainväliset postinumerot voivat olla pidempiä.

Vaatimukset viittaus-taulukolle

Optimoidaksesi tietokannan on tärkeää, että viittauskenttien tietotyypit ovat yhteneväisiä. Määritä viittaus-taulukkoon postinumero kenttä myös "lyhyeksi tekstiksi". Määritä kenttä koko vaatimusten mukaan; Saksassa postinumerot eivät yleensä ole pidempiä kuin kymmenen merkkiä.

Viittaus-taulukon luominen

Luo uusi taulukko nimeltä "Postinumero" ja määrittele tarvittavat kentät. Lisää kenttä postinumeroa varten ja toinen paikkaa varten. Älä unohda merkitä postinumeroa pääavaimeksi estääksesi päällekkäisyyksiä. Tämä luo selkeän perusrakenteen tietokantaasi.

Viittaus-taulukon linkittäminen

Kun olet nyt luonut viittaus-taulukon, voimme lisätä paikat ja postinumerot viittaus-taulukosta kuljettajatietokantaan ja asiakastietokantaan. Tämä tapahtuu asettamalla suhde taulukoiden välille, jotta voit suoraan käyttää postinumeroa.

Yhteenveto – PLZ ja paikka tehokkaasti Accessissa hakemisto-viittaus-taulukkona

Olet oppinut tässä opastuksessa, kuinka tärkeää on rakenteellinen tietokanta ja kuinka voit varmistaa tietojen eheyden toteuttamalla hakemisto-viittaus-taulukon postinumeroille ja paikoille. Olet myös saanut tietää, kuinka valita oikeat tietotyypit ja mitkä vaiheet ovat tarpeen viittaus-taulukon luomisessa. Tällä metodilla voit parantaa tietokantaasi, mutta myös tehdä siitä tulevaisuudenkestävä lopettamalla virhealttiiden tietojen redundanssin.